Même si certaines grandes entreprises demandent à leurs collaborateurs de revenir au bureau, le télétravail et le mode hybride sont bel et bien là pour durer. En France, au premier semestre 2024, le télétravail concerne plus d’un salarié du secteur privé sur cinq. 22% des salariés pratiquent le télétravail au moins une fois par mois en 2024. Ce chiffre était de 4% en 2019, avant la crise du Covid19 (sources : INSEE). Encore faut-il avoir les bons outils pour travailler efficacement et collaborer entre équipes à distance.
Voici trois outils mobiles qui boostent la performance de vos équipes à distance : l’application DocuWare Mobile, DocuWare Forms et les signatures électroniques.
Contenu:
- Pourquoi les outils de collaboration sont indispensables pour les équipes à distance
- Application DocuWare Mobile : restez connecté à tout moment
- DocuWare Forms : simplifiez la saisie et le partage des données
- Signatures électroniques : rapides, fiables et conformes
- Conclusion : passez à l’action avec les bons outils
Pourquoi les outils de collaboration sont indispensables pour les équipes à distance
Le travail hybride, qui combine présence au bureau et télétravail, pose son lot de défis qui peuvent nuire à l’efficacité des collaborateurs : communication complexe, décalages horaires, workflows désorganisés… Sans les bons outils numériques, il devient difficile de suivre le rythme, de collaborer efficacement et de rester impliqué. Les solutions mobiles intégrées permettent une expérience fluide et réduisent les frictions liées au travail à distance. Quelles possibilités offrent les outils mobiles performants ?
Améliorer la communication et la collaboration
Une communication fluide est un enjeu majeur du télétravail. D’après un rapport de LEAD (2023), 54 % des télétravailleurs estiment qu’un manque de communication réduit la confiance envers la direction et 52 % pensent qu’il nuit aux relations entre collègues. Les outils mobiles de collaboration, avec notifications push, messagerie et alertes de workflow, comblent ces lacunes.
Les systèmes de gestion documentaire (GED) tels que DocuWare proposent des notifications par e-mail et des workflows automatisés, accessibles aussi bien au bureau que via l’application mobile. Les employés peuvent ainsi recevoir des mises à jour, approuver des demandes et accomplir leurs tâches sans attendre, quel que soit leur lieu de travail. Résultat : moins d’e-mails, des délais de réponse raccourcis et des équipes qui restent alignées.
Gagner en productivité et en efficacité
Les outils numériques qui automatisent les tâches répétitives sont de véritables alliés pour les équipes hybrides. Ils permettent d’accéder instantanément à des documents, de les modifier ou de les partager, sans blocages liés aux processus manuels.
Grâce au cloud, les employés peuvent accéder aux documents sans VPN, depuis leur domicile ou en déplacement, assurant une continuité des activités.
Renforcer l’engagement et le moral des collaborateurs
Des outils simples d’utilisation permettent aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. En réduisant les tâches manuelles, ils gagnent du temps pour contribuer pleinement aux objectifs collectifs. Cela renforce leur engagement et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
De plus, la transparence des outils collaboratifs permet à chacun de suivre l’avancement des projets et de participer activement, même à distance ou dans des fuseaux horaires différents.
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Application DocuWare Mobile : restez connecté à tout moment
L’application DocuWare Mobile offre un accès sécurisé à votre système de gestion documentaire depuis n’importe quel appareil. Idéale pour les équipes hybrides, elle vous permet de consulter vos documents, workflows et tâches d’approbation en temps réel, où que vous soyez.
Fonctionnalités clés
- Accès et gestion des documents : consultez, recherchez et modifiez les documents stockés dans les armoires numériques ou les bacs à documents. Les données d’indexation peuvent être modifiées directement depuis un appareil mobile.
- Workflow management : recevez des alertes et intervenez directement sur les tâches (approbations, révisions).
- Collaboration en temps réel : tampons numériques et mises à jour d’index garantissent des versions toujours à jour.
Avantages pour les équipes hybrides
L’appli mobile est parfaite pour les équipes terrain ou les commerciaux en déplacement : validations urgentes, notes de frais, contrats, tout se fait en quelques clics. Par exemple, un chef de projet peut approuver des plans directement sur chantier, évitant ainsi des retards inutiles. Grâce à la synchronisation centrale des workflows, les processus sont plus fluides et transparents.
À mettre en place
- Déployez l’application DocuWare Mobile pour assurer un accès distant aux documents et workflows essentiels.
- Encouragez le suivi des tâches et l’approbation en ligne pour maintenir le rythme dans les équipes dispersées.
