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In 4 Schritten zum funktionierenden Dokumentenmanagement-System

Für viele Unternehmen, die den digitalen Wandel erfolgreich bestreiten wollen, heißt es Abschied nehmen. Abschied von manuellen Prozessen, Abschied vom Papier. Denn wer auf lange Sicht effizient, produktiv und agil arbeiten will, sollte auf automatisierte Workflows und digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) setzen. Welche Vorteile das hat und aus welchen vier wichtigen Schritten Ihr DMS-Einführungskonzept bestehen sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Wieso eigentlich papierlos arbeiten?

Seit Jahrtausenden arbeiten Menschen zwecks Dokumentation mit Papier. Zweifelsohne ist das eine Methode, die sich lange bewährt hat und auch heute sicherlich nicht nur schlecht ist. Trotzdem haben papierbasierte Prozesse einige Nachteile, die sich nicht von der Hand weisen lassen. Denn Papier ist träge und schwer. Es bremst die Produktivität von Unternehmen erheblich. Gleichzeitig werden Wettbewerber stetig schneller. Nur wer agil ist, kann da Schritt halten. Mit anderen Worten: Die Agilität eines papierlosen Büros ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier empfiehlt es sich, bei alltäglichen Routineaufgaben auf die Arbeit mit einem digitalen DMS zu setzen. Damit das ein Erfolg wird, sollten Sie bei Ihrem DMS-Einführungskonzept diese vier Schritte berücksichtigen:

1. Die Erfassung des Ausgangszustandes

Eines vorab: Wenn Sie den Abschied vom Papier wirklich vornehmen wollen, ist es wichtig, dass Sie einen Zeitrahmen für Ihr DMS-Einführungskonzept und den damit zusammenhängenden Umstieg definieren. Hierbei hat sich die Wahl eines zeitlichen Rahmens von 90 Tagen bewährt. Das ist ein durchaus erreichbares Ziel und gleichzeitig ein überschaubarer Zeitraum für Ihre Mitarbeiter, die Sie auf jeden Fall mit ins Boot holen sollten. Denn nur wenn sich alle gleichermaßen in die Umstellung von Papier auf digital einbringen, kann es am Ende ein Erfolg werden. Zudem haben Sie so die Möglichkeit, ein Quartalsziel abzustecken, dass alle gemeinsam verfolgen können. Das stärkt den Teamzusammenhalt und die Dynamik im ganzen Unternehmen.

Zunächst legen Sie den ersten Schritt fest, den Ihr DMS-Einführungskonzept beinhalten sollte: die Erfassung des Ausgangszustandes Ihres Unternehmens und die Zusammenstellung von Teams. Dieser erste Schritt legt die Basis für Ihre erfolgreiche 90-tägige Digitalisierungsphase. Hierbei geht es darum, Zuständigkeiten für die Umsetzung zu definieren und zu analysieren, auf welchen unterschiedlichen Wegen Rechnungen bei Ihnen ankommen. Dokumentieren Sie genau, was bereits in digitaler Form, also beispielsweise per E-Mail oder als Webformular, in Ihr Unternehmen gelangt, und was als Papierdokument ankommt. So haben Sie alle möglichen Eintrittspunkte im Überblick und können die Möglichkeiten ausmachen, Daten mittels DMS intelligent zu erfassen.

So profitieren Sie von den Vorteilen eines DMS in der Rechnungsverarbeitung

Ein digitales DMS zur Rechnungsverarbeitung erfasst unabhängig vom Format alle eingehenden Rechnungen automatisch und gleicht sie direkt ab. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann das DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung, bei der Kerndaten ausgelesen und die einzelnen Daten als Indexwerte gespeichert werden, bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Die Indexierung ist somit der entscheidende Schritt beim Transformieren von Dokumenten in verwaltbare Informationen. Die Indexwerte beschreiben den Zweck und Inhalt des Dokuments und sorgen für höchste Effizienz beim Durchsuchen und Organisieren von Dokumenten.

Sie möchten noch mehr Vorteile haben? Dann berücksichtigen Sie zusätzlich selbstlernende Software-Tools bei Ihrem DMS-Einführungskonzept. Sogenannte Machine-Learning-Technologien speichern die Struktur eines jeden Dokuments sowie die von Ihnen gemachten Indexkorrekturen für sich ab. Je mehr Dokumente erfasst werden, umso stärker steigen Genauigkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit des Tools. Mit zunehmender Nutzung von Machine-Learning-Technologien müssen Sie weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe aufwenden. Gleichzeitig ist es wichtig, bei der Umsetzung von Ihrem DMS-Einführungskonzept darauf zu achten, dass Ihre DMS-Lösung mit anderen Systemen kommunizieren, Daten abrufen und Datensätze füllen kann. Für eine lückenlose Synchronisation Ihrer Geschäftsdaten ist das entscheidend.

