Perché lo smart working non è destinato a scomparire? In che modo le tecnologie contribuiscono a rafforzare la collaborazione e l'integrazione tra i lavoratori in ufficio e a distanza? Che ripercussioni hanno le nuove politiche di ritorno in ufficio (return to office, RTO) su aziende e dipendenti? Qui di seguito ti forniamo le risposte a queste e altre domande di grande attualità.
Indice:
- Lavoro ibrido e da remoto: tendenze attuali
- Flessibilità lavorativa come incentivo per attrarre nuovi talenti
- Benefici ambientali ed equilibrio vita-lavoro
- Il ruolo chiave delle tecnologie per il lavoro agile
- Conclusione
Lavoro ibrido e da remoto: tendenze attuali
Negli ultimi mesi non sono certo passate inosservate le notizie di aziende che hanno obbligato i dipendenti a tornare in ufficio a tempo pieno o che hanno deciso di ridurre le giornate lavorate da remoto. Oggi, infatti, grandi società come AT&T, Amazon, Southwest Airlines e Dell, nonché la PA statunitense, esigono dai propri dipendenti la presenza in ufficio cinque giorni a settimana.
Nonostante questa tendenza, il lavoro ibrido e al 100% da remoto continuano a sedurre i lavoratori statunitensi. Secondo il Pew Research Center, infatti, quasi la metà dei dipendenti che lavorano a distanza, anche solo qualche giorno a settimana, sarebbero disposti a cercare un nuovo impiego piuttosto che tornare in ufficio a tempo pieno.
Dal rapporto del 4° trimestre del 2024 di Flex Index emerge che il 68% delle aziende statunitensi offre opzioni di lavoro agile, mentre solo il 32% impone l'obbligo di lavorare in ufficio cinque giorni su cinque. Sebbene potrebbero diminuire i posti di lavoro al 100% da remoto, il lavoro ibrido continua a rappresentare un'opzione molto diffusa. Tuttavia, sembra che i datori di lavoro terranno sempre meno conto delle preferenze dei dipendenti quando si tratterà di definire il luogo di lavoro.
Il rapporto mette in luce che sta prendendo sempre più piede la modalità di lavoro ibrido strutturato, per cui è prevista la presenza dei dipendenti in ufficio per un numero fisso di ore o per determinati giorni a settimana. Questi datori di lavoro cercano un equilibrio tra gli interessi dell'azienda e le esigenze dei dipendenti.
Vantaggi del lavoro ibrido e da remoto
Per i datori di lavoro:
- Pool di talenti più ampio senza limiti geografici
- Tassi più elevati di fidelizzazione dei dipendenti
- Maggiore produttività
- Riduzione dei costi operativi
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Per i dipendenti:
- Migliore equilibrio vita-lavoro
- Meno stress ed esaurimenti
- Adeguamento flessibile degli orari di lavoro
- Eliminazione dei tempi di spostamento
- Risparmio sui costi per benzina e parcheggio
Flessibilità lavorativa come incentivo per attrarre nuovi talenti
Per i datori di lavoro che impongono il ritorno in ufficio cinque giorni a settimana, però, si parano alcuni svantaggi inaspettati, per esempio il fatto che spesso sono proprio i migliori dipendenti a scegliere di licenziarsi piuttosto che sottostare alle nuove regole, ottimisti di trovare un nuovo impiego in tempi brevi.
Questa tendenza ha contribuito a inasprire la corsa ai migliori talenti, che puntano su flessibilità, autonomia e modalità di lavoro ibride. Le aziende che includono questi elementi nella propria cultura aziendale avranno una marcia in più nella corsa per attrarre e trattenere lavoratori altamente qualificati.
La rivista Entrepreneur riferisce che dopo che AT&T ha istituito una politica di ritorno in ufficio (RTO), il diretto competitor Verizon ha inviato un'e-mail a molti dipendenti di AT&T per informarli in merito alle posizioni vacanti in azienda con l'opzione di lavoro da remoto e ibrido.
Da queste iniziative RTO possono beneficiare anche le aziende più piccole che non offrono gli stessi salari e i benefit delle grandi società. Offrendo opzioni di lavoro flessibili, infatti, tali aziende diventano interessanti agli occhi degli alti dirigenti di società con politiche più restrittive, motivati da questo criterio a cambiare datore di lavoro.
