Hoy en día trabajamos rodeados de documentos digitales. Presupuestos que llegan por correo electrónico, contratos que se firman online, facturas en formato digital, informes compartidos en la nube… La realidad es que los documentos digitales ya son protagonistas de la actividad diaria de cualquier empresa.
El reto no está solo en transformar el papel en documentos digitales, sino en saber gestionarlos bien. Porque cuando crecen el volumen de información, los datos sensibles y los usuarios que acceden a ellos, es imprescindible tener un buen control documental. Aquí es donde un software de gestión documental, como DocuWare, ayuda a poner orden, automatizar tareas y trabajar con los documentos digitales de forma segura.
Si en algún momento has pensado que tienes demasiados archivos digitales pero sientes que has perdido el control sobre ellos, este artículo te va a ayudar a recuperarlo. Te contamos qué son los documentos digitales, sus ventajas, problemas, validez legal y cómo gestionarlos.
Índice:
- ¿Qué son los documentos digitales?
- Tipos de documentos digitales en una empresa
- Ventajas de trabajar con documentos digitales
- Problemas habituales al gestionar documentos digitales sin un sistema adecuado
- Cómo gestionar correctamente los documentos digitales en la empresa
- Seguridad y cumplimiento legal en los documentos digitales
- El papel del software de gestión documental
- Documentos digitales y automatización de procesos
- Preguntas frecuentes sobre documentos digitales
- Conclusión
¿Qué son los documentos digitales?
Un documento digital es información que está codificada en formato electrónico y que necesita un software para ser leído, editado o visualizado. La diferencia con un documento en papel es que su soporte no es físico, sino electrónico, y que puede ser compartido de forma digital. Un ejemplo es un contrato electrónico, facturas digitales, o un PDF.
No es lo mismo un documento digital que un documento escaneado.
- Un documento digital nace en digital y puede gestionarse, buscarse y procesarse automáticamente.
- Un documento escaneado es una imagen de un papel físico que, si no se trata correctamente, se queda como una foto sin estructura.
Gracias a herramientas para la digitalización de documentos, esos escaneos pueden convertirse en documentos digitales útiles, con datos indexados y listos para su búsqueda.
Aunque se usan indistintamente, conviene señalar que los documentos electrónicos son un tipo específico de documentos digitales que cumplen ciertos requisitos legales (firma electrónica, integridad, trazabilidad). Cuando hablamos de gestión de documentos, nos referimos a ambos tipos, ya que ambos pueden convivir en el mismo sistema para su gestión.
Tipos de documentos digitales en una empresa
Las empresas manejan hoy día una gran cantidad de documentos digitales, vamos a ver algunos de los más comunes.
Documentos administrativos y financieros
Estos departamentos generan una gran cantidad de documentos digitales clave para el control económico como facturas, pedidos, albaranes, presupuestos o justificantes. Una correcta gestión de documentos permite centralizar la información, evitar duplicidades y tener siempre localizados los datos necesarios para contabilidad, fiscalidad o cierres mensuales. Además, trabajar con documentos digitales bien organizados facilita tanto las auditorías internas como las externas.
Documentos de RRHH
Documentos tan necesarios como contratos, nóminas, expedientes de empleado o solicitudes internas forman parte del día a día del área de recursos humanos. Hoy día la mayoría de estos documentos son digitales, lo que no solo supone un ahorro de espacio, sino que mejora notablemente la eficiencia y seguridad de la información. Este tipo de archivos contienen datos personales y sensibles, por lo que su gestión exige un alto nivel de seguridad y control.
Contar con un sistema de gestión documental que permita definir permisos por usuarios, registrar accesos y mantener un historial de cambios garantiza el cumplimiento normativo, agiliza procesos como incorporaciones, bajas o consultas internas y mejora la experiencia tanto del equipo de gestión como de los empleados.
