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Audencia, grande Ecole de Commerce et Management basée à Nantes, choisit DocuWare pour la digitalisation de ses dossiers étudiants et vacataires.

Audencia, grande Ecole de Commerce et Management basée à Nantes, choisit DocuWare pour la digitalisation de ses 5000 dossiers étudiants et 1000 vacataires.

Fondée à Nantes en 1900, Audencia – ex ESC Nantes, dont la dénomination est née de la conjugaison du latin « audientia » l'écoute et « audacia » l'audace – se positionne, avec une première accréditation EQUIS dès 1998, parmi les meilleures Ecoles de Management européennes.

L’Ecole entame un vaste programme de transformation digitale dès 2015, et souhaite y inclure le périmètre de la gestion électronique de documents (GED) en 2019.

La direction de la transformation digitale se met alors en quête d’un outil d’archivage et de dématérialisation de ses dossiers étudiants et lance son appel d’offres fin 2019.

A l’issue d’un appel d’offres mené auprès de 4 prestataires de GED, DocuWare se démarque et remporte l’adhésion des décideurs du projet 

La solution DocuWare est retenue début 2020 en raison de son approche modulaire et sa capacité à s’intégrer dans le système d’information du client, avec son ERP Aurion et les applications développées en interne.

Pays:
France
Industrie:
Éducation
Domaine d’utilisation:
Finance |Ressources humaines
Déploiement:
On-Premises
Integration:
Aurion

A l’issue d’un appel d’offres, DocuWare s’est distinguée des autres solutions concurrentes par son approche modulaire, son intégration dans notre SI et sa facilité de prise en main. Son coût a également été un élément déterminant dans notre prise de décision.

Lilian Méteil
Chargé d’Applications Métiers - Digital Transformation and IT Directorate, Audencia, Nantes (France)

« Nous ne souhaitions pas déployer toutes les briques de la GED en même temps et l’approche modulaire de DocuWare nous a séduit », précise Lilian Méteil.

En outre, la souplesse d’utilisation de DocuWare, son ergonomie et sa prise en main intuitive sont également plébiscitées par rapport aux solutions concurrentes, jugées « datées » et trop complexes d’utilisation. 

Enfin, le rapport qualité/prix de la solution on-premise, élément impactant dans le processus de décision final, et l’accompagnement personnalisé de son distributeur, basé dans la région nantaise, ont définitivement convaincu les décideurs de sélectionner DocuWare parmi les autres solutions du marché.

La digitalisation des dossiers étudiants et vacataires : un dispositif central dans le dispositif de l’Ecole

 Le périmètre initial du projet concerne la digitalisation des dossiers étudiants : les documents obligatoires pour la scolarité, telles que les pièces d’identité, les diplômes, les résultats aux différents tests (anglais, etc) permettant de constituer le dossier d’inscription complet. 

A cela s’ajoute les documents produits par l’école en cours d’année scolaire : le certificat de scolarité, les bulletins de notes, consultables et téléchargeables en ligne par les étudiants depuis leur espace personnel.

Au total, cela représente un volume de 17000 documents dématérialisés pour les 5000 étudiants et près de 3000 documents pour le millier de vacataires travaillant sur le Campus.

Ce premier chantier de digitalisation, initié au printemps 2020, a largement bénéficié aux étudiants et au personnel de l’Ecole, qui ont pu accéder à leurs documents à distance.

Satisfait de DocuWare, Lilian Méteil envisage désormais d’étendre le périmètre fonctionnel de la solution en 2021.

Parmi les nouveautés envisagées : 

  • L’extension à 60 utilisateurs supplémentaires de la fonctionnalité « Connect to Outlook » qui permet d’enregistrer et d’archiver des emails dans DocuWare depuis un simple clic depuis l’interface du logiciel de messagerie. « Cet outil est déjà utilisé par 20 utilisateurs en interne et fait gagner beaucoup de temps à nos assistantes », précise Lilian Méteil.
  • L’utilisation de la fonctionnalité « smart connect » qui permet en un clic seulement, d’afficher tous les documents associés au processus concerné, quel que soit le logiciel utilisé. Grâce à cela, les saisies répétées sont évitées, ainsi que les pertes de temps dues au passage entre divers programmes.
L’accompagnement du distributeur DocuWare, sa bonne compréhension de nos besoins et son ancrage local nous ont conforté dans notre choix de retenir la solution.

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