Les processus papier sont onéreux, difficiles à intégrer aux workflows et susceptibles d’engendrer d’importants risques de sécurité.
Selon Gartner, les entreprises dépensent 1 à 3 % de leurs revenus dans l’impression de documents. À cela s’ajoutent l’archivage, l’envoi et le stockage des documents. Sans compter, bien sûr, le coût du papier lui-même.
Il convient également de prendre en compte le temps consacré à ces opérations, qui empêchent les employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Chaque année en France, on consomme près de 11 millions de tonnes de papier. Chaque français consomme en moyenne 167 kg de papier par an.
Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est ainsi utilisée dans le cadre du travail.
La consommation de papier a aussi des répercussions sur le plan économique : une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.
Voici trois avantages relatifs à la suppression du papier, ainsi que des études de cas associées :
1. Coûts de fonctionnement réduitsLa dématérialisation des processus papier réduit les coûts d’impression et de fonctionnement :
Pour en finir avec la course à l’information, le Groupe Rocher veut remettre à plat et organiser sa gestion documentaire. Il faut à la fois rendre plus efficace la recherche de documents, diminuer le volume de papier, mieux partager l’information et pérenniser les données. Le projet « Démat » voit je jour. La volumétrie des documents papier à traiter est alors estimée à 692 armoires, soit l’équivalent de 4 152 mètres linéaires. Il faut parvenir à n’en conserver que la moitié, le reste devant être numérisé, archivé ou détruit. La mise en place du projet aura duré 14 mois pendant lesquels trois personnes sont affectées en interne à la coordination. DocuWare est retenu pour mener à bien cet ambitieux projet de dématérialisation.
Résultat :
Bien plus que ce qui était attendu au départ du projet, l’équivalent de 771 armoires a été soit jeté, soit archivé sur avec ou sans numérisation. L’équivalent de 825 454 pages ont été numérisées. Le gain de place est important et le regroupement des activités sur un seul et même site a permis de réduire considérablement les coûts immobiliers.
Utilisée à l’origine du projet pour stocker les documents numérisés et réduire l’usage du papier au sein du groupe, la GED DocuWare a depuis été plus largement utilisée et adoptée au sein des services existants, dans un objectif d’archivage, de collaboration, de traçabilité et de suivi des process qualité.
2. Regain de temps à consacrer à la productivitéDes informations stockées de manière centralisée et indexées correctement sont aisément accessibles. Vos employés gagneront du temps et pourront partager des données plus facilement au sein de votre entreprise.
Ces avantages permettent d’accélérer les processus et contribuent à réaliser des gains de temps lors d’opérations importantes comme la facturation, l’intégration de nouveaux employés et les collectes. Par exemple, vous pouvez accélérer l’automatisation du traitement des factures en associant automatiquement les documents (bons de commande, contrats, etc.).
Il est également possible d’intégrer des applications. Par exemple, l’intégration de systèmes de gestion de documents, de factures et de relation client permet d’éviter de multiplier les tâches et d’optimiser l’échange des informations.
Avec 4500 collaborateurs, le groupe DeCA Propreté représente l’un des principaux acteurs du nettoyage industriel en France. Parmi ses 5500 clients, figurent des entreprises, des collectivités et des écoles à qui DeCA Propreté propose des prestations de nettoyage et d’entretien personnalisées sur l’ensemble du territoire.
La société recherchait une solution GED évolutive pour l’ensemble de ses utilisateurs. Avec 24 agences, DeCA Propreté dispose d’une large couverture dans l’hexagone. La nécessité de disposer d’un outil unique, centralisant l’ensemble des flux de documents entre les différentes entités, constitue dès lors un élément essentiel du projet. L’accès et la recherche facilités aux documents, leur pérennité et leur validation plus fluide font également partie des motifs prioritaires d’acquisition d’une GED.
Le résultat :La solution DocuWare est mise en place en janvier 2020. Le cœur du périmètre concerne la dématérialisation des factures fournisseurs du groupe. Les autres documents achats tels que les dossiers fournisseurs, les contrats et les devis associés font également partie intégrante du projet.
Depuis novembre 2020, le périmètre a été étendu à dématérialisation de la facture client. 4900 factures sont ainsi éditées chaque mois dans DocuWare.
L’adoption de l’outil et son adhésion par les personnes concernées ont été très rapides. Outre le gain de temps et les économies générées par la solution, l’accessibilité est également un bénéfice largement mis en avant par l'entreprise : grâce à l’application mobile, aucun document ne reste en attente de traitement.