Documentos legales y corporativos
También los documentos legales y corporativos son principalmente digitales ya que su correcta conservación, versionado y trazabilidad es esencial para cumplir con las obligaciones legales y responder ante inspecciones o auditorías. Un software de gestión de documentos, como DocuWare, permite controlar qué versión está vigente, quién la ha aprobado y durante cuánto tiempo debe conservarse. De este modo documentos digitales como contratos, acuerdos, políticas internas o documentación de compliance se convierten en una garantía de seguridad jurídica y corporativa.
Documentos operativos y comerciales
Ofertas, pedidos de clientes, documentación de proyectos o comunicaciones comerciales son documentos digitales muy habituales en el trabajo diario. Cuando están bien organizados y accesibles, la colaboración entre departamentos mejora notablemente y se evitan cuellos de botella. Distintos departamentos pueden trabajar sobre la misma información, lo que acelera la toma de decisiones y mejora la calidad del servicio.
Ventajas de trabajar con documentos digitales
Ya no hay dudas sobre la importancia de trabajar con documentos digitales. La digitalización de la información ha dejado de ser una opción para convertirse en un paso imprescindible si una empresa quiere ser competitiva y, al mismo tiempo, cumplir con las exigencias legales y fiscales. Pero más allá de la normativa, las ventajas de gestionar documentos digitales son claras y se notan en el día a día, tanto en pequeñas empresas como en grandes organizaciones.
- Ahorro de tiempo y costes: menos papel, menos impresoras y menos espacio físico para archivar documentos. Los documentos digitales permiten optimizar recursos y tiempo, el personal deja de invertir horas en buscar archivos y puede acceder a la información desde un único lugar, de forma rápida y ordenada.
- Acceso inmediato a la información: cualquier documento digital puede localizarse en segundos gracias a sistemas de búsqueda avanzados. Esto facilita el acceso a la información desde cualquier ubicación, algo especialmente valioso en entornos de trabajo remoto o equipos distribuidos.
- Mayor seguridad y control: trabajar con documentos digitales dentro de un sistema de gestión documental, como Docuware, permite saber en todo momento dónde está cada documento, quién tiene acceso y bajo qué condiciones. La información se almacena de forma centralizada, con permisos definidos por usuarios, lo que reduce riesgos de pérdida, accesos indebidos o usos incorrectos. Además, esta forma de trabajar facilita el cumplimiento de la normativa de protección de datos y de conservación documental, algo cada vez más crítico para las empresas.
- Trazabilidad y auditoría: más allá del control de accesos, los documentos digitales permiten registrar cada acción realizada sobre ellos, como visualizaciones, modificaciones, aprobaciones o eliminaciones. Este historial facilita las auditorías internas y externas, haciendo más transparente cómo se gestiona la información dentro de la organización.
- Trabajo remoto y colaboración: los documentos digitales facilitan la colaboración entre equipos, independientemente de dónde se encuentren. Al estar almacenados de forma centralizada, varios usuarios pueden trabajar sobre la misma información sin duplicidades ni versiones desactualizadas.
Problemas habituales al gestionar documentos digitales sin un sistema adecuado
Vamos a dejarlo claro, digitalizar no es suficiente; convertir el papel en documentos digitales es solo el primer paso, porque si no se sabe cómo gestionarlos, el resultado puede ser tan caótico como antes. En lugar de buscar entre archivadores físicos, los equipos acaban navegando por interminables carpetas digitales, correos y discos compartidos. Cada persona guarda su versión, se pierde la referencia del documento correcto y lo que aparece es un auténtico desorden digital.
Sin un sistema de gestión documental, los problemas más habituales suelen ser:
- Desorden y duplicidades: los mismos documentos digitales se almacenan en varios sitios, con nombres distintos y sin una estructura clara.
- Pérdida de información: archivos que se borran sin copias de seguridad, se sobrescriben o simplemente no vuelven a encontrarse cuando se necesitan.
