DMS completamente integrato in SAP
Oggi DocuWare viene utilizzato sia per le bolle di consegna che per il controllo delle fatture in entrata. In totale, l‘archivio digitale contiene circa 840.000 documenti prevalentemente composti da più pagine. Le circa 300 bolle di consegna giornaliere vengono create dai trasportatori nel sistema mobile di gestione delle merci Mowis e inviate a SAP alla fine del trasporto tramite una docking station. L‘interfaccia di DocuWare contrassegna e archivia elettronicamente tutti i documenti in una maniera che è a prova di audit. Ciò consente di determinare esattamente quando e in che misura è stato rifornito un cliente. L‘integrazione con SAP garantisce inoltre l‘archiviazione di tutte le fatture in uscita, di tutti i rendiconti e di tutti i promemoria. In caso di richieste o domande, i dipendenti possono accedere a tutti i documenti di un cliente senza dover uscire dall‘interfaccia SAP. In caso di reclami, è anche possibile inviare le ricevute corrispondenti via e-mail. Anche le circa 50 fatture in entrata giornaliere vengono elaborate da Riegele solo elettronicamente. Ogni nuova fattura viene scansionata e indicizzata nella posta. Il flusso di lavoro digitale quindi distribuisce i documenti agli elenchi di attività degli acquirenti, dove viene effettuato un controllo preliminare. Successivamente, le fatture vengono inoltrate ai reparti specifici. Se necessario, i responsabili possono accedere a ulteriori documenti da SAP per l‘approvazione. Dopo questo controllo finale, il reparto di Contabilità finanziaria effettua la registrazione finale nel sistema SAP.
Rapida inversione di tendenza grazie ai flussi di lavoro
In caso di richiesta su una fattura, i collaboratori del reparto di Contabilità finanziaria possono accedere al documento da SAP e fornire immediatamente informazioni sullo stato attuale della fattura. Oggi è escluso che una fattura rimanga su una scrivania o scompaia. Nel complesso, i collaboratori di Riegele sono molto soddisfatti del DMS, perché per loro il lavoro è diventato più semplice e i costi per l‘archiviazione e la ricerca sono diminuiti notevolmente. In pochi secondi, tutti i documenti di un cliente sono disponibili sullo schermo. In questo modo è possibile rispondere in modo dettagliato alle richieste, anche dalla forza vendita che così ha a ed ERP. Questa è stata realizzata da una società di consulenza specializzata nell‘integrazione tra DocuWare e SAP.
DMS completamente integrato in SAP
Oggi DocuWare viene utilizzato sia per le bolle di consegna che per il controllo delle fatture in entrata. In totale, l‘archivio digitale contiene circa 840.000 documenti prevalentemente composti da più pagine. Le circa 300 bolle di consegna giornaliere vengono create dai trasportatori nel sistema mobile di gestione delle merci Mowis e inviate a SAP alla fine del trasporto tramite una docking station. L‘interfaccia di DocuWare contrassegna e archivia elettronicamente tutti i documenti in una maniera che è a prova di audit. Ciò consente di determinare esattamente quando e in che misura è stato rifornito un cliente. L‘integrazione con SAP garantisce inoltre l‘archiviazione di tutte le fatture in uscita, di tutti i rendiconti e di tutti i promemoria. In caso di richieste o domande, i dipendenti possono accedere a tutti i documenti di un cliente senza dover uscire dall‘interfaccia SAP. In caso di reclami, è anche possibile inviare le ricevute corrispondenti via e-mail.Anche le circa 50 fatture in entrata giornaliere vengono elaborate da Riegele solo elettronicamente. Ogni nuova fattura viene scansionata e indicizzata nella posta. Il flusso di lavoro digitale quindi distribuisce i disposizione le informazioni sui clienti quando si trova fuori sede. La rinuncia ormai completa a un archivio cartaceo ha persino creato spazio per nuove attività nel birrificio di Augusta.Dopo una ristrutturazione, infatti, l‘ultimo piano viene ora utilizzato più proficuamente come „accademia della birra“ a scopo di formazione.
