Vous recevez de nombreux emails et vous vous contentez de les classer dans vos dossiers Outlook. Grâce à DocuWare, vous pouvez indexer et stocker automatiquement tous les emails classés dans vos dossiers et sous-dossiers.
L’objectif est de conserver par exemple tous les échanges liés à un projet dans une base documentaire centralisée et partagée.
Pour s'assurer que votre email est bien transféré automatiquement à la GED, il suffit à l'utilisateur de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le dossier « Projet » et de sélectionner « Surveiller grâce à DocuWare ».
Un assistant s'ouvre depuis DocuWare Connect to Outlook, dans lequel le chef d'équipe peut choisir les paramètres d'indexation et de stockage.
Dans l'onglet « Surveiller le dossier », il est important de sélectionner l'option « Avec les sous-dossiers » pour s'assurer que tout est bien capturé.
Une fois la configuration enregistrée, DocuWare archive automatiquement tous les emails qui arrivent dans le dossier « Projets » ou dans l'un des sous-dossiers. Selon les paramètres, les emails peuvent être conservés pour une utilisation ultérieure dans les dossiers Outlook ou supprimés après l'archivage.
Par exemple, si vous le souhaitez, les emails contenant des contrats en pièce jointe peuvent apparaître immédiatement dans la liste d'un collègue qui en est responsable ou le prévenir par email de l’arrivée de ce nouveau document. Pour savoir comment créer une liste, consultez le DocuWare Knowledge Center.