- Riesgos de seguridad: accesos sin control, envíos por correo electrónico de documentos confidenciales y falta de protección de datos sensibles.
- Falta de control de versiones: dudas constantes sobre cuál es el documento válido o actualizado.
- Dificultad para cumplir normativas: problemas para garantizar conservación, acceso, trazabilidad y cumplimiento legal.
En este punto es donde un software de gestión documental marca realmente la diferencia y permite que los documentos digitales trabajen a favor de la empresa, y no al revés.
Cómo gestionar correctamente los documentos digitales en la empresa
No se trata solo de almacenar archivos, sino de crear un entorno en el que la información esté organizada, sea segura y acompañe a los procesos de la empresa gracias a las herramientas adecuadas. Te contamos algunos de los puntos clave para lograrlo.
Digitalización y captura de documentos
La digitalización de documentos va mucho más allá de convertir el papel en un archivo PDF. Las soluciones actuales utilizan tecnologías como el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer información relevante y convertirla en datos estructurados. De este modo, un contrato, un pedido o una factura dejan de ser una simple imagen y pasan a ser documentos digitales inteligentes, con campos como importes, fechas, proveedores o números de referencia listos para su búsqueda, clasificación y uso en los procesos de la empresa.
Clasificación y organización automática
Gestionar grandes volúmenes de documentos digitales de forma manual no es viable a largo plazo. Por eso, los sistemas avanzados de gestión documental utilizan reglas, metadatos y tecnologías de reconocimiento para clasificar automáticamente los documentos desde el momento en que entran en el sistema. A partir de la información extraída (tipo de documento, fechas, importes, clientes o departamentos), los documentos digitales se organizan en archivos y repositorios estructurados. Así se consigue una organización coherente y una búsqueda mucho más rápida de la información.
Almacenamiento seguro y acceso controlado
Los documentos digitales necesitan un entorno seguro. Con un software de gestión documental se pueden almacenar los documentos en la nube, con medidas de seguridad avanzadas y copias de seguridad automáticas que evitan pérdidas de información. Además, es posible definir permisos de acceso para que cada usuario solo vea los documentos digitales para los que está autorizado. Esto mejora el control y facilita el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Automatización de flujos de trabajo
Cuando los documentos digitales están bien capturados y organizados, pueden convertirse en el motor de la automatización. En lugar de enviar correos, pedir aprobaciones manuales o perseguir versiones se activan automáticamente los procesos definidos por la empresa como validaciones, revisiones, aprobaciones, gestión de facturas, gestión de contratos, etc. Con DocuWare se pueden diseñar estos flujos automáticos de trabajo de forma visual, adaptándolos a la realidad de cada organización.
Seguridad y cumplimiento legal en los documentos digitales
Trabajar con documentos digitales implica asumir una responsabilidad sobre la información que maneja la empresa. No basta con almacenar archivos en digital, hay que hacerlo de forma segura y conforme a la normativa vigente. Para ello es importante tener en cuenta varios factores:
- Protección de datos y RGPD: los documentos digitales suelen contener datos personales y sensibles. Un sistema adecuado permite aplicar medidas de seguridad, limitar accesos por usuarios y garantizar que el tratamiento de la información cumple con normativas como el RGPD.
- Control de accesos y trazabilidad: la seguridad no solo está en quién puede acceder, sino en saber qué ocurre con cada documento digital. Definir permisos claros y registrar las acciones realizadas aporta control y transparencia.
- Conservación y eliminación documental según normativa: no todos los documentos digitales deben conservarse indefinidamente. Una buena gestión documental ayuda a definir plazos de conservación y a eliminar la información cuando corresponde, evitando riesgos legales y acumulación innecesaria de archivos.
- Auditorías internas y externas sin estrés: cuando los documentos digitales están bien organizados, localizables y con su historial completo, las auditorías se vuelven mucho más sencillas. La información está disponible, actualizada y lista para ser revisada en cualquier momento.
