Firma elettronica con DocuWare
Firma digitalmente i documenti e garantisci l’autenticità di importanti informazioni aziendali. Con una firma elettronica qualificata, i tuoi documenti hanno validità legale e soddisfano gli attuali requisiti di sicurezza.
Negli uffici di oggi, le firme elettroniche sono all’ordine del giorno. È una cosa positiva questa: le firme elettroniche (a volte chiamate "firme digitali") riducono l’utilizzo della carta e semplificano il tuo sicuro workflow documentale.
Il Servizio di Firma DocuWare assicura che i tuoi documenti siano firmati digitalmente da un Service Provider fiadato e verificato.
Il Servizio di Firma DocuWare offre alla tua azienda la velocità e la flessibilità massime in materia di firma elettronica:
- Integra con facilità provider di firma esterni come Validated ID o DocuSign in un workflow DocuWare. L'hash del documento viene trasferito automaticamente da DocuWare al service provider di firma e gli utenti ricevono una notifica quando un documento è disponibile per la firma.
- Raccogli tutte le firme elettroniche per un documento di tutti gli utenti coinvolti attraverso un unico workflow.
- Seleziona il livello di sicurezza della firma, semplice, avanzato o qualificato, in base alle tue esigenze specifiche.
- Archivia centralmente i certificati di firma con il service provider esterno in modo che possano essere recuperati in qualunque momento.
- Salva il documento firmato, a prova di audit, nel tuo archivio.
Per firmare i documenti in un workflow DocuWare, DocuWare ti offre la possibilità di incorporare I provider di firma come Validated ID o DocuSign.
La firma co VIDsigner può essere:
- Da remoto. Quando un documento viene firmato da Validated ID in un workflow, il diretto interessato riceve un messaggio e firma il documento da smartphone, ad esempio, usando un codice OTP via SMS.
- Biometrica. Un cliente firma su un tablet. I dati biometrici come, ad esempio, la pressione esercitata e la velocità nella scrittura vengono registrate e incorporate nella firma del documento (elenco dei dispositivi supportati).
- Centralizzata. . L’utente deposita, una sola volta, un certificato con Validated ID, che ne conferma l’identità. Ciò permette all’utente di autenticare e firmare i documenti con Validated ID ovunque e in qualunque momento.
Il servizio DocuSign prevede invece delle notifiche via e-mail per firmare.
- Una volta ricevuta la notifica, DocuSign offre molteplici modalità per autenticare il firmatario come il Codice di Accesso (simile a una password), il codice via SMS, una telefonata o l’Autenticazione Knowledge Based.
- Facoltativamente, puoi includere la sigla della firma su tutte le pagine oltre alla firma completa sulla pagina da firmare del documento.
- Workflow con più firmatari possono essere automatizzati.
- Questo servizio adottato a livello globale rispetta e addirittura supera gli standard globali di sicurezza e compliance come ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 e 2) e molti altri.
Sono disponibili tre livelli di sicurezza
Le firme differiscono dal loro livello di sicurezza. Il nome digitato in una e-mail o un timbro DocuWare sono esempi di una firma semplice. Una firma avanzata deve essere criptata, con parte della chiave accessibile solo dal firmatario. Nel caso invece di una firma qualificata, l’identità del firmatario viene verificata ulteriormente con un certificato depositato presso un service provider certificato.
Tutti i livelli di sicurezza
In qualsiasi caso d’utilizzo
La flessibilità di DocuWare permette alle firme elettroniche di essere usate per le spese di viaggio, nei contratti e molto altro.
Cloud nativo
Da mobile