Benefici ambientali ed equilibrio vita-lavoro
Il lavoro da remoto fa bene all'ambiente
Lavorare in smart working, almeno in parte, ha risvolti positivi sia per l'equilibrio vita-lavoro che per la salvaguardia del pianeta. A livello ambientale, i vantaggi del lavoro da remoto sono innumerevoli: dall'abbattimento dei tempi di spostamento e la riduzione delle emissioni di auto private e trasporti pubblici a un risparmio energetico su tutti i fronti. Per esempio, una riduzione delle dimensioni degli spazi di lavoro in azienda si traduce in una diminuzione del consumo di energia per riscaldamento e climatizzazione, oltre che delle emissioni di carbonio.
Il lavoro da casa contribuisce a diminuire gli imballaggi alimentari, eliminare l'uso di bicchieri, piatti, cannucce e posate di plastica, nonché a limitare la quantità di scarti alimentari.
Equilibrio tra lavoro e vita privata
Non esiste una formula magica per garantire il miglior equilibrio vita-lavoro. Ciò che conta, però, è essere soddisfatti di entrambi, in egual misura. Se i dipendenti si sentono gratificati dal proprio lavoro, hanno la sensazione di contribuire al bene comune e si godono di più il tempo libero.
Chi lavora da remoto può investire diversamente il tempo altrimenti speso a viaggiare e regolare gli orari di lavoro in funzione dei propri bisogni e desideri, come gli amici e la famiglia, nuovi hobby, l'attività fisica, un'alimentazione sana e tempo per sé stessi e lo sviluppo personale.
Il ruolo chiave delle tecnologie per il lavoro agile
La relazione Global Human Capital Trends 2025 di Deloitte contiene alcune raccomandazioni per le aziende, tra cui valutare i risultati umani nel quadro della misurazione del valore delle tecnologie, per esempio in che misura queste ultime sostengono la collaborazione, contribuiscono alla soddisfazione dei dipendenti e promuovono l'innovazione, e considerare in che modo i dipendenti investono il tempo risparmiato grazie all'automazione dei processi. A questo proposito, Deloitte propone di investirlo nell'acquisire nuove competenze e svolgere attività determinanti per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
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Mobilità lavorativa e gestione documentale
È fondamentale offrire ai dipendenti che lavorano in modalità ibrida o da remoto i tool giusti per accedere in modo più semplice e rapido ai documenti, collaborare ai workflow e comunicare con i colleghi. Tra questi tool rientrano, per esempio, le videoconferenze, le lavagne digitali, le chat online e i sistemi di gestione documentale (DMS) basati su cloud.
Questi ultimi, infatti, offrono numerosi vantaggi ai dipendenti in smart working, che potranno lavorare in modo più efficiente e produttivo:
- Accesso sicuro e immediato per gli utenti autorizzati a un archivio centralizzato con informazioni consultabili in ogni momento.
- Possibilità di collaborare ai workflow e archiviare e recuperare i documenti.
- Semplice creazione di moduli online per l'inserimento e il salvataggio sicuro dei dati.
- Funzioni di collaborazione con la possibilità per tutti i membri di un team di verificare contemporaneamente gli stessi documenti con aggiornamento in tempo reale.
- Integrazione perfetta con altri software aziendali e sistemi ERP per migliorare l'efficienza dell'intero ecosistema tecnologico.
- Processi automatizzati per l'instradamento e la distribuzione dei documenti in pochi secondi tra i vari reparti e sistemi.
- Workflow più trasparenti per il monitoraggio in tempo reale delle operazioni e la presa di decisioni sulla base dei dati.
- Sicurezza elevata grazie all'autenticazione degli utenti, il trasferimento dei dati tramite il protocollo HTTPS, la crittografia a 256 bit, i controlli di accesso a più livelli, il monitoraggio delle operazioni e l'archiviazione con ridondanza dei dati al fine di garantire una protezione completa dei dati da violazioni, malware e attacchi informatici di altra natura.
Conclusione
I tool intuitivi, ricchi di funzioni e facilmente integrabili, progettati per lavoratori e dispositivi mobili, rappresentano una componente essenziale dei moderni sistemi di gestione documentale. I lavoratori in smart working possono sfruttare tecnologie come l'app DocuWare Mobile da qualsiasi dispositivo mobile dotato di connessione a Internet. Questa app consente un accesso immediato alle informazioni e l'invio di notifiche per l'approvazione di attività e documenti, garantendo una collaborazione in tempo reale e workflow senza interruzioni.
Avranno successo le aziende agili e digitali in grado di sfruttare i vantaggi del lavoro mobile e di riconoscere il valore aggiunto del modello di produttività "sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo".
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