Chez SUISSIMAGE, la phase de planification et de mise en œuvre du projet de GED a été minutieusement préparée avec le partenaire expérimenté de DocuWare et le démarrage s’est fait en douceur. L’accent a été mis sur le développement d’une structure de classement logique et uniforme pour l’ensemble de l’activité, et cela a porté ses fruits. Les employés étaient initialement réfractaires à un changement dans des processus de travail qui leur étaient familiers mais de bons arguments ont finalement permis de vaincre leurs réticences. En mars 2019, DocuWare a été mis en œuvre avec succès dans le service de comptabilité avec un workflow de validation des factures. Les factures entrantes sont désormais numérisées quotidiennement et archivées dans DocuWare, ce qui déclenche immédiatement un workflow. La facture apparaît dans la liste des tâches du service. Là, elle est préenregistrée avec Sage et passe automatiquement dans la liste des tâches de la direction. Cette dernière reçoit un e-mail avec un lien vers la liste dès qu’une nouvelle facture doit être contrôlée. La direction vérifie la facture et la renvoie au service comptable avec un tampon électronique. Là, elle est validée pour le paiement, comptabilisée dans Sage puis archivée. Le workflow est alors terminé. Les employés apprécient le fait de pouvoir accéder à tous les documents directement dans Sage et de ne pas devoir abandonner leur interface de travail habituelle. Le système s’est avéré particulièrement utile pendant la crise sanitaire. Les employés ont pu effectuer toutes les étapes de travail nécessaires même à distance, distribuer les reçus et payer les factures à temps après validation. « Aujourd’hui, tout le monde admet que DocuWare est un élément essentiel des outils de travail et est accepté de tous », raconte Martin Hettich.
Mais ce que l’informaticien apprécie particulièrement dans l’utilisation de la GED, c’est la flexibilité et l’ouverture du système : « DocuWare offre la possibilité de créer sa propre structure, afin que celle-ci corresponde à notre culture et à nos besoins. D’ici cinq ans, la GED devrait être étendue à presque tous les domaines chez SUISSIMAGE », prévoit M. Hettich. Le département de gestion des membres est déjà en train d’archiver des milliers de déclarations d’œuvres et de contrats, qui sont stockés dans des dossiers papier et sous forme de fichiers électroniques, dans l'armoire numérique. L’objectif est d’avoir une meilleure vue d’ensemble et de disposer d’un accès plus rapide à tous les documents relatifs à l’exploitation des droits d’un membre. M. Hettich souligne : « Le projet va encore prendre un certain temps. Cela va nous permettre d’en gagner beaucoup à l’avenir et d’économiser du papier. Mais la charge de travail pour migrer les dossiers existants est considérable. » Le responsable informatique espère obtenir des avantages plus rapides du workflow de traitement des demandes d’adhésion. Il devrait permettre de gagner du temps de travail tout en améliorant le service. Le prochain point à l’ordre du jour est le dossier RH du personnel.
