A l’occasion du salon Documation, qui s’est déroulé les 22,23 et 24 mars 2022 à Paris, Porte de Versailles, DocuWare, en collaboration avec son partenaire intégrateur Belharra Numérique, a animé une conférence sur la thématique : "Comment associer les directions opérationnelles dans la mise en œuvre d’une solution GED transverse ? Avec le retour d’expérience du projet GESEC".
Devant une salle comble, nos intervenants ; Olivier Rajzman, Directeur Commercial de DocuWare France & Benelux, et Patrick Bourg, Directeur des Opérations chez Belharra Numérique, sont revenus sur la mise en œuvre du projet GESEC, et le retour d’expérience de la mise en place d’une solution GED transverse et collaborative auprès des adhérents du groupement.
Voici quelques enseignements de la conférence :
Accompagner au quotidien les adhérents dans leur transformation numérique
Le Gesec est un Groupement d’Intérêt Économique (GIE) fondé en 1970 qui regroupe, sur l’ensemble de la France, 400 PME spécialisées dans les travaux neufs ou de réhabilitation et la maintenance des installations de chauffage, ventilation, climatisation, plomberie, électricité et énergies renouvelables. Elles couvrent les marchés tertiaires public et privé, ainsi que le marché du particulier.
Le métier historique du Gesec est d’accompagner au quotidien les entreprises, via une offre de services assurée par plus de 30 collaborateurs experts : juridique, technique, réglementation, RH, commerce, système d’information, communication… Chaque entreprise adhérente bénéficie d’un suivi personnalisé pour s’adapter aux évolutions techniques et réglementaires qui impactent son métier.
Les besoins du GESEC
- Mutualiser une démarche collective auprès de ses adhérents
- Développer et packager une solution adaptée aux besoins de tous les adhérents
- Faciliter le déploiement d’une GED pour accélérer la transformation digitale
- Un service à haute valeur ajoutée pour un prix compétitif et transparent
- Personnaliser le service « Support & Assistance » pour accompagner l’utilisation
- Assurer sa mise en conformité avec la loi sur la facturation électronique obligatoire en 2024
Pour ce faire, le GESEC était en recherche d’une plateforme GED collaborative qui réponde aux besoins immédiats des adhérents mais surtout qui accompagne le groupement dans une démarche de transformation numérique sur le long terme.
Pourquoi la GED DocuWare ?
La solution DocuWare Cloud Clés en main a été retenue, en raison de :
- sa transversalité, permettant de répondre à l’ensemble des besoins des adhérents,
- son évolutivité, particulièrement adaptée aux besoins des PME en croissance, avec la possibilité de déployer les différents modules de façon souple et indépendamment les uns des autres
- La puissance de ses workflows, permettant le travail collaboratif et la validation des documents entre les différents services
- sa facilité de déploiement et son intuitivité, permettant de démarrer en quelques jours seulement avec la solution
- son interopérabilité avec les outils métiers utilisés au sein du GIE.
Les 4 modules « Métier » retenus
Achats / Fournisseurs
- Traitement des factures fournisseurs pour faciliter le contrôle, la validation et l’archivage de la pièce comptable.
- Processus pour automatiser la saisie et l’intégration des données dans les logiciels de gestion ou de Comptabilité.
Prévention Juridique Chantier
- Vérifier la « complétude » du dossier Chantier pour répondre aux exigences de chaque type de sinistre ou litige, tout au long de la vie du chantier
- Coordonner les actions à mener selon les procédures associées aux différents types de litiges (Conformité à la livraison, garantie décennale, …)
RH / Dossier Salarié
- Gestion de l’ensemble des documents rattachés à un salarié avec gestion de la complétude du dossier, de la péremption des documents. Envois de relances, suivi des actions.
- Mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie (option)
Facture Client
- Envoyer la facture « Client » en dématérialisé avec une piste d’audit fiable et une valeur probante ou via la plateforme ChorusPro ou au format Factur-X
- Gérer les relances et le suivre des délais d’encaissement.
- Limiter les coûts de mise sous pli ou d’affranchissement pour les envois courrier qui s’imposent
Les bénéfices pour les adhérents
- Faciliter le classement, la recherche, le partage et la diffusion des documents
- Accéder aux documents 24h/24 : Stocker dans un espace sécurisé et accès en mobilité
- Accélérer les temps de traitement : Automatiser les processus et circuit de validation
- Sécuriser les documents : Gérer les droits d’accès, la traçabilité et la sauvegarde
- Interfacer les données et les traitements avec les solutions de l’entreprise, logiciel comptable
- Conformité à l’article 153 - loi de finances 2020 : Dématérialisation, dès 2023, de la facturation entre les entreprises assujetties à la TVA
- Respecter les principes de la RGPD : Durée de vie d’un document, tracer les validations,…
- Documenter la Piste d’Audit Fiable : Constituer des dossiers avec tous les documents associés
- Réduire l’empreinte écologique : Rationaliser la consommation, le stockage « papier »
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