Lors de la première utilisation d'une Gestion électronique des documents, certaines petites et moyennes entreprises commencent certainement par définir une stratégie de GED. Mais elles ne sont pas majoritaires.Dans le monde professionnel, d'importantes quantités d'informations sont utilisées chaque jour, provenant des sources les plus diverses et dans les formats les plus variés (entre autres : des documents papier classiques, des fichiers électroniques et des e-mails). Normalement, ces informations s'accumulent à différents emplacements : comptes de messagerie électronique, meubles-classeurs et lecteurs réseaux se transforment en gigantesques montagnes de données.
Gagner du temps
Cela n'est pas un problème jusqu'au jour où il faut soudainement éclaircir des zones d'ombre. Dès qu'il faut répondre aux questions des clients ou des fournisseurs ou qu'une commande pose des problèmes, les collaborateurs doivent fouiller dans ces silos à documents, jusqu'à ce qu'ils trouvent les informations nécessaires pour résoudre le problème. Cette gestion documentaire inefficace empêche à chaque fois les collaborateurs de répondre rapidement aux demandes ou aux évènements inattendus (avec des conséquences non négligeables pour l'entreprise). Pour éviter cette perte de temps et afin d'améliorer l'efficacité de manière significative, il convient de définir des objectifs clairs lors du lancement du système GED. Il est tout aussi important de réfléchir à la manière d'atteindre ces objectifs.
L'idéal pour une petite ou moyenne entreprise est de commencer par définir une stratégie pour palier à ses déficits en termes de gestion documentaire. La première étape consiste à identifier les faiblesses les plus flagrantes de l'entreprise et les processus avec le meilleur potentiel d'amélioration. Sur cette base, il s'agit ensuite d'établir un plan opérationnel sur mesure.
Paralysie de l'analyse
Certaines petites ou moyennes entreprises sont vite dépassées quand il s'agit de prendre en compte tous les aspects de la gestion documentaire dans une stratégie de GED. Une conséquence fatale s'ensuit, celle que nous appelons la « paralysie de l'analyse ». Ces petites et moyennes entreprises restent coincées dans la phase d'analyse du projet GED car elles ne veulent faire aucune erreur et sont prêtes à accepter les inefficacités onéreuses et chronophages.
Pourtant, il n'est aucunement nécessaire de disposer d'un plan parfait. Le plus important est de commencer rapidement pour pouvoir profiter le plus tôt possible des avantages du GED. Voici 4 astuces pratiques pour des résultats optimaux :
- Commencez avec un service ou améliorez d'abord un processus : Sélectionnez un domaine avec un bon potentiel d'amélioration et développez-le jusqu'à ce que l'archivage numérique fonctionne bien. Éliminez les silos, facilitez les étapes de travail et automatisez les processus. Utilisez ensuite cette approche pour le prochain domaine d'application du GED.
- Assurez-vous que la solution de GED peut s'appliquer à tous les types de documents et de fichiers de votre entreprise. Prenez également en compte le point suivant : L'importation doit être la plus facile possible et les e-mails doivent pouvoir être transférés automatiquement dans le logiciel.
- Construisez un environnement de saisie distribué. Les collaborateurs doivent pouvoir scanner immédiatement les documents dans la GED à partir des sources les plus variées. Cela s'avère particulièrement important si votre entreprise a plusieurs succursales. La numérisation sur place ou les applications mobiles permettent d'éviter les goulots d'étranglement et les files d'attente. La numérisation des documents papier importants s'effectue ainsi de manière rapide (et il est impossible de l'oublier).
- Soyez ambitieux et agissez de manière offensive. Dès que vous avez réussi à instaurer la GED dans un processus ou un service, répétez l'opération ailleurs. Résistez à la tentation de vous reposer sur vos lauriers et écrivez l'histoire de votre succès en lançant votre prochain projet de GED.
