Solutions
Produits

En Savoir-Plus

Points Forts

Ressources
À propos
Partenaires
Démo gratuite

GESTION DE DOSSIERS RH

Une gestion RH innovante et motivante

Des dossiers papier éparpillés, jaunis ou incomplets ? Tout cela, c’est terminé ! Avec DocuWare, tous les documents RH sont digitalisés et regroupés en un seul endroit de façon sécurisée et accessibles en un clic ! 

  • Accès rapide aux dossiers du personnel à tout moment 
  • Sécurité des données personnelles et confidentielles
  • Certifié NF552 sur le RGPD et NF203 CCF sur le coffre-fort numérique
  • Digitalisation des dossiers RH orientée vers l’avenir  
Header-EmployeeFile

Plus de 19 000 clients dans tous les secteurs d'activité font confiance à DocuWare

 

Un talent d’organisation pour les documents RH

DocuWare stocke les documents du personnel en toute sécurité et permet d’accéder, de partager et de mettre à jour rapidement les informations pertinentes. Oubliez la paperasse et les listes Excel et effectuez les tâches administratives d’on-boarding ou de gestion de la paie en seulement quelques clics.  

1 Personnel File

 

2 Personnel File

 

Des informations RH accessibles en un clic

Répondez aux demandes RH sans faire de longues recherches. Disposez à tout moment d’une vue d’ensemble des délais, des rendez-vous et de l’exhaustivité des dossiers, tandis que les collaborateurs peuvent consulter leurs documents RH depuis n’importe quel appareil (PC, téléphone portable, tablette...). Pour une gestion des RH toujours plus simple et accessible ! 

 

Une protection des données toujours plus simplifiée 

Éliminez tout risque de perte ou de vol de données personnelles. DocuWare garantit à vos collaborateurs la confidentialité de leurs informations. Seules les personnes autorisées peuvent consulter leurs dossiers. Chaque accès est référencé avec précision et peut donc toujours être tracé. Bénéficiez d'une solution certifiée NF552 sur le RGPD et NF203 CCFN sur le coffre-fort électronique. 

3 Personnel File

 

Vous souhaitez échanger avec nous ?

Automatiser les tâches, réduire la lourdeur administrative

Développer le leadership, fidéliser les collaborateurs, renforcer l’esprit d’équipe malgré le télétravail…
Les idées fusent, mais le temps manque pour les mettre en œuvre ? DocuWare vous permet d’automatiser les tâches administratives manuelles fastidieuses et de consacrer des heures précieuses à des projets stratégiques. 

  • Classement
  • Accès
  • Gestion de la paie
  • Confidentialité
  • Collaboration
  • Délais et dates
    d’échéance scrutés

Éliminer les saisies manuelles répétitives  

  • Grâce au glisser-déposer, à l’application de numérisation ou à l’importation automatique, par ex. depuis Outlook, vous saisissez et triez les documents du personnel et les courriers importants en un clin d’œil.  
  • Les collaborateurs peuvent demander eux-mêmes des modifications de leurs données en quelques clics. Il leur suffit ensuite de les valider. 

Toujours prêt à fournir des informations 

  • L’accès aux données et aux documents se fait via l’affichage des dossiers, des options de filtrage flexibles ou la recherche plein texte. Quoi qu’il en soit, la rapidité de recherche est garantie, même lorsque vous êtes en déplacement, grâce à l’application mobile.  
  • Retrouvez instantanément tous vos documents dans votre tableau de bord personnel, avec leur statut (en cours, validé, refusé…).

Classement automatique des fiches de paie

  • Créez des bulletins de salaire dans le programme de paie de votre choix. DocuWare les stocke ensuite sans intervention de votre part dans les dossiers personnels numériques des employés, qui peuvent y accéder depuis n’importe quel terminal via un lien protégé.  
  • Cela fonctionne également si un cabinet comptable externe se charge de la gestion des salaires. 

