Die anfallende Papierpost im Unternehmen weiterhin in Papierform zu managen, ist nicht nur teuer und zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Immer mehr Betriebe setzen daher darauf, auch die postalischen Dokumente zu digitalisieren. Erfahren Sie in diesem Beitrag, weshalb auch Sie für Ihr Unternehmen unbedingt auf das papierloses Büro setzen sollten.
Wie können Unternehmen die Post digitalisieren?
Die Verwaltung der Papierpost ist für Unternehmen oftmals eine Herausforderung. Mitarbeiter öffnen Briefe, drucken E-Mails aus, stempeln die Dokumente. Dann geht die Post ihren Weg durch den Betrieb. Ein Prozess, der Ressourcen bindet und nicht zuletzt ein hohes Fehlerpotenzial freisetzt. Zudem werden Betriebe schlimmstenfalls der Möglichkeit beraubt, frühzeitig auf wichtige Vorgänge zu reagieren – etwa auf eine Mahnung. Zunehmend verabschieden sich daher Unternehmen davon, Post in Papierform zu verwalten.
Die Alternative: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das sich als On-Premises-Lösung oder in der Cloud betreiben lässt. Mit diesen Systemen können Betriebe die Post ganz einfach digitalisieren – und dabei Automationsfunktionen wie das Intelligent Indexing nutzen, um die Effizienz zu steigern. Das DMS liest beispielsweise automatisch Daten wie Lieferanten, Datum und Betrag aus – aus eingescannten Rechnungen und ebenso aus Dokumenten, die bereits digital im E-Mail-Postfach vorliegen. Dabei ist es sogar möglich, fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten automatisch zu erkennen.
Die digitalisierte Post speichert das DMS nach der Indexierung in einem zentralen Dokumenten-Pool. Mitarbeiter lassen sich automatisch über den Posteingang benachrichtigen und in Workflows einbinden – schneller als es auf dem Laufweg möglich wäre. Das DMS kooperiert dabei mit E-Mail-, ERP- und CRM-Systemen. Es unterstützt Unternehmen so dabei, den Postausgang zu digitalisieren. Dadurch sparen Betriebe nicht nur Bearbeitungszeit, sondern auch Kosten für Kuverts und Porto.
Was sind die Vorteile einer Digitalisierung der Post?
Dass die Digitalisierung in praktisch allen unternehmerischen Bereichen zahlreiche Vorteile mit sich bringt, hat sich natürlich längst herumgesprochen. Umso mehr verwundert es, dass ausgerechnet der betriebliche Postverkehr dabei oft vergessen wird. Obwohl die Schnelligkeit und Direktheit beim Empfangen und Versenden von E-Mails eine Selbstverständlichkeit ist, akzeptieren immer noch viele Unternehmen den zeitlichen Aufwand und nicht selten auch die Umwege, die physische Post benötigt, bis sie die Empfänger erreicht. Die Transformation der papierbasierten Postlogistik in digitale Prozesse spart hingegen viel Zeit, die bei haptischen Dokumenten für das Empfangen, Sortieren, Klassifizieren, Verteilen und schließlich das Archivieren aufgewendet werden müsste. Die relevantesten Vorteile der Papierpost-Digitalisierung haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Post digitalisieren und dadurch Zeit und Kosten sparen
„Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, arbeiten nachweislich effizienter“, erklärt Nils Britze, BITKOM-Experte für digitale Geschäftsprozesse. Viele Abläufe lassen sich dank digitaler Technologien ganz ohne Papier abwickeln. „Das fängt bei einer simplen Mail an und hört bei Systemen zur Digitalisierung der Eingangspost und dem systematischen Enterprise Content Management nicht auf“, ergänzt Britze.
Spitzenreiter bei der Digitalisierung sind Großunternehmen, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen. Immerhin bereits etwas mehr als die Hälfte der bei einer BITCOM-Studie Befragten geben an, dass es in ihrem Unternehmen gelungen sei, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. In Organisationen mit 20 bis 99 Mitarbeitern gelingt es ungefähr jedem dritten Unternehmen, die Post bereits zu digitalisieren. Bei Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern liegt dieser Wert bei etwa einem Viertel. Lediglich 14 Prozent der Befragten geben an, dass sie eine Umstellung von analoger Briefpost auf digitale Kommunikation aktuell nicht diskutieren.
Digitalisierung der Post spart Papier, Toner, Porto und Stellfläche
Dass der deutsche Mittelstand kontinuierlich an der digitalen Transformation arbeitet, beweist auch die Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020“, welche die Deutsche Telekom in Auftrag gegeben hatte. 51 Prozent von 2095 befragten kleinen und mittelständischen Unternehmen begreifen die Digitalisierung mittlerweile als strategisches Projekt. Betriebe wollen die Produktivität erhöhen, Kundenbeziehungen verbessern und sich intensiver mit Datenschutz und Datensicherheit befassen.
Die Studie bestätigt auch, dass sich digitale Transformationsschritte bezahlt machen. 52 Prozent der Befragten haben durch die Digitalisierung Prozesse vereinfacht, 47 Prozent Service und Produktqualität verbessert, 41 Prozent Umsatz und Betriebsergebnis erhöht. Dazu trägt auch der Abschied von der Briefpost bei. Indem Unternehmen Post digitalisieren, sparen sie Kosten für Bearbeitung, Druckerpapier, Toner, Kuverts und Briefmarken. Zudem ist es nicht mehr notwendig, Aktenschränke zu kaufen und teure Stellfläche für die Lagerung zu verschwenden.
