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La signature électronique avec DocuWare

Signez vos documents électroniquement et assurez l’authenticité des informations importantes avec la GED DocuWare. Grâce à votre signature électronique certifiée, vos documents deviennent juridiquement contraignants et sont conformes aux normes de sécurité en vigueur.

Signatures électroniques pour les documents de workflows DocuWare

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Le document est envoyé directement du workflow à un prestataire de confiance pour signature qualifiée ou avancée. Une fois l’identité vérifiée et le document signé, ce dernier est renvoyé automatiquement à DocuWare.

Les signatures électroniques font désormais partie des opérations quotidiennes d’une entreprise. Parfois appelées « signatures numériques », elles permettent de réduire l’usage du papier et de simplifier votre workflow.

DocuWare Signature Service garantit que vos documents sont signés par un prestataire de services de confiance vérifié. 

Ce service est synonyme de vitesse et de flexibilité maximales :

  1. Intégration simple de fournisseurs de signature externes comme Validated ID ou DocuSign dans un workflow DocuWare. Transfert automatique des documents entre DocuWare et le prestataire de services de confiance, et notification des employés lorsqu’un document est disponible pour signature.
  2. Collecte des signatures électroniques pour un document auprès des employés concernés, à partir d’un seul workflow.
  3. Sélection de niveaux de sécurité qualifiés et avancés pour la signature, en fonction de vos besoins.
  4. Stockage centralisé des certificats de signature avec le fournisseur de services externe, afin de pouvoir les récupérer à tout moment.
  5. Enregistrement des documents signés conformément aux normes en vigueur dans une archive.

Savoir-faire : procédures de signature et niveaux de sécurité

Pour signer un document au sein d’un workflow DocuWare, vous avez la possibilité d’intégrer le prestataire de services tels que Validated ID ou DocuSign.

Les procédures proposées par VIDsigner comprennent les options suivantes

  • À distance : lorsqu’un document est envoyé à Validated ID dans un workflow, l’employé responsable reçoit un message et appose la signature (par exemple, à l’aide d’un code SMS sur son smartphone).
  • Biométrie : lorsqu’un client signe sur une tablette, les données biométriques associées (pression exercée, vitesse) sont enregistrées et intégrées au document (voir la liste des appareils pris en charge).
  • Centralisation : lorsqu’un utilisateur fournit un certificat Validated ID, son identité est vérifiée une fois pour toutes. Ainsi, il peut s’authentifier et signer des documents via Validated ID à tout moment, où qu’il se trouve.

Le service DocuSign demande des signatures en utilisant des notifications par courrier électronique.

  • Une fois notifié, DocuSign propose plusieurs méthodes pour authentifier le signataire, notamment un code d'accès (semblable à un mot de passe), un code SMS, un appel téléphonique ou une authentification basée sur les connaissances
  • Vous pouvez également, si vous le souhaitez, apposer vos initiales sur différentes pages en plus de la signature complète sur la page de signature d'un document.
  • Le flux de travail des signataires multiples peut être automatisé.
  • Ce service adopté à l'échelle mondiale répond ou dépasse les normes mondiales de sécurité et de conformité telles que ISO 27001, RGPD, SSAE 18 (SOC 1 et 2), et plus encore.

Trois niveaux de sécurité disponibles

Toutes les signatures n’induisent pas le même niveau de sécurité. Un nom affiché à la fin d’un e-mail ou sur un tampon DocuWare constitue un exemple de signature simple. Les signatures avancées doivent être cryptées, et le signataire doit être le seul à avoir accès à une partie de la clé. Dans le cas de signatures qualifiées, l’identité du signataire est vérifiée via un certificat fourni à un prestataire de confiance.
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Tous les niveaux de sécurité

DocuWare prend en charge les trois niveaux de sécurité (simple, avancé, qualifié) pour les signatures électroniques.

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Tout type d’utilisation

DocuWare permet d’utiliser les signatures électroniques pour tout type de document (frais de déplacement, contrats, etc.).

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Dans le cloud

Comme DocuWare Cloud, DocuWare Signature Service est hébergé dans Microsoft Azure. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet.

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Compatibilité mobile

DocuWare prend en charge les signatures électroniques via smartphone. Il s’agit d’une méthode de signature juridiquement acceptable, conforme à la réglementation eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).

En savoir plus sur les signatures électroniques

Livre blanc: Signatures électroniques avec DocuWare

Le livre blanc vous montre en détail les étapes d'une signature, explique les différentes méthodes de signature et fournit des informations de fond techniques - pour tous ceux qui veulent savoir exactement.

Webinar en replay : GED et signature électronique

Assurez la continuité de vos activités à distance : Archivez, partagez, validez et signez numériquement vos documents avec la GED DocuWare associée à la signature électronique DocuSign et ValidatedID.

Commencer à utiliser DocuWare Signature Service

Pour un démarrage facile, utilisez la solution préconfigurée "DocuWare pour la signature électronique". Les configurations les plus importantes pour les signatures électroniques, telles que l'armoire, le flux de travail et le formulaire d'enregistrement, sont déjà configurées et peuvent également être utilisées dans un système DocuWare existant. N'attendez pas plus longtemps pour pouvoir vous aussi remettre des documents à signer à des prestataires de services externes, des clients, des partenaires, etc.

Dans le cloud

DocuWare Signature Service est inclus dans DocuWare Cloud.

Les certificats de signature de fournisseurs externes doivent être achetés en supplément.

On-premise

Pour les systèmes DocuWare installés en local, DocuWare Signature Service est disponible en tant que module supplémentaire payant. Une licence Workflow Manager est également requise.

Les certificats de signature provenant de prestataires externes doivent être achetés séparément.

Commencez avec une démo personnalisée
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Passer à la signature électronique : le guide détaillé

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