Comment bien choisir son logiciel de GED en 12 points clés.

Le choix d'un logiciel de gestion électronique de documents (GED) est une décision importante et structurante pour votre entreprise, car il a un impact direct sur la façon dont vous organisez, archivez et traitez vos documents. Voici quelques points à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de GED.

Table des matières

1. Cartographie des besoins
2. Facilité d'utilisation
3. Fonctionnalités avancées
4. Intégrations
5. Evolutivité
6. Sécurité
7. Déploiement
8. Support et assistance technique
9. Investissement global
10. Versions d'essais gratuites/démonstrations
11. Réputation de l'éditeur
12. Réseau de partenaires intégrateurs

1. Cartographie des besoins :

   établissez une cartographie de vos besoins en matière de gestion des documents. Evaluez le volume de documents, les types de fichiers (PDF, Word, images, etc), les fonctionnalités nécessaires (gestion des workflows, recherche, collaboration, indexation intelligente basée sur l'intelligence artificielle, etc.) et les intégrations avec d'autres logiciels utilisés dans votre entreprise.
   
   

2. Facilité d'utilisation :

    optez pour un logiciel avec une interface intuitive et simple d’utilisation qui sera adoptée facilement par les utilisateurs et les encouragera à l'utiliser dans leurs tâches au quotidien. La facilité d’utilisation est cruciale pour générer l’adhésion des collaborateurs à l’outil.
   

   Fonctionnalités avancées :

   assurez-vous que le logiciel offre les fonctionnalités essentielles telles que la gestion des versions, la recherche par mots clés, l'archivage sécurisé des documents, les autorisations d'accès, les workflows personnalisables, l'accès en mobilité avec une application mobile, etc.
   
   

3. Intégrations :

   vérifiez la capacité du logiciel à s'intégrer avec d'autres outils que vous utilisez déjà, tels que les ERP, les suites bureautiques (Microsoft, etc), les outils de signature électronique, les logiciels de comptabilité, les logiciels de CRM, les outils de messagerie et collaboratifs (SharePoint, Teams, etc). L'intégration facilite le flux de travail et améliore l'efficacité. DocuWare dispose de l’intégration à plus de 500 outils différents, dont la plupart des ERP du marché, dont certains avec des connecteurs dédiés. De plus, DocuWare dispose de connecteurs IpaaS sur sa version cloud, permettant de connecter la solution à plus de 1000 applications cloud permettant de créer des workflows sur plusieurs systèmes et de profiter de la flexibilité des plates-formes d’automatisation hébergées par des professionnels.
   
   

4. Évolutivité : 

   choisissez un logiciel capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise. Il doit être évolutif pour répondre à vos besoins actuels et futurs en matière de gestion de documents. DocuWare par sa transversalité s’adapte à tous les processus : achats, ventes, qualité, juridique, SAV, contrathèque…
   
   

5. Sécurité : 

   avec la généralisation des cyber-attaques, la sécurité des données est devenue un enjeu majeur. Assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, la gestion des droits d'accès et l'authentification sécurisée. DocuWare est certifié ISO27001 sur ses datacenters Microsoft Azure et dispose de certifications en France sur le coffre-fort numérique (NF203) et le RGPD (NF552), garantissant un haut niveau de sécurité à ses clients.
   
   

6. Déploiement :

   choisissez entre un déploiement sur site, dans le cloud ou hybride en fonction des préférences de votre entreprise et de vos besoins en matière de sécurité. DocuWare vous propose un déploiement on-premise ou en mode SaaS selon vos besoins.
   
   

7. Support et assistance technique : 

   vérifiez la qualité du support technique fourni par le fournisseur. Un bon support est essentiel en cas de problèmes techniques ou de questions liées à l'utilisation du logiciel. DocuWare vous propose une assistance en 24/5 et un forum communautaire où vous pourrez trouver l’assistance dont vous avez besoin, que vous soyez sur le Cloud ou en local (version on-premise).
   
   

8. Investissement global : 

   évaluez le coût total de possession (TCO), qui va au-delà des frais de licence. Considérez les coûts de formation, de maintenance, de support technique, etc.
   
   

9. Versions d'essais gratuites/démonstrations : 

   avant de prendre une décision finale, demandez des essais gratuits ou des démonstrations du logiciel. Cela vous permettra d'évaluer son adéquation avec vos besoins spécifiques. DocuWare dispose d’une version gratuite d’essai de 30 jours sur le cloud. Testez-la et découvrez l’étendue des possibilités qui s’offrent à votre entreprise.
   
   

10. Réputation de l’éditeur :

    recherchez des avis et des témoignages d'autres utilisateurs du logiciel. La réputation du fournisseur peut être un indicateur de la qualité de son produit et de son support. DocuWare existe depuis plus de 35 ans et dispose d’une communauté de 17000 clients répartis dans plus de 100 pays.
    
    

11. Réseau de partenaires intégrateurs : 

    assurez-vous que l’éditeur dispose d’un maillage de partenaires disponibles dans votre région, afin de pouvoir vous accompagner dans votre projet, de former vos utilisateurs à la conduite du changement. Avec plus de 800 partenaires dans le monde, et un service « professional services » en interne, DocuWare est en capacité de vous accompagner au mieux dans votre projet de digitalisation.
    
    

En savoir-plus :