Digitales Post-Management erhöht Produktivität
Wenn Betriebe Post digitalisieren und Dokumente mit einem DMS verwalten, erhöht sich zudem die Produktivität. Sobald Dokumente indexiert und in einem zentralen Archiv gespeichert sind, können alle autorisierten Mitarbeiter jederzeit und ohne Laufwege und Suchzeiten darauf zugreifen, und zwar von überall auf der Welt, auch mit Tablets und Smartphones – zudem eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Homeoffice-Modelle. Durch die Integration des DMS in kaufmännische Lösungen lassen sich Workflows automatisieren und ein reibungsloser Informationsfluss sicherstellen. Dadurch gewinnen Unternehmen bei wichtigen Prozessen wie Neueinstellungen, Inkasso und Rechnungsstellung wertvolle Zeit.
Von der Digitalisierung profitiert auch die Kanzlei für Vermögensmanagement Böker & Paul aus Montabaur. Die Mitarbeiter arbeiten mit einem Cloud-basierten DMS, das Dokumente automatisch indexiert und in einem zentralen Dokumenten-Pool archiviert – mit Schnittstellen zu einem Scanner für Papierdokumente und dem E-Mail-System. Mitarbeiter finden die digitalisierten Dokumente in Sekundenschnelle. Dadurch können sie den Service verbessern und Mandanten schneller als früher Auskunft erteilen. „Neben der zentralen Ablage und revisionssicheren Archivierung war das schnelle Auffinden der Dokumente das wichtigste Ziel“, sagt Tobias Böker, Financial Consultant bei der Böker & Paul AG, und fügt hinzu: „Außerdem sollten die Unterlagen auch während der Bearbeitung für andere zur Verfügung stehen. Und auch das ist gelungen.“
Post digitalisieren stärkt die Compliance
DSGVO & Co.: Unternehmen sehen sich mit immer strengeren Regularien in Bezug auf Datenschutz und Aufbewahrungspflichten konfrontiert. Auch um Datensicherheit und Transparenz zu erhöhen, ist es daher empfehlenswert, die Post zu digitalisieren und mit einem DMS zu verwalten. Betriebe erfüllen damit die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD und finden Dokumente für Audits ohne lange Suchzeiten.
Für einen digitalen Workflow hat sich auch die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) entschieden. Pro Jahr gehen hier 66.000 Rechnungen ein, welche die Schule zehn Jahre lang aufbewahren muss. Dank eines DMS ist die Archivierung kein Problem mehr. Mitarbeiter scannen die Rechnungen, verschlagworten sie anschließend mit Intelligent Indexing und speichern sie in einem Dokumenten-Pool. Eine Digitalisierung, die Zeit spart. „Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am selben Tag bezahlt wird“, konstatiert Anja Maier, stellvertretende Fachbereichsleiterin Finanzen an der BVS. „So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr“, stellt sie außerdem zufrieden fest.
Digitales Post-Management schützt die Umwelt
Die Post zu digitalisieren, kommt zudem in nicht unerheblichem Maße der Umwelt und dem Klima zugute. Bislang verbrauchen die Deutschen laut Papieratlas pro Jahr immer noch über 20 Millionen Tonnen Papier. Beim Büropapier liegt der Recycling-Anteil bei lediglich 15 Prozent. Das elementare Problem: Nicht selten werden für die Holzbeschaffung Urwälder gerodet und dadurch wertvolle CO2-Speicher unwiederbringlich zerstört. Um eine Tonne Frischfaserkopierpapier herzustellen, benötigen Fabriken laut Umweltbundesamt zudem genauso viel Energie wie für die Herstellung einer Tonne Stahl. Die Papierindustrie ist damit der weltweit fünftgrößte Energieverbraucher! Ein entsprechend großer Hebel für den Umweltschutz ist es, auf Papier zu verzichten und die Post mit einem DMS zu digitalisieren.
Fazit
Die Erfordernis, möglichst alle Geschäftszyklen digital zu erfassen und damit neben den innerbetrieblichen auch den Ansprüchen modern aufgestellter Kunden zu genügen, muss auch postalische Dokumente mit einbeziehen. Das gesamte Postgut tagesaktuell digital zu erfassen, den betreffenden Stellen bereitzustellen und die Dokumente zu archivieren, gehört zu den zentralen Aufgaben der Digitalisierung des Posteingangs. Die Beschleunigung von Zustellung und Bearbeitung der Postdokumente, die permanente sowie ortsunabhängige Verfügbarkeit der Daten für alle involvierten Mitarbeitenden sowie eine Erhöhung der Sicherheit beim Umgang mit den gesetzeskonform gespeicherten Unterlagen sind elementare Vorteile digitalisierter Abläufe. Die räumlichen Einsparungen durch den Verzicht der Lagerung physischer Post und die Schonung der Umwelt dürfen als wesentliche Faktoren ebenfalls nicht vergessen werden. Führen daher auch Sie baldmöglichst Ihre unternehmerische Postlogistik in die digitale Zukunft.
Titelbild: Post digitalisieren © Myimagine / Shutterstock.com