  

 

Flux d’informations sans fuites de données

  • Fini les e-mails avec pièces jointes qui circulent sans contrôle. Coordonnez plutôt les commentaires et les approbations via des workflows numériques sécurisés.  
  • Intégrez les tâches et l’accès sécurisé aux documents du personnel dans Microsoft Teams ou d’autres canaux.  

Des tâches effectuées numériquement et rapidement 

  • Utilisez des workflows numériques pour transmettre des documents aux collaborateurs pour approbation ou prise de connaissance. Lors du traitement, il est possible d’ajouter des tampons et des annotations sans modifier les documents originaux.  
  • Ainsi, toutes les parties sont toujours au courant de l’état actuel. Si une tâche prend du retard, DocuWare envoie un rappel.

Des délais toujours respectés

  • Gardez un œil sur les dates et les délais importants grâce aux notifications automatiques et aux informations de statut de DocuWare.  
  • Qu’il s’agisse de l’expiration d’un contrat ou d’un certificat d’un employé, ou encore d’un anniversaire, vous disposez de suffisamment de temps pour tout organiser, même en période de forte activité.

Questions fréquemment posées

Quels documents peuvent être stockés dans le dossier personnel dématérialisé ?

Le dossier personnel dématérialisé peut contenir les documents pertinents relatifs à chaque employé, tels que le dossier de candidature, les fiches de paie, les arrêts maladie, les demandes de congés, les certificats de travail ou les attestations de formation.  

Quel est le niveau de sécurité du stockage numérique des documents RH ?

Les dossiers numériques du personnel sont généralement plus sûrs que les dossiers papier, car ils peuvent être protégés contre tout accès non autorisé. DocuWare s’appuie pour cela sur différentes mesures de sécurité telles que les concepts de rôles et d’autorisations, le cryptage et les sauvegardes de données. Cela permet de garantir que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. 

Qui peut accéder au dossier personnel numérique dans DocuWare ?

Les entreprises peuvent gérer les droits d’accès à l’aide de rôles et d’autorisations afin de s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès au dossier personnel en question. Il est également possible de définir des droits d’accès à granularité fine à des documents ou informations spécifiques.  

Quels processus RH peuvent être automatisés avec DocuWare ?

DocuWare offre de nombreuses possibilités d’automatisation des processus RH, de la gestion des candidatures à l’on-boarding, en passant par l’envoi des fiches de paie et la gestion des absences.  

En combien de temps pouvons-nous mettre en place les dossiers personnels dématérialisés ?

DocuWare propose des modèles et des configurations faciles à utiliser pour différents scénarios d'application, ce qui vous permet d'être opérationnel en quelques jours seulement. Bien entendu, DocuWare peut également être personnalisé. La durée de mise en œuvre de DocuWare dépend de la complexité des besoins de chaque entreprise. 

Témoignages inspirants

DocuWare nous permet de gérer le pool central de documents et les flux de travail de manière flexible, moderne et structurée. Cela a ouvert la voie à de nouveaux processus et formes de collaboration, plus adaptés. 

Lire l'étude client

Martin Hettich
responsable informatique et membre de la direction, SUISSIMAGE

Certifié et de premier ordre

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Créez des processus métier fluides et évolutifs

Profitez du potentiel d’une plateforme puissante pour la gestion des documents et l’automatisation des flux de travail.
Numérisez les processus au-delà du traitement des factures afin d’accroître la productivité et le succès de votre entreprise. 

Prêt à simplifier la gestion des dossiers des employés ?

 

 

Contactez-nous pour en savoir-plus !

Découvrez comment exploiter tout le potentiel de DocuWare en quelques jours seulement et posez toutes vos questions à nos experts.

Nous serons ravis de vous présenter la solution, par le biais d'un de nos experts en digitalisation ou via notre réseau de partenaires en région.
© 2024 DocuWare Europe GmbH