Archive lassen sich so einfach erstellen wie nie zuvor. Wenige Mausklicks reichen, damit ein neues Archiv im Web Client zur Verfügung steht. Die Benutzer können beispielsweise für bestimmte Projekte selber in der DocuWare Konfiguration Archive anlegen - die entsprechende Berechtigung natürlich vorausgesetzt. Möglich wird dies durch vordefinierte Archivkomponenten.
Angenommen, Sie als Leiter der Personalabteilung möchten für ein Projekt ein Archiv erstellen, in das die Mitglieder Ihrer Abteilung Dokumente ablegen und danach suchen können.
1. Rufen Sie in der DocuWare Konfiguration den Bereich Archive auf und klicken Sie auf das Plus-Symbol:
2. Es öffnet sich der Assistent, in welchem Sie einen Namen für das Archiv eingeben können.
Um Archivfelder müssen Sie sich nicht viele Gedanken machen, denn es stehen standardmäßig bis zu 14 Felder wie unter anderem „Firma“, „Datum“, „Kontaktperson“ oder „E-Mail“ zur Verfügung. Diese Felder werden automatisch zu Ablage- und Suchdialogen sowie Ergebnislisten zusammengesetzt.
Am besten wählen Sie hier alle aus. Löschen oder ausblenden können Sie die Felder später immer noch.
3. Im Tab Berechtigungen wählen Sie über das Plus-Symbol die Benutzer aus, die das Archiv verwenden dürfen. Dann weisen Sie den Benutzern ein oder mehrere Rechte zu. Gängige Rechte wie Lesen oder Bearbeiten sind ebenfalls vordefiniert:
Mit einem Klick auf Fertig steht das Archiv im Web Client zur Verfügung:
4. Sie müssen nur die Benutzer den Dialogen zuweisen:
Tipp: Klicken Sie auf einen Suchdialog, um ihn anzupassen. Sie können unter anderem das wichtigste Feld nach oben verschieben oder ein Feld verbergen, so dass es im Suchdialog nicht angezeigt wird.
Zusätzlich haben Sie nach wie vor in der DocuWare Administration zahlreiche weitere Einstellungsmöglichkeiten. So lassen sich beispielsweise weitere Felder anlegen, den Feldern Auswahllisten für eine bequeme Indexierung zuordnen oder Archive für den Windows Explorer Client aktivieren.
