Hace no tanto tiempo, el gran tema de debate era la digitalización de las empresas. Una pieza clave dentro de la transformación digital que se imponía en todos los sectores para seguir siendo competitivos. Hoy, con la irrupción de la inteligencia artificial y la automatización, la digitalización ya no se cuestiona.
Para adaptarse de verdad a las tendencias del mercado hay que ganar en rapidez, eficiencia y capacidad de respuesta, y eso solo se consigue automatizando procesos.
Pero aquí surge la gran pregunta, para automatizar tareas repetitivas y optimizar el trabajo diario, ¿es suficiente con escanear documentos?
La respuesta es clara: no. Para que la automatización funcione, es imprescindible un paso previo sólido de digitalización, pero también una buena gestión documental que permita organizar, proteger y explotar la documentación de forma inteligente.
Aquí es donde entran en juego las empresas de digitalización de documentos, un primer paso clave para transformar archivos físicos en activos digitales. Ahora bien, ¿hasta dónde llegan? ¿Qué diferencia hay entre escanear documentos y gestionar la documentación de forma inteligente?¿cómo puede este proceso ayudar realmente a automatizar tu negocio y mejorar la experiencia de trabajo? Te lo contamos todo en este artículo.
Índice:
- Qué son las empresas de digitalización de documentos
- Qué servicios ofrecen las empresas de digitalización documental
- Ventajas de contratar una empresa de digitalización de documentos
- Limitaciones de las empresas de digitalización tradicionales
- Digitalización de documentos vs gestión documental en la nube y cuándo conviene cada uno (o ambos)
- Cómo elegir una empresa de digitalización de documentos
- Preguntas frecuentes sobre las empresas de digitalización de documentos
- Transformar la digitalización en eficiencia real
Qué son las empresas de digitalización de documentos
Las empresas de digitalización de documentos son organizaciones especializadas en convertir documentación física en archivos digitales, utilizando diversas herramientas como escáneres profesionales, tecnología OCR y procesos de control de calidad.
Su función principal es trasladar el papel a formato digital, permitiendo que la información sea más accesible, más segura y más fácil de almacenar.
Estas empresas se encargan de escanear documentos físicos, convertirlos en archivos digitales (PDF, TIFF, JPG, entre otros formatos) y realizar una indexación básica para facilitar su búsqueda.
Tipos de documentos que suelen digitalizar
Las empresas de digitalización de documentos trabajan con una gran variedad de documentación, como por ejemplo:
- Facturas y documentación contable.
- Contratos y documentación legal.
- Expedientes de clientes o proveedores.
- Documentación de RRHH.
- Archivo histórico y documentación antigua.
- Imágenes, planos o documentos técnicos.
Pero ojo, digitalizar no es lo mismo que gestionar documentos. La digitalización es un proceso puntual que convierte papel en archivos digitales. La gestión documental es un sistema continuo que organiza, protege, automatiza flujos de trabajo y conecta la documentación con los procesos de la empresa.
Este matiz es fundamental para entender tanto las ventajas y los servicios como las limitaciones de las empresas de digitalización tradicionales.
Qué servicios ofrecen las empresas de digitalización documental
Aunque cada proveedor puede variar ligeramente, la mayoría de las empresas de digitalización de documentos ofrecen una serie de servicios básicos:
Escaneo y captura de documentos
El servicio base es el escaneo de documentos, que puede realizarse de forma:
- Masiva, para grandes volúmenes de archivo.
- Puntual, para proyectos concretos o picos de trabajo.
Los documentos se digitalizan con diferentes resoluciones, según la calidad requerida y formatos de salida, (PDF, PDF/A, imágenes, etc.), según el tipo de documento y su uso posterior. El objetivo es obtener una copia digital fiel al original, que se pueda consultar sin tener que recurrir al papel.
Indexación y clasificación básica
Una vez escaneados se realiza la indexación de documentos, esto suele implicar la asignación de campos como número de factura, fecha, proveedor o tipo de documento, lo que facilita la búsqueda posterior.
Esta indexación puede realizarse mediante metadatos introducidos manualmente por operadores, junto a procesos semiautomáticos basados en plantillas.
Sin embargo, este tipo de clasificación básica suele tener limitaciones en cuanto a escalabilidad, automatización, seguridad y precisión.
Custodia y destrucción de documentos físicos
Otro servicio habitual es el almacenamiento temporal del archivo físico mientras se completa el proyecto, así como la destrucción certificada de los documentos una vez digitalizados. Este punto es especialmente relevante cuando se manejan datos sensibles o documentación sujeta a plazos legales de conservación.
Cumplimiento normativo y validez legal
Las empresas de digitalización de documentos también deben garantizar que sus procesos cumplen con el RGPD y con los requisitos de conservación y trazabilidad exigidos por la normativa. Esto aporta seguridad al proceso de digitalización, aunque la validez legal a largo plazo dependerá de cómo se gestionen los documentos dentro de la empresa.
Ventajas de contratar una empresa de digitalización de documentos
Contar con una empresa de digitalización de documentos puede aportar beneficios cuando una organización tiene grandes volúmenes de papel o proyectos concretos que requieren tiempo, equipo y recursos especializados. Entre las principales ventajas están:
- Reducción de papel y espacio físico: la digitalización permite liberar espacio físico ocupado por archivos y armarios, reduciendo costes de almacenamiento y facilitando una mejor experiencia y una gestión más ordenada de la documentación.
- Acceso más rápido a la información: al convertir los documentos en formato digital, el acceso a la información es inmediato, lo que agiliza el trabajo diario y mejora la capacidad de respuesta de los equipos.
