Les entreprises investissement prioritairement pour augmenter leur chiffre d’affaires, et délaissent quelque peu la productivité des services financiers et administratifs. Elles préfèrent embaucher des commerciaux ou renouveler leur outil de production, et ne mettent pas tous les moyens pour réduire leurs coûts de structure. Dans les services comptables, il existe un gisement de productivité sur la gestion des documents. En général, les données liées à la comptabilité sont plutôt bien gérées, quand il s’agit des documents, la perte de temps à classer, archiver, retrouver est bien réelle, et aucune solution n’est encore en place. La solution que nous proposons, la GED (Gestion électronique de documents) permet d’améliorer votre productivité et votre efficacité. Elle permettra à vos collaborateurs d'accéder plus rapidement aux documents, rendra l'équipe plus efficace et réduira les frais d'exploitation. La GED aussi appelée gestion des contenus d'entreprise (ECM), réduit durablement les coûts. Les technologies et méthodes modernes permettent d'éliminer ou de faciliter les tâches routinières chronophages et fatigantes grâce à des automatismes. Les coûts sont principalement réduits sur cinq postes :
- Espace de stockage : Quiconque dématérialise ses processus papier n'a plus besoin d'acheter d’armoires et de classeurs, ni de gaspiller de l'espace dans les bureaux et les archives. Plus besoin de dépenser pour augmenter votre espace d'archivage ou d'investir dans du matériel de bureau.
- Copies et impressions : Après avoir dit adieu au papier, il n'est plus nécessaire de réaliser plusieurs copies d'un même document pour le mettre à la disposition des différents services ou pour l'archiver à plusieurs endroits. Il n'existe désormais qu'un seul exemplaire original du document qui est enregistré dans l’armoire numérique de l'entreprise et accessible à tous les collaborateurs autorisés. De la même façon, il est désormais inutile de réaliser et d'archiver des copies des documents papier pour les envoyer aux clients ou aux fournisseurs. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent sur les impressions.
- Temps de travail : La GED améliore l'efficacité car les collaborateurs consacrent beaucoup moins de temps à classer les documents ainsi qu'à rechercher des informations. Grâce à la GED, ces opérations ne prennent plus que quelques secondes au lieu de plusieurs minutes, voire des heures. De plus, vous n'aurez plus à vous demander quelles informations sont à jour, comme cela peut être le cas quand on dispose de plusieurs versions d'un même document.
- Déroulement du processus : Les processus numériques mis à disposition par la GED simplifient et accélèrent de nombreux processus dans les différents services de l’entreprise : Comptabilité, Commerce, Marketing, Ressources Humaines. Quel que soit le service, ces processus peuvent par exemple accélérer la réception des paiements, réduire les coûts d'approvisionnement, augmenter la satisfaction client ou fidéliser les collaborateurs.
- Sécurité et prévention des catastrophes : Grâce à la GED, les sauvegardes sont désormais faciles et moins chères. Les documents au format numérique sont sécurisés. Cela permet la mise en place d’un PRA (plan de reprise d’activité). Plus besoin d'investir dans des espaces d'archivage résistants aux catastrophes ou d'attendre que des documents en soient extraits.
Par conséquent, si une entreprise continue à gérer ses processus avec du papier, ses coûts d'exploitation seront bien plus élevés qu'ils ne le devraient. Pour réduire ces coûts, il est intéressant de regarder plus précisément les cinq arguments cités ci-dessus. De plus, la GED peut également être implémenté dans d’autres services et aider au développement de l’entreprise.