- Sécurisez les partages mobiles pour limiter les risques hors bureau.
DocuWare Forms : simplifiez la saisie et le partage des données
Avec son interface intuitive, DocuWare Forms permet de créer facilement des formulaires en ligne depuis n’importe quel appareil, sans aucune compétence technique. Fini les écritures illisibles ou les erreurs de saisie : les données sont directement collectées à la source, et les responsables de processus sont alertés dès qu’un formulaire est soumis.
Fonctionnalités clés
- Création intuitive : outils de glisser-déposer pour des formulaires dynamiques et personnalisés, le tout sans codage
- Collecte automatisée : validation et intégration directe des données dans le système et donc moins de risques d’erreurs
- Intégration aux workflows : déclenchement automatique de processus après la soumission d’un formulaire (approbations, transferts)
- Sécurité et conformité : données chiffrées et archivées en toute sécurité
Avantages pour les équipes hybrides
Les services RH, par exemple, peuvent utiliser des formulaires pour gérer le suivi des demandes internes ou l’intégration d’un nouvel employé à distance ou en quelques clics : une fois le formulaire rempli, les services concernés (IT, RH) reçoivent l’info et déclenchent les étapes suivantes (matériel, comptes…). Résultat : moins d’e-mails, plus de réactivité. En combinant formulaires électroniques et workflows, vos équipes peuvent automatiser les suivis, gérer les escalades et envoyer des notifications dès qu’un formulaire est soumis.
Elles peuvent le faire de n’importe où, ce qui permet d’accélérer les processus internes.
À mettre en place
- Remplacez les formulaires papier par leur version numérique pour gagner du temps et éviter les erreurs.
- Formez les équipes hybrides à utiliser les formulaires pour les demandes courantes et la soumission de données.
- Connectez les formulaires aux workflows pour un traitement rapide et conforme.
Signatures électroniques : rapides, fiables et conformes
Saviez-vous que les signatures électroniques ont la même valeur légale que les signatures manuscrites ? En plus d’être pratiques, elles garantissent l’intégrité du document et l’identité des signataires.
DocuWare propose une solution de signature électronique intégrée directement au système de gestion documentaire. Plus besoin d’imprimer, de scanner ou d’envoyer quoi que ce soit.
Il existe plusieurs niveaux de signature électronique :
- Simple : un nom tapé ou un tampon DocuWare, suffisant dans les cas à faible enjeu
- Avancée : chiffrée, liée de manière unique au signataire
- Qualifiée : la plus sécurisée, validée via un certificat émis par un prestataire de services de confiance (trust service provider – TSP)
DocuWare prend en charge les trois types, utilisables sur ordinateur, tablette ou smartphone.
Fonctionnalités clés
- Valeur juridique : les signatures avancées et qualifiées sont juridiquement valides dans de nombreux cas et sont souvent conformes aux normes internationales.
- Sécurité et chiffrement : les signatures numériques simples apposées sur les documents archivés dans DocuWare sont suivies par une piste d’audit ou un horodatage, tandis que les signatures qualifiées et avancées sont protégées par une clé chiffrée accessible uniquement au signataire. Les signatures avancées bénéficient d’un niveau de sécurité supplémentaire grâce à un certificat confidentiel.
- Gains de temps et d’argent : plus besoin d’impressions ni d’envois postaux ; les délais sont raccourcis et les coûts réduits.
- Intégration avec DocuWare : les signatures s’intègrent aux workflows existants, assurant un archivage conforme et un accès immédiat.
Avantages pour les équipes hybrides
Les services commerciaux et financiers peuvent finaliser des contrats ou valider des factures sans attendre un rendez-vous physique. Un commercial à distance peut envoyer un contrat à signer, le récupérer signé en quelques heures, et lancer automatiquement la suite du processus. Résultat : délais réduits et conformité assurée.
À mettre en place
- Intégrez les signatures électroniques pour valider les documents à distance en toute sécurité.
- Utilisez les workflows DocuWare pour fluidifier l’exécution des contrats.
- Garantissez la conformité et la traçabilité grâce aux pistes d’audit et au chiffrement.
Conclusion : passez à l’action avec les bons outils
Le modèle hybride s’impose comme la nouvelle norme. Pour rester performantes, les entreprises doivent s’équiper d’outils numériques qui favorisent la collaboration à distance, boostent la productivité et assurent la conformité. L’application DocuWare Mobile, DocuWare Forms et les signatures électroniques forment un trio gagnant pour connecter vos équipes où qu’elles soient.
Avec la bonne technologie, vous bâtissez une équipe hybride agile, résiliente et prête à relever les défis de demain.
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