I 3 componenti fondamentali di una strategia di gestione dei contratti

Non c’è alcun motive valido per continuare a seguire pratiche di gestione dei contratti che aumentano i costi ed espongono la tua azienda a rischi inutili. Allora perché la tua azienda sta ancora utilizzando i processi manuali e dipende da e-mail e fogli Excel come strumenti amministrativi principali? La gestione digitale dei contratti è molto meglio e un numero crescente di aziende e di responsabili dei contratti concordano su questo. 

• l'84% subisce pressioni per la semplificazione dei contratti.
• il 65% si sta focalizzando sul miglioramento della comunicazione.  
• l'81% ha in programma di implementare l’automazione dei contratti.

Perché la digitalizzazione è una pietra miliare in una strategia di gestione dei contratti efficace

Con la crescita della tua azienda, potresti scoprire che il tuo team si trova a gestire più contratti con diversi fornitori, partner e clienti. Senza la digitalizzazione, questo può portare a confusione e ad un blocco dei progressi, perché i contratti sono sparsi in più sistemi e sedi, rendendo difficile mantenere coerenza e controllo.

L’automatizzazione del workflow, la migliore ricercabilità e l’archiviazione sicura che la gestione documentale offre ti aiutano ad affrontare questa sfida insieme a molte altre tute legate ad una moderna gestione dei contratti. Questa soluzione digitale accelera ogni fase, dall’avvio dei contratti alla creazione di un accordo firmato a prova di manomissione. Inoltre, non avrai più problemi a tenere traccia di metriche chiave come la conformità, le date di rinnovo ed i costi. Così facendo potrai prendere decisioni informate e ridurre al minimo i rischi.

Con la gestione digitale dei documenti puoi

1. Passare più rapidamente alla firma del contratto:

• Utilizzando template/modelli di contratto per accelerare e standardizzare la creazione dei contratti, garantendo coerenza, chiarezza e riduzione degli errori. 
• Automatizzando le notifiche sulle fasi del progetto e sulle scadenze dei rinnovi.
• Utilizzando firme elettroniche legalmente valide.  Spesso è possibile utilizzare una firma elettronica qualificata se il contratto è già in formato digitale. Le leggi e le normative variano, quindi in caso di dubbio consulta il tuo team legale. Ci sono inoltre certi tipi di contratti che possono richiedere firme fisiche o testimoni, come ad esempio i testamenti e gli atti notarili. In questi casi, una firma digitale potrebbe non essere sufficiente.
• Garantendo che i dipendenti autorizzati che lavorano da remoto possano gestire i contratti ovunque ed in qualsiasi momento. Con una soluzione di gestione documentale, i dipendenti autorizzati possono rivedere, approvare e firmare i contratti sia che stiano lavorando in ufficio che da remoto.

2. Creare un registro chiaro e verificabile per:

• Tracciare con facilità chi ha accettato cosa e quando lo ha fatto.
• Conservare tutte le versioni e avere un registro delle modifiche e di chi le ha fatte.
• Garantire che i contratti firmati siano protetti e non possano essere modificati.
• Archiviare tutti i contratti, le bozze, le immagini e i protocolli in un sformato elettronico sicuro con backup ridondante.
• Proteggere le informazioni riservate come i dati finanziari e la proprietà intellettuale da un utilizzo non autorizzato.

3. Identificare le tendenze e sviluppare approfondimenti per:

• Garantire che i contratti vengano sviluppati ed eseguiti con un processo coerente e archiviati in modo sicuro in un database centralizzato per un accesso immediato.
• Identificare i rischi e le opportunità di business nei tuoi contratti in essere ed utilizzare queste informazioni per prendere decisioni aziendali.  

Le best practice che migliorano ulteriormente l’efficienza 

• Nomina un responsabile dei contratti. Avere un responsabile dei contratti dedicato può contribuire a garantire che i contratti siano esaminati, negoziati ed eseguiti in modo corretto e che gi altri soggetti coinvolti nel processo siano informati delle modifiche o degli aggiornamenti. 
• Fornisci una formazione ai dipendenti che lavorano con i contratti per assicurarti che comprendano i termini chiave e gli attuali requisiti di conformità.  
• Chiedi un punto di vista esterno. Chiedi ad una persona esperta di rivedere il contratto per individuare le incongruenze e dare suggerimenti su come rendere il documento più chiaro e più semplice da capire.  

Il vantaggio, in termini di rischio/ricompensa, ottenuto con l’automatizzazione e la protezione del processo di amministrazione dei contratti è enorme. Agisci subito! Smetti di fare affidamento a fogli Excel o ad annotazioni sull’agenda di qualcuno. Automatizzando ogni fase del processo, eviti ritardi, elimini il pagamento di prodotti e servizi che non utlizzi più e migliori la collaborazione nel team. 

Note dell’editore: Questo articolo di blog è stato aggiornato ed è stato aggiunto del nuovo contenuto. 

Immagine principale di Aaron Burden su Unsplash