Interfaccia utente intuitiva e integrazione nel sistema ERP
Nella scelta del DMS, l’azienda ha dato priorità a due caratteristiche fondamentali: un'interfaccia utente intuitiva e, soprattutto, un'integrazione fluida con il sistema ERP. La complessità della gestione degli ordini richiedeva infatti uno scambio continuo di dati tra i due sistemi. Questo aspetto era particolarmente importante perché era necessario confrontare ripetutamente i requisiti correnti dei clienti con il loro budget ed effettuare piccole modifiche.
In passato, queste venivano annotate direttamente sui documenti cartacei e i trasferite successivamente nell'ERP. Gli ordini venivano inoltre spesso aggiornati con note scritte durante l’intero processo. Giebeler-Feuerschutz, quindi, desiderava un DMS in grado di digitalizzare l'intero processo, integrandosi perfettamente con l’ERP. Un altro criterio decisionale chiave era che sia l'ERP che il DMS provenissero dallo stesso fornitore partner di implementazione, così da evitare qualsiasi incertezza sulla suddivisione delle responsabilità.
Da novembre 2023, la gestione degli ordini è completamente digitalizzata. Gli ordini vengono ricevuti via e-mail in una casella di posta elettronica dedicata, quindi importati nell'interfaccia dell’ERP, dove vengono registrate le righe d’ordine. Grazie al tool fornito dal partner di implementazione, gli ordini sono importati automaticamente in DocuWare con un'indicizzazione completa. Inoltre, tutti i documenti, dai preventivi e gli ordini fino alle bolle di consegna, sono raccolti nell'archivio digitale e possono essere richiamati in qualsiasi momento con la funzione di ricerca. Il risultato? Niente più lunghe e laboriose ricerche manuali che rallentavano l’intero processo.
Fino a mille fatture fornitori al mese
Le circa 800–1.000 fatture fornitori che arrivano ogni mese rappresentano una sfida particolare. Spesso contengono numerose righe e molte hanno caratteristiche specifiche che rendono difficile l'elaborazione automatica. Ad esempio, un fornitore potrebbe aggiungere un supplemento per prodotti fuori misura come voce separata, invece di includerlo nella riga originaria. Con fatture che riportano 20 o 30 righe, nonostante l'indicizzazione intelligente, era talvolta necessario un intervento manuale.
Per risolvere questo problema, all'inizio del 2025 è stata introdotta la soluzione DocuWare Intelligent Document Processing (IDP), che grazie all'intelligenza artificiale consente oggi di estrarre in modo affidabile e preciso anche le fatture più complesse. Se una fattura di un particolare fornitore crea difficoltà, l'AI può essere addestrata specificamente per gestirla. Inoltre, grazie alla soluzione DocuWare oggi la gestione degli audit è molto più snella: a ogni fattura viene associato il relativo documento del reparto merci in entrata ed è possibile gestire le richieste di clienti e fornitori tramite un workflow che include un timbro di approvazione. Dopo l'approvazione, la fattura viene inviata tramite interfaccia direttamente al software di contabilità DATEV per il pagamento.
DocuWare viene utilizzato anche per archiviare i documenti di consegna firmati. All’occorrenza è possibile accedere direttamente alla bolla di consegna in caso di richieste di informazioni per un processo decisamente più rapido.