El papel del software de gestión documental
Cuando el volumen de documentos digitales crece, trabajar solo con carpetas compartidas o soluciones aisladas deja de ser suficiente. Un software de gestión documental actúa como el eje central donde se almacenan, organizan y protegen todos los documentos digitales de la empresa.
DocuWare permite capturar documentos desde múltiples canales (escáner, correo electrónico, formularios o aplicaciones), clasificarlos automáticamente, aplicar controles de acceso y garantizar su conservación conforme a la normativa. De este modo, la información deja de estar dispersa y pasa a gestionarse de forma estructurada, segura y accesible para los usuarios autorizados.
Documentos digitales y automatización de procesos
El verdadero potencial de los documentos digitales aparece cuando se integran en los procesos de la empresa. DocuWare no solo almacena documentos, sino que los conecta con flujos de trabajo automatizados: gestión automática de facturas, gestión de contratos, gestión de compras, etc.
A partir de los datos extraídos mediante OCR e indexación automática, los documentos digitales activan tareas, envían notificaciones y avanzan por el proceso correspondiente sin intervención manual. Esto mejora la eficiencia, reduce errores y permite que los equipos se centren en tareas de mayor valor, mientras los documentos digitales trabajan en segundo plano de forma fiable y controlada.
Preguntas frecuentes sobre documentos digitales
Te respondemos algunas de las preguntas más habituales sobre documentos digutales.
¿Un documento digital tiene validez legal?
Sí. Un documento digital tiene plena validez legal siempre que se garantice su autenticidad, integridad y conservación en el tiempo, tal y como exige la normativa vigente. Esto incluye, por ejemplo, asegurar que el documento no ha sido modificado, que se puede identificar su origen y que se conserva durante el plazo legal correspondiente. DocuWare ayuda a cumplir estos requisitos mediante controles de acceso, registro de acciones y políticas de conservación, facilitando el cumplimiento normativo sin complicaciones.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos digitales?
El tiempo de conservación depende de su tipo y de la legislación aplicable (fiscal, laboral, mercantil o de protección de datos). Facturas, contratos o documentación de RR. HH. tienen plazos distintos, que pueden variar además según el país. DocuWare permite definir reglas de conservación y eliminación automática, asegurando que los documentos digitales se guardan el tiempo necesario y se eliminan cuando corresponde.
¿Es seguro almacenar documentos digitales en la nube?
Sí, siempre que se utilice una plataforma profesional. Almacenar documentos digitales en la nube puede ser incluso más seguro que hacerlo en servidores locales o carpetas compartidas sin control. DocuWare Cloud incorpora cifrado, copias de seguridad, control de accesos y monitorización constante, lo que reduce riesgos de pérdida de información o accesos indebidos.
¿Qué ocurre si no se respetan los plazos de conservación de los documentos digitales?
No respetar los plazos de conservación puede suponer riesgos legales, sanciones y problemas en auditorías. Conservar documentos digitales más tiempo del necesario también implica riesgos en materia de protección de datos. Por eso es importante contar con un sistema que permita aplicar políticas claras de archivo y eliminación, manteniendo el control sobre todo el ciclo de vida documental.
¿Qué formato es mejor para archivar documentos digitales a largo plazo?
Depende del tipo de documento y del uso previsto, pero para conservación suelen recomendarse formatos estables y estandarizados. Para el archivo a largo plazo, uno de los formatos más recomendados es PDF/A, ya que garantiza la integridad del contenido y su legibilidad con el paso del tiempo. Lo importante es definir un criterio corporativo para evitar archivos difíciles de abrir o validar con el tiempo.
Conclusión
Los documentos digitales son hoy la base sobre la que se apoya el funcionamiento diario de cualquier empresa. Ya provengan del papel tras un proceso de digitalización o nazcan directamente en formato digital, estos documentos contienen la información y los datos más importantes de la organización. Pero no basta con digitalizar, es imprescindible saber cómo organizar, proteger y utilizar