Passer au zéro papier avec la dématérialisation et la GED

Le coût élevé du papier

Le papier est omniprésent. Les services Comptabilité, Juridique et RH dépendent de processus impliquant une utilisation importante des documents imprimés. Cela entraîne inévitablement des ralentissements lorsqu’il s’agit d’en traiter des milliers.

En effet, la classification et la recherche de tels documents peuvent vite s’avérer coûteuses, complexes et chronophages:

Dépenses superflues: 700€ pour chaque document égaré; 125€ pour chaque document mal classifié.

Continuité des opérations: 70% des entreprises courent des risques en cas de perte importante de leurs documents papier.

Absence de sécurité : 98% des imprimantes utilisées en entreprise sont susceptibles d’être piratées.

Les avantages de la dématérialisation

De nombreuses organisations ont déjà profité d’économies considérables, rendues possibles grâce au passage vers des solutions numériques simples et pratiques. De la réduction ou la suppression du papier en entreprise découlent plusieurs avantages.

Réduction des coûts

Bien que le coût du papier soit important, il ne s’agit pas de la seule économie réalisable. Les frais d'achat de cartouches d'encre, les frais d'envois postaux et liés aux mises à niveaux des imprimantes se réduisent également, sans oublier le gain de place procuré par la suppression des meubles encombrants.

Amélioration de la sécurité

Les solutions numériques permettent aussi la consultation de certains documents et informations uniquement par les personnes habilitées. En cas d’incendie, d’inondation ou d'autres riques, la reprise d'activité après sinistre est également optimisée car les fichiers numériques peuvent être facilement récupérés. La dématérialisation des documents permet donc d'atteindre un niveau de sécurité plus élevé qu'avec les documents papier, notamment les documents confidentiels, qui peuvent s'égarer ou être consultés par des tiers (lorsqu'ils sont laissés dans le bac de l'imprimante ou sur un bureau par exemple).

Simplification des opérations

Réduisez le temps de traitement de 75 % dans tous les services, y compris les services Comptabilité, juridique et Ressources Humaines (RH).

Le passage au zéro papier permet également l'adoption de nouveaux outils et de nouveaux process, permettant de fluidifier et de sécuriser les transactions, comme le recours à la signature électronique.