Les factures clients envoyées par email représentent un gain de 2 jours de travail par mois au service facturation
3. Meilleure sécurité et mise en conformitéLa sécurité de vos données est cruciale. La négliger pourrait entraîner des pertes d’informations susceptibles d’avoir une incidence négative sur les activités de l’entreprise et les relations client.
Les systèmes numériques offrent un environnement plus sécurisé : Les fuites sont évitées grâce au chiffrement des documents et des échanges, ainsi qu’au contrôle d’accès aux fichiers.
La mise en conformité aux normes HIPAA ou au RGPD est facilitée, et vous profitez d’une meilleure protection en cas de sinistre. Plusieurs sauvegardes sécurisées et redondantes permettent en effet de récupérer sans problème vos données.
The Woodland Trust est l’association caritative de conservation des forêts la plus importante au Royaume-Uni. Prévoyant de déménager dans des bureaux plus petits comportant un espace stockage limité, elle s’est mise en quête de trouver un partenaire pour la gestion des documents qui lui permettrait :
DocuWare lui a proposé une solution personnalisée pour son service juridique, s’est occupé de l’intégration et a rendu les documents accessibles de n’importe où, quel que soit l’appareil utilisé.
The Woodland Trust peut désormais stocker des documents dématérialisés dans un format légalement admissible, et peut se tenir prêt à tout audit financier.
Les problèmes liés au papier et les avantages de la dématérialisation ayant été abordés, passons aux moyens d’abandonner le papier en 90 jours.
Marc est comptable depuis 10 ans. Il gère les créances, les comptes débiteurs, et bien plus encore. Son travail dépendant des données à sa disposition, il réfléchit constamment à l’amélioration des processus. Sa supérieure, c’est Samantha, la directrice financière.
Lorsque la direction a contacté Samantha pour lui annoncer son projet de dématérialisation des documents, qui commencerait avec le service de comptabilité, elle a immédiatement pensé à Jason.
Elle lui a donc expliqué la situation. Aussitôt, Jason s’est attelé à la mise en place d’un processus sans papier en 90 jours sous la direction de Samantha. Pour ce faire, il a suivi 6 étapes simples.
90 jours représentent un objectif trimestriel raisonnable. Il s’agit d’un délai idéal, ni trop long, ni trop court, assurant une mise en place appropriée. Jason lui-même en a conclu qu’une telle période permettait de travailler avec efficacité.
Les étapes en question sont les suivantes :
Les processus problématiques sont laborieux, difficiles à intégrer aux workflows, et très exigeants auprès des employés qui doivent y consacrer de précieuses heures de travail. Concentrez-vous sur les services les plus importants, comme les RH, la comptabilité, le marketing et les ventes. Identifiez ensuite les processus qui dépendent des documents, tels que le traitement des factures et les évaluations des employés.
Dans le cas de Marc, son service étant le premier à être concerné, il lui incombait de choisir un processus devant être dématérialisé. Il a décidé de commencer par un processus spécifique, plutôt que de faire l’erreur d’en gérer plusieurs à la fois, ce qui le ralentirait.
Une fois tous les processus analysés, il a choisi celui dédié aux créances. En effet, celui-ci impliquait une quantité phénoménale de documents papier, engendrait de nombreuses erreurs et n’était aucunement automatisé.
Une telle initiative ne peut être menée à terme qu’avec le soutien des cadres et de la direction. C’est pourquoi il est crucial de créer une équipe comptant des cadres et directeurs provenant de divers services.
Leur mission consistera à vous informer des opportunités et défis liés au projet de dématérialisation dans chaque service. Ainsi, tous les départements de l’entreprise seront investis et joueront un rôle primordial dans cette initiative.
Dans notre exemple, Marc jouait le rôle du représentant de service qui fournissait des informations à Samantha. Leurs directeurs s’étaient, bien entendu, déjà engagés à mener à bien le projet.
Il incombait simplement à Marc de sensibiliser ses collègues du service de comptabilité en leur expliquant en quoi la dématérialisation pourra s’avérer bénéfique. Pourquoi ? Parce qu’il sait que nombre d’employés se soucient uniquement de leurs tâches quotidiennes et acceptent d’adopter un nouveau processus seulement s’il leur facilite la vie.
