La hausse de l'inflation et le ralentissement de l'activité économique ont des répercussions directes sur l'activité et la rentabilité des entreprises. Cependant, la réduction des dépenses d’exploitation (OPEX), qui comprennent tout ce que votre entreprise débourse pour fonctionner, aura certainement un impact positif sur sa santé financière. L’abandon des processus papier et des solutions partielles telles que Google Drive ou SharePoint au profit d’un système de gestion électronique des documents (GED) permettent de réduire les OPEX dans tous les départements où la solution est mise en œuvre.
Les OPEX comprennent les salaires, les loyers, les taxes, les assurances, les déplacements et les charges, ainsi que les commissions sur les ventes et la dépréciation des actifs. Le coût des ventes (COGS), c’est-à-dire le coût de fabrication, d’emballage et de vente de votre produit, est une dépense d’exploitation qui est calculée séparément. En général, les entreprises de services n’ont que peu ou pas de coûts de COGS. Dans cet article de blog, vous découvrirez comment la gestion électronique des documents permet de réduire les dépenses.
Sommaire
1.- L’impact positif de la dématérialisation sur les dépenses de l’entreprise
2.- Comment limiter les coûts des processus métier grâce à l'automatisation
3.- Optimiser l’utilisation du temps de travail et augmenter l’efficacité opérationnelle
4.- Contrôler les coûts du service de comptabilité fournisseurs
5.- Gardez un œil sur les frais de déplacement
6.- Gagnez en productivité en investissant dans la technologie pour le télétravail
7.- La valeur à long terme de la gestion électronique de documents
L’impact positif de la dématérialisation sur les dépenses de l’entreprise
Avec la GED, tout, de la correspondance et des e-mails aux factures et aux contrats, est stocké au format numérique. Une copie à jour de ces documents électroniques est archivée dans le référentiel centralisé du système, où tous les utilisateurs autorisés peuvent y accéder à tout moment.
Avec un système de GED, plus besoin d’imprimer et de classer les documents papier. Les fichiers numériques peuvent être partagés en toute sécurité et instantanément. Avec le développement du télétravail, c’est de ça dont nous avons besoin, pas de copies imprimées.
Vous n’aurez plus à payer pour stocker et conserver des versions papier de vos documents d’entreprise sur site ou hors site. En outre, les employés passent moins de temps à les classer, les récupérer et les partager. Certaines tâches qui prenaient plusieurs minutes, voire plusieurs heures, avec un système manuel ne prennent que quelques secondes avec la GED. Plus besoin de rechercher des informations manquantes ou d’essayer de déchiffrer une écriture manuscrite en utilisant des programmes web. De leur côté, les employés, les clients et les fournisseurs ne perdent plus de temps à remplir des formulaires papier.
Comment limiter les coûts des processus métier grâce à l’automatisation
Le remplacement d’un module de votre logiciel ERP, de comptabilité ou de ressources humaines, ou de plateformes de partage de fichiers, comme Google Drive, par un système de gestion documentaire (GED) spécialement conçu à cet effet, offre les mêmes avantages que l’élimination des processus papier.
Les modules de gestion documentaire d’un ERP, d’un logiciel de comptabilité, d’un logiciel de ressources humaines ou d’un autre progiciel spécialisé ne répondent pas aux besoins de tous les services de votre entreprise. Ils sont conçus pour un seul aspect de votre activité. Ces options ne fournissent qu’une partie de la solution de gestion documentaire, qui se limite généralement au stockage et à la récupération. De nombreuses organisations utilisent des logiciels de partage de fichiers pour le stockage de documents et la collaboration, car leurs effectifs travaillent sur des projets qui sont trop volumineux pour être envoyés par e-mail et qui nécessitent des révisions de la part de différents membres de l’équipe. Google Drive, Dropbox et d’autres services similaires favorisent le travail en équipe et sont gratuits. Cependant, le fait d’avoir des documents désorganisés, cloisonnés et impossibles à rechercher reste un problème majeur.
Les logiciels de GED prennent en charge le stockage numérique et la gestion des fichiers et permettent d’indexer les informations essentielles, ce qui rend ces dernières faciles à trouver et à consulter. Ils intègrent également la gestion des workflows numériques, qui crée des procédures efficaces et automatisées permettant aux responsables de surveiller les processus métier en temps réel pour une prise de décision plus éclairée.
Optimiser l’utilisation du temps de travail et augmenter l’efficacité opérationnelle
L’automatisation des workflows permet de rationaliser les processus métier dans les domaines de la comptabilité, des ventes, du service clients, des ressources humaines et bien d’autres. L’utilisation d’une solution optimisée de gestions des workflows permet d’accélérer le recouvrement des paiements, de réduire les coûts d’achat, d’accroître la satisfaction des clients et de fidéliser les employés.
Tout workflow se compose à la fois de tâches déclenchées par un utilisateur et de tâches automatisées. Dans le cadre de l’automatisation des processus métier, un membre du personnel peut être invité à déterminer le statut d’un document spécifique, par ex. approuver ou rejeter une facture. Ensuite, le système effectue des activités en autonomie, comme envoyer la facture approuvée pour paiement ou la refuser et la transmettre à une personne désignée pour qu’il effectue une nouvelle action.
La bureautique permet de gagner du temps en supprimant le travail manuel, en réduisant les erreurs et en prenant en charge certaines fonctions de routine de sorte que l’intervention humaine n’est plus nécessaire. Ainsi, le même nombre d’employés peut accomplir davantage de tâches et utiliser son temps pour augmenter la productivité de l’entreprise.
