Composante essentielle de la transformation numérique des entreprises, les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) ont le vent en poupe depuis la pandémie de Covid-19. Pour quelles raisons votre entreprise devrait s’équiper d'un logiciel de GED en 2024 ? Quels sont les principaux avantages de la GED ? Voici quelques éléments de réponse :
- Gains de productivité
- Gains financiers
- Passage à la facture électronique obligatoire
- Accès en télétravail et en mobilité
- Réduction des coûts
- Sécurité des données
- Mise en conformité réglementaire
- Collaboration facilitée
- Eco-responsabilité
- Adoption des nouvelles technologies
La GED permet d'automatiser de nombreux processus liés à la gestion des documents, ce qui peut accélérer les flux de travail et améliorer l'efficacité opérationnelle globale.
On estime ainsi que les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document.
Avec la GED, vos documents sont accessibles en quelques clics et centralisés dans une armoire numérique sécurisée.
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Gains financiers
Selon Gartner, les entreprises dépensent 1 à 3 % de leurs revenus dans l’impression de documents. À cela s’ajoutent l’archivage, l’envoi et le stockage des documents. Sans compter, bien sûr, le coût du papier lui-même.
Il convient également de prendre en compte le temps consacré à ces opérations, qui empêchent les employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est ainsi utilisée dans le cadre du travail.
La consommation de papier a aussi des répercussions sur le plan économique : une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.
Le recours à une solution GED permet de réaliser des économies sur l’ensemble de ces postes en supprimant le papier et les frais d’impression.
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Passage à la facture électronique obligatoire
La facturation électronique, dite e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national.
Depuis 2020, toutes les entreprises doivent éditer des factures numériques afin d’adresser leurs demandes de paiement, via Chorus pro, pour des contrats conclus par l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics.
Cela ne vous a surement pas échappé, la loi sur la facturation électronique obligatoire est étendue aux transactions inter-entreprises et entrera bientôt en vigueur, dès le 1er septembre 2026.
A cette date, toutes les entreprises assujetties à la TVA et opérant en BtB devront accepter des factures électroniques et les émettre progressivement, selon leur taille, entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027.
Il deviendra donc indispensable de s’équiper d’une solution pour la dématérialisation de vos factures et leur transmission à l’administration fiscale, afin d’être en conformité avec la loi.
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Accès en télétravail et en mobilité
La GED facilite l'accès aux documents de manière sécurisée depuis n'importe quel endroit, à tout moment ce qui est particulièrement important à l'ère du travail à distance et de la mobilité. Vous n’avez plus besoin d’être présent au bureau pour continuer à exercer votre activité avec efficacité : la GED vous accompagne dans tous vos déplacements et vous permet d’accéder à tous vos documents depuis n’importe quel endroit.
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Réduction des coûts
La GED peut contribuer à réduire les coûts liés au stockage, à la gestion et à la recherche de documents physiques. Elle permet également d'économiser sur les fournitures de bureau, comme le papier et l'encre.
Le papier est en effet le consommable de bureau le plus utilisé et représente environ 75% du poids des déchets de bureaux en France. Au total les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût de 300 millions d’euros (Syndicat National des supports d’Image et d’Information).
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Sécurité des données
Avec l'augmentation des menaces liées aux cyber-attaques, la GED offre des fonctionnalités avancées d'archivage électronique pour garantir la sécurité des données, y compris le contrôle d'accès, le cryptage des documents et le suivi des activités, assurant ainsi la protection des informations sensibles.
La GED DocuWare bénéficie ce titre de nombreuses certifications : ISO27001, NF203 sur le coffre-fort numérique et NF552 sur le RGPD, afin de garantir la sécurité maximale à ses clients.
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Mise en conformité réglementaire
La GED peut aider à assurer la mise en conformité de votre entreprise, comme par exemple la loi sur la facturation électronique obligatoire, qui entrera en vigueur pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dès le 1er septembre 2026. La GED vous permet aussi de vous mettre en conformité sur les normes ISO, et la gestion des non-conformités. Ces normes sont très utiles notamment dans la gestion de la documentation qualité.
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Collaboration facilitée :
La GED favorise la collaboration en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur des documents, à travers le système des workflows, ce qui est essentiel notamment pour les équipes réparties géographiquement sur plusieurs sites, ou encore pour traiter et valider des documents en situation de mobilité. Les collaborateurs disposent d’un système de suivi et d’alertes pour approuver les documents, voir les derniers ajouts et modifications sur les documents, ce qui permet davantage de fluidité et de traçabilité dans les échanges internes.
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Eco-responsabilité :
En réduisant la dépendance au papier, la GED contribue à des pratiques plus durables et respectueuses de l'environnement. Certaines entreprises, comme DocuWare s’engagent même à compenser leurs émissions en plantant un arbre pour tout nouveau client de la GED.
De plus, une solution GED favorise également le télétravail, en donnant accès aux documents partout, en mobilité ou en home-office.
Il a été démontré que le télétravail permet de réduire les émissions de gaz à effet de serre avec la diminution des trajets domicile-travail, qui équivaut à 271 kg de CO2 économisés sur une année par jour de télétravail (source : ADEME).
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Adoption des nouvelles technologies :
En 2024, de nouvelles technologies et fonctionnalités peuvent être intégrées aux systèmes de GED, offrant des avantages supplémentaires tels que l'intelligence artificielle pour la reconnaissance automatique de données clés dans les documents, comme l’intelligent indexing de DocuWare par exemple.
En conclusion, la transition vers la GED en 2024 peut apporter des avantages significatifs en termes d'efficacité, de sécurité, de conformité et de flexibilité, permettant à votre entreprise de rester compétitive dans un environnement en constante évolution.
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