Il lui fallait donc leur faire comprendre les avantages liés à la dématérialisation. Pour ce faire, il créa une présentation détaillant les raisons ayant motivé l’initiative, les problèmes liés aux workflows actuels et les améliorations rendues possibles par le nouveau système.
Enfin, sachant que le projet ne pourrait être mené à bien sans le soutien du service informatique, il a également organisé une réunion privée avec ses responsables, qui devront collaborer avec le sous-traitant ECM pour concevoir et déployer une solution.
Il convient de comprendre toutes les étapes des processus actuels afin d’identifier leurs faiblesses et de créer des solutions adaptées.
Marc a donc commencé par s’intéresser à trois étapes cruciales du traitement des documents :
Pour mieux comprendre les processus actuels et identifier les opportunités de dématérialisation dans le service des créances, Marc s’est posé les questions suivantes :
L’étape de conception donne souvent lieu à des attentes de la part des utilisateurs finaux, qui imaginent l’interface et le fonctionnement de la solution. Sa version finale dépendra cependant des processus de l’entreprise, des défis rencontrés et de ses objectifs.
Marc s’est donc mis en quête d’un partenaire. Samantha lui a donné les conseils suivants :
Selon Samantha, il vaut mieux se tourner vers les éditeurs qui offrent des solutions adaptées aux PME et résolvant des problèmes concrets. Une entreprise telle que DocuWare, par exemple, propose des solutions uniques, adaptées à divers secteurs (gestion des employés, marketing et ventes, et bien sûr comptabilité et finances). En outre, ces solutions sont basées dans le cloud, ce qui revêt une importance capitale.
Le cloud requiert peu de maintenance en comparaison des systèmes on-premise. Il permet également des déploiements rapides et une acquisition des solutions par département, optimise la flexibilité des opérations, et n’induit pas de coûts d’acquisition élevés.
Une fois le partenaire choisi par Marc, il ne lui restait plus qu’à déployer la solution.
Les détails du déploiement dépendent de votre entreprise, de la solution et de votre partenaire. Il peut par exemple s’avérer pertinent de commencer par un test ou de procéder par phases.
Jason a collaboré étroitement avec le fournisseur de gestion de documents et l’administrateur informatique pour mettre en place le système étape par étape :
Grâce à cette démonstration, l’équipe de Jason a découvert comment la solution permettra de résoudre les problèmes de l’entreprise. Le fournisseur de gestion de documents a utilisé leurs ressources pour illustrer l’automatisation et l’amélioration des processus clé.
De nouvelles idées d’amélioration sont apparues après chaque étape de test. L’équipe voulait s’assurer que la solution était aussi intuitive que possible. Pour ce faire, des cases à cocher et menus déroulants ont été ajoutés partout où cela était utile. Certaines tâches ont également été scindées en deux afin de simplifier les workflows. D’autres, au contraire, ont été combinées dans le même but.
Avant de commencer, l’équipe de Jason a sensibilisé les autres employés au projet afin de s’assurer de leur engagement. Pour ce faire, elle a créé plusieurs vidéos YouTube présentant clairement la solution. Les administrateurs système et utilisateurs avancés ont ensuite été formés à son utilisation. Ils ont à leur tour informé leur entourage des avantages liés à l’automatisation des tâches que permet la solution. Après avoir célébré le lancement de la solution avec tous les employés de l’entreprise, Jason et son équipe étaient enfin prêts.
La version finale de leur solution comprenait les fonctionnalités suivantes :
Jason a également formé les employés à l’utilisation du système. L’administrateur informatique et lui ont accompagné les équipes lors de chaque étape du nouveau processus, afin de s’assurer qu’elles le maîtrisent parfaitement.
Il convient de tirer le meilleur parti de vos nouveaux systèmes. Votre processus dématérialisé peut évoluer et être appliqué à d’autres services de votre organisation.
La comptabilité ayant servi de département d’essai, Jason a documenté chaque étape du projet. Grâce à lui, l’implémentation du processus dans d’autres services et le transfert des connaissances en général s’en trouveront facilités.
D’autant que cela évitera tout problème si Jason et l’administrateur informatique quittent un jour l’entreprise.
L’impact du passage au numérique sous 90 jours a été mesuré à l’aide des questions suivantes :
Jason et Samantha sont parvenus à obtenir un retour sur investissement en termes de gestion des documents. Ils se sont rendus compte que leur nouveau système fonctionnait à merveille et pouvait être répliqué facilement à tous les services.
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