Contrôler les coûts du service de comptabilité fournisseurs
La numérisation accélère les paiements en réduisant le délai entre la réception, l’approbation et le règlement d’une facture. Grâce à un système de GED, les délais de paiement sont automatiquement surveillés et des rappels sont envoyés par e-mail. Lorsqu’un approbateur est absent, le système réachemine les factures vers un remplaçant.
Les économies réalisées consistent à tirer parti des remises pour paiement anticipé, à éviter les frais de retard, à renforcer les relations avec les fournisseurs pour améliorer les conditions d’achat et à disposer d’une vue d’ensemble précise des dépenses mensuelles et des dettes en suspens. Cela vous permet de voir si les dépenses augmentent avec un fournisseur particulier et demander à d’autres de faire des offres concurrentielles pour voir qui peut fournir les biens ou les services au tarif le plus bas.
Gardez un œil sur les frais de déplacement
L’utilisation de feuilles de calcul pour gérer les notes de frais et les reçus peut faire perdre beaucoup de temps à votre personnel comptable en saisie et numérisation de données. En outre, cela ne vous permet pas de suivre les dépenses des employés et d’identifier les possibilités d’économies.
Sans une vue d’ensemble des dépenses par catégorie, des coûts de chaque service et de chaque personne, vous ne serez pas en mesure de contrôler les dépenses. L’automatisation du processus de déclaration des frais est donc essentiel pour réduire les dépenses. Cette approche permet d’économiser un temps précieux et de l’argent, tout en fournissant des informations essentielles pour établir des estimations budgétaires en connaissance de cause.
Vous pouvez transformer les données des rapports de dépenses en informations consultables afin d’analyser et de développer des normes de réduction des coûts. Par exemple, vous pouvez suivre les dépenses en générant des rapports mensuels par département, ce qui permet aux responsables ou aux auditeurs d’examiner les écarts par rapport aux lignes directrices de l’entreprise. Vous pouvez également répondre efficacement au nombre croissant de normes réglementaires associées aux remboursements de frais.
Les managers peuvent accéder à une vue consolidée des dépenses de leur département. Grâce à ces informations, il est plus facile d’examiner de plus près le budget de déplacement d’un service et d’évaluer quelles réunions doivent avoir lieu en personne et lesquelles peuvent être organisées à distance. Les salles de réunion virtuelles sont particulièrement utiles aux entreprises qui n’ont pas le budget nécessaire pour accueillir des clients sur place. L’élaboration de mécanismes de suivi en temps réel garantit le respect des politiques de l’entreprise, et le système peut refuser automatiquement les notes de frais non conformes.
Gagnez en productivité en investissant dans la technologie pour le télétravail
Selon une récente enquête du Pew Research Center, plus d’un tiers (35 %) des employés dont le poste peut être exercé à distance travaillent chez eux tout le temps et 41 % d’entre eux ont des horaires hybrides. L’augmentation de la productivité est souvent due à une réduction des distractions et à une plus grande autonomie, mais cela n’est possible que si les employés disposent des bons outils numériques.
La prévalence du télétravail a créé de nouveaux défis en matière d’accès aux documents. La GED permet de mieux connecter les employés en télétravail en leur offrant une source unique et partagée, ainsi qu’une plateforme collaborative facile à utiliser. Le contrôle des versions leur permet de travailler sur le même document tout en évitant la confusion causée par la création de plusieurs exemplaires.
L’activation du contrôle des versions rend un document inaccessible à la modification lorsqu’un utilisateur autorisé le récupère. Lorsque le document est à nouveau archivé, un nouveau numéro de version lui est automatiquement attribué. Les utilisateurs sont ainsi certains qu’ils travaillent toujours sur la version la plus récente. La gestion des documents peut également permettre à un groupe d’employés de travailler collectivement en ligne sur des documents Microsoft Word.
Le workflow automatisé achemine et partage les documents entre plusieurs départements et systèmes en quelques secondes. Enfin, la restriction d’accès et la sécurité des données numériques contribuent à maintenir la conformité et à réduire les risques.
La valeur à long terme de la gestion électronique des documents
La prise en compte de la réduction des OPEX joue un rôle important dans la détermination du retour sur investissement (ROI) pour la mise en œuvre d’une solution de GED. Une entreprise qui s’appuie sur des processus papier remarquera immédiatement les économies liées à l’impression, à la photocopie, à la numérisation et à l’archivage. Ces entreprises et celles qui utilisent des partages de fichiers peuvent mesurer l’augmentation de leur efficacité en comparant, par exemple, le temps nécessaire pour traiter une facture, réaliser l’évaluation des performances d’un employé ou transmettre un ordre de modification à l’usine, au temps gagné grâce à l’utilisation d’un système de GED.
Les entreprises qui disposent de la GED en retirent également des avantages intangibles. Leur capacité à s’adapter à l’évolution de la situation économique s’en trouve accrue, car les processus automatisés peuvent être facilement mis à jour pour répondre à de nouvelles demandes. Une solution de GED fournit également des autorisations d’utilisation, des pistes d’audit et un système de cryptage pour garantir que seuls les employés autorisés peuvent accéder aux informations confidentielles. Cela permet de protéger les données des employés et des clients, et aide votre entreprise à éviter les amendes réglementaires et le coût potentiel des violations de données. La plupart des clients qui adoptent la gestion documentaire obtiennent un retour sur investissement en trois à six mois. Les faits parlent d’eux-mêmes : n’hésitez plus à sauter le pas !
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