Situata nel Canton Ticino, alle pendici del Monte Generoso, al confine con l'Italia, la Città di Mendrisio conta circa 15.000 abitanti. L'amministrazione comunale è ampiamente digitalizzata e si avvale ogni giorno di DocuWare in quasi tutti gli uffici.

Fino al 2019 era la carta a farla da padrone nei processi basati sui documenti. Ogni settimana, dai vari uffici passavano circa 1.000 documenti e pratiche, soprattutto corrispondenza generale e fatture passive. Poiché l'amministrazione conta circa 15 sedi sparse in tutta l'area comunale, era stato necessario creare un sistema postale per la distribuzione interna, tuttavia molto oneroso in termini di risorse e tempo, come nel caso di molte altre amministrazioni pubbliche. Per esempio, con la presenza di copie e versioni diverse degli stessi documenti era praticamente impossibile garantirne la tracciabilità. In particolare, nel quadro dell'elaborazione delle domande si presentavano spesso richieste di chiarimenti che portavano l'ufficio preposto all'espletamento della pratica ad agire involontariamente da archivio, quindi a occuparsi della ricerca dei relativi documenti e del loro stato, nonché di rispondere alle richieste di chiarimenti da parte di altri uffici. Spesso non era chiaro quale fosse lo stato attuale di una pratica, di una domanda o di una fattura e quali fasi di elaborazione mancassero per terminare un processo. L'aumento costante dei costi ha spinto l'amministrazione comunale, nel 2019, a cercare un'alternativa alla gestione documentale cartacea. Dopo aver testato e analizzato diverse soluzioni software, in termini di funzionalità e costi, pochi mesi dopo la Città di Mendrisio ha deciso di adottare DocuWare.
Paese:
Svizzera
Settore:
Amministrazione pubblica
Reparto:
Amministrazione
Piattaforma:
In sede
Integrazione:
Ge.Co.Ti (sistema di gestione) | Microsoft Outlook