2. Das Optimierungspotenzial Ihrer Workflows erkennen

Wer seine alltäglichen Arbeiten mittels DMS erledigen will, sollte das Ziel haben, langwierige manuelle und papierbasierte Arbeitsschritte durch automatisierte digitale Workflows abzulösen. Diese erlauben ein zügiges Überprüfen, Weiterleiten und Freigeben von Dokumenten sowie Informationen – und das für alle Teammitglieder, die zuständig sind. Das spart viel Zeit und ermöglicht ein effizienteres und produktiveres Arbeiten. Deswegen sollte der zweite Schritt von Ihrem DMS-Einführungskonzept die Auswahl einer geeigneten DMS-Lösung sein.

Wichtig ist dabei, dass das von Ihnen gewählte DMS mehrere nützliche Funktionen erfüllt. So sollte es sich zunächst um eine Software handeln, die ein Tool zur Visualisierung Ihrer Prozesse beinhaltet. Das ist dann von Vorteil, wenn Sie Konsensfindung, Planung und Prozessabläufe verbessern möchten. Weiterhin sollte die von Ihnen gewählte Software über bestimmte Webformulare verfügen. Als Tool zur Vereinfachung, Optimierung und Beschleunigung der Datenerfassung helfen diese Ihnen, den Papiereinsatz weiter zu reduzieren. Außerdem sorgen sie für eine Verbesserung der Benutzererfahrung und treiben die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran. Dabei sollten die Workflows für jeden Nutzer auf jedem Gerät verfügbar sein. Ebenfalls wichtig ist es, dass Ihre DMS-Software es mittels mobiler Funktionen ermöglicht, Dokumente ganz einfach von unterwegs zu erfassen, weiterzuleiten und freizugeben. Für Ihre Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst ist das eine erhebliche Arbeitserleichterung, die Ihr DMS-Einführungskonzept auf jeden Fall berücksichtigen sollte.

3. Archivierung und Abruf koordinieren mit dem DMS-Einführungskonzept

Fest steht, dass Finanzaufsichten und -kontrollen im letzten Jahrzehnt stark zugelegt haben. Somit sind interne und externe Audits essenziell für präzise Berichte und ein gesundes Unternehmensverhalten. Deswegen sollte Ihr DMS-Einführungskonzept ein großes Augenmerk auf das Thema Archiv legen. Denn hier spielt sich nach der Bearbeitung das restliche „Leben“ Ihrer Dokumente ab. Penible Sorgfalt ist dabei ein Muss, um im Falle eines Audits schnell alle geforderten Informationen abrufen und dem Auditor zur Verfügung stellen zu können.

Es ist somit bedeutsam, dass Dokumente nach dem Weiterleiten über einen automatisierten Workflow richtig archiviert und mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen problemlos abrufbar sind. Das stellt kein Problem dar – sofern Sie sich in der Erfassungsphase an die bewährten Methoden für die Datenindexierung gehalten haben. Dann sind Ihre digitalen Dokumente gut organisiert, leicht auffindbar und vor allem im Falle eines Audits für das Unternehmen nutzbar.

Eine wichtige Rolle spielt in diesem Zusammenhang auch die Sicherheit. Diese sollte Ihr DMS-Einführungskonzept in jedem Fall berücksichtigen. Denn effektive Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten nicht nur die Wiederherstellung von Informationen im Katastrophenfall, sondern schützen auch vor unerwünschtem Zugriff. Außerdem helfen sie, wichtige Compliance-Anforderungen wie HIPAA und die DSGVO einzuhalten.

4. Denken Sie an die Arbeit mit Cloud-Lösungen

Cloud-Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollte jedes DMS-Einführungskonzept auch an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Back-ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode beispielsweise auch für elektronische Rechnungen. Für ein umfassendes DMS-Einführungskonzept ist das Thema Cloud also nahezu ein Muss.

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Haben Sie diese vier Schritte in Ihr DMS-Einführungskonzept integriert, kommt es jetzt darauf an, Ihre Mitarbeiter entsprechend der neuen Technologien zu schulen. Geben Sie ihnen genügend Zeit, sich einzuarbeiten. Das ist vor allem vor dem Hintergrund wichtig, dass das papierlose Büro ein Ökosystem ist. Es wird stetig weiterentwickelt und erfordert regelmäßige (Nach-)Schulungen. Nur so kann es das Optimum an Effizienz und Produktivität für Ihr Unternehmen garantieren.

 

Fotoquelle Titelbild: © Alexander Supertramp/shutterstock.com

Topics: Papierlos

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