Vous souhaitez passer à la dématérialisation, mais vous ne savez pas par où commencer, comment démarrer, et avec qui. Il existe de nombreuses offres sur le marché, et vous avez du mal à distinguer ce qui conviendra le mieux à votre entreprise.
Réfléchissez avec vos collaborateurs à un premier périmètre projet
En tant que primo-accédants à la GED, il est conseillé de démarrer par un premier projet dont les objectifs sont atteignables, et dont le retour sur investissement est facilement démontrable auprès de votre direction. Commencez par créer un groupe projet et tentez d’identifier le (ou les) processus à dématérialiser au sein de votre entreprise. Cela peut démarrer avec le service comptable, mais d’autres services comme la RH ou le Commerce peuvent s’avérer prioritaires. Assurez-vous du soutien de sponsors incontournables dans votre organisation comme le directeur financier ou informatique. Identifier les freins et les risques inhérents à ce projet, qui doit être vu comme s’inscrivant ans une politique globale de dématérialisation. Une fois, la démarche validée, rencontrez quelques fournisseurs de solutions vous permettant de valider un budget et arrêter définitivement un premier périmètre.
Les 5 points importants à vérifier
- Evolutivité : Au-delà de votre premier projet, vous devez vous assurer que le logiciel retenu aura les moyens de vous accompagner sur de nouveaux périmètres, et d’autres processus à dématérialiser. Faites bien la différence entre la notion de paramétrage et de développement spécifique, en particulier sur l’outil de Workflow. Dans le 1er cas, la solution pourra évoluer facilement et à moindre coût. Dans l’autre cas, les développements seront coûteux, les évolutions complexes et l’application pas toujours simple à maintenir.
- Sécurité et confidentialité : Tous vos collaborateurs ne doivent pas accéder à l’ensemble des documents, certains pourront les modifier et d’autres pas. Vérifier bien que la solution choisie est capable de répondre à vos besoins de sécurité et de confidentialité, au-delà même du règlement RGPD.
- L’intégration avec votre autres logiciels (messagerie, ERP, portail…) : C’est un point majeur, vérifier l’existence de connecteurs standards ou personnalisables, en particulier pour le stockage de vos emails, et l’accès aux documents depuis vos logiciels « métiers ».
- La mobilité : Rechercher un document lorsque vous êtes en déplacement, valider une tâche à partir de votre mobile sont des fonctionnalités importantes pour les commerciaux et la direction générale. Demandez à télécharger l’application pour la tester.
- Réversibilité : Votre choix se portera vraisemblablement vers une solution Cloud, n’oubliez pas de demander des garanties sur la réversibilité de vos documents et de vos data. Etes-vous autonomes sur la récupération de vos données ? Quel est le coût de la récupération ? Ce sont des questions à ne pas négliger.
Faîtes une maquette
Avant de vous engager contractuellement avec un fournisseur, prenez le temps de réaliser une maquette d’un de vos processus « métiers » pour la présenter aux futurs utilisateurs et à la direction générale, ce qui vous permettra de valider définitivement la solution, sa capacité à évoluer et à vous accompagner dans la transition numérique de votre entreprise.
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