- Digitalización inicial de archivos históricos: es una solución perfecta para transformar grandes volúmenes de archivo acumulados durante años, sin interrumpir los procesos habituales de la organización.
- Externalización de un proceso puntual: permite delegar la gestión de una tarea intensiva en tiempo y recursos, evitando sobrecargar al equipo interno y controlando mejor los costes.
Limitaciones de las empresas de digitalización tradicionales
Aunque las empresas de digitalización de documentos aportan ventajas claras en proyectos concretos, también presentan limitaciones importantes cuando el objetivo es automatizar procesos y mejorar la productividad.
La principal limitación es que se trata de un servicio esencialmente puntual. Una vez finalizado el proyecto de digitalización, la empresa sigue generando papel en su operativa diaria, por lo que el problema reaparece. Cada nueva necesidad de digitalización implica volver a recurrir a un proveedor externo, con los consiguientes costes, tiempos de entrega y esfuerzos de coordinación.
A esto se suma la escasa automatización. En muchos casos, los documentos digitalizados quedan almacenados como archivos estáticos, sin una conexión real con los flujos de trabajo ni con los otros sistemas del negocio. Sin tecnologías que permitan interpretar el contenido, como el OCR, la información sigue atrapada en documentos que no pueden aprovecharse para automatizar tareas o tomar decisiones con rapidez.
Por eso, cuando la digitalización no se apoya en un software de digitalización de documentos junto con gestión documental, resulta difícil una automatización real. El resultado es una digitalización parcial que mejora el acceso a la información, pero no transforma de verdad la forma de trabajar.
Digitalización de documentos vs gestión documental en la nube y cuándo conviene cada uno (o ambos)
La digitalización de documentos resuelve problemas de espacio y acceso inicial, pero no transforma la forma de trabajar. La gestión documental en la nube, en cambio, permite capturar documentos desde múltiples canales, automatizar su clasificación, integrarlos con otros sistemas y mejorar la seguridad y el control de los datos.
¿Cuál elegir? Pues depende, si solo se trata de un proceso puntual de digitalizar unos documentos determinados, una empresa de digitalización de documentos puede ser una buenba solución, pero si lo que se desea es además transformar el modo de trabajar automatizando flujos de trabajo, será necesaria una buena base de gestión documental.
En muchos casos, la mejor estrategia es combinar ambos enfoques: digitalizar el archivo histórico con ayuda de una empresa especializada y, a partir de ahí, implantar una solución de gestión documental que evite volver al papel.
Software como DocuWare te permiten dar ese salto, integrando la captura con tecnologías avanzadas de OCR, la automatización de flujos, la trazabilidad y el cumplimiento de estándares como ISO 27001, clave para garantizar la seguridad de la información.
Cómo elegir una empresa de digitalización de documentos
Si has decidido usar los servicios de una empresa de digitalización de documentos, te damos algunas claves para ayudarte a elegirla:
- Experiencia sectorial: no todas las empresas manejan los mismos tipos de documentos ni los mismos requisitos; contar con experiencia en tu sector garantiza un mejor tratamiento del archivo, los formatos y los procesos específicos.
- Seguridad y cumplimiento legal: es fundamental que la empresa cumpla con el RGPD, asegure la trazabilidad del proceso y proteja los datos, especialmente cuando se trata de información sensible o confidencial.
- Capacidad de integración: más allá del escaneo, conviene valorar si la digitalización puede integrarse después con una solución de gestión documental, ERP u otros sistemas, evitando islas de información.
- Costes a corto y largo plazo: el precio inicial es importante, pero también lo es analizar los costes recurrentes y la dependencia futura, para que la digitalización no se convierta en un freno a la productividad.
Preguntas frecuentes sobre las empresas de digitalización de documentos
Te respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre las empresas de digitalización de documentos.
¿Es obligatorio digitalizar documentos en las empresas?
La digitalización de documentos no siempre es obligatoria para todas las empresas ni para todos los tipos de documentación, pero cada vez más normativas, procesos y exigencias del mercado la impulsan. Sectores como el financiero, el legal o el de RRHH ya trabajan de forma mayoritariamente digital por motivos de seguridad, trazabilidad y eficiencia.
¿Cuánto cuesta contratar una empresa de digitalización de documentos?
El coste va a variar en función de factores como el volumen de documentos, el tipo de archivo, el formato, el nivel de clasificación requerido y los servicios adicionales, como la custodia o la destrucción certificada. Más allá del precio inicial, es importante analizar el impacto a medio y largo plazo, ya que un proyecto puntual puede generar costes recurrentes si no se integra después en una estrategia de gestión documental más amplia.
¿La digitalización de documentos tiene validez legal?
Sí, la digitalización de documentos puede tener plena validez legal, siempre que se garantice la integridad del documento, su trazabilidad y el cumplimiento de la normativa vigente, como el RGPD o los plazos de conservación. Contar con una buena gestión documental ayuda a reforzar esa validez.
Transformar la digitalización en eficiencia real
Las empresas de digitalización de documentos siguen siendo una solución eficaz para reducir el papel, liberar espacio físico y transformar archivos históricos en documentación digital accesible. Permiten ordenar la información, mejorar el acceso a los documentos y abordar proyectos puntuales. Sin embargo, cuando el objetivo es automatizar procesos, ganar productividad y trabajar con los datos de forma ágil y continua, la digitalización por sí sola se queda corta. Para que el cambio sea real y sostenible, es necesario ir un paso más allá.
DocuWare no solo permite digitalizar documentos, sino gestionarlos de forma inteligente, automatizar flujos de trabajo, extraer información mediante OCR, integrarse con sistemas ERP, contabilidad o RRHH y garantizar los más altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo.
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