« Nous ne souhaitions pas déployer toutes les briques de la GED en même temps et l’approche modulaire de DocuWare nous a séduit », précise Lilian Méteil.
En outre, la souplesse d’utilisation de DocuWare, son ergonomie et sa prise en main intuitive sont également plébiscitées par rapport aux solutions concurrentes, jugées « datées » et trop complexes d’utilisation.
Enfin, le rapport qualité/prix de la solution on-premise, élément impactant dans le processus de décision final, et l’accompagnement personnalisé de son distributeur, basé dans la région nantaise, ont définitivement convaincu les décideurs de sélectionner DocuWare parmi les autres solutions du marché.
La digitalisation des dossiers étudiants et vacataires : un dispositif central dans le dispositif de l’Ecole
Le périmètre initial du projet concerne la digitalisation des dossiers étudiants : les documents obligatoires pour la scolarité, telles que les pièces d’identité, les diplômes, les résultats aux différents tests (anglais, etc) permettant de constituer le dossier d’inscription complet.
A cela s’ajoute les documents produits par l’école en cours d’année scolaire : le certificat de scolarité, les bulletins de notes, consultables et téléchargeables en ligne par les étudiants depuis leur espace personnel.
Au total, cela représente un volume de 17000 documents dématérialisés pour les 5000 étudiants et près de 3000 documents pour le millier de vacataires travaillant sur le Campus.
Ce premier chantier de digitalisation, initié au printemps 2020, a largement bénéficié aux étudiants et au personnel de l’Ecole, qui ont pu accéder à leurs documents à distance.
Satisfait de DocuWare, Lilian Méteil envisage désormais d’étendre le périmètre fonctionnel de la solution en 2021.
Parmi les nouveautés envisagées :
- L’extension à 60 utilisateurs supplémentaires de la fonctionnalité « Connect to Outlook » qui permet d’enregistrer et d’archiver des emails dans DocuWare depuis un simple clic depuis l’interface du logiciel de messagerie. « Cet outil est déjà utilisé par 20 utilisateurs en interne et fait gagner beaucoup de temps à nos assistantes », précise Lilian Méteil.
- L’utilisation de la fonctionnalité « smart connect » qui permet en un clic seulement, d’afficher tous les documents associés au processus concerné, quel que soit le logiciel utilisé. Grâce à cela, les saisies répétées sont évitées, ainsi que les pertes de temps dues au passage entre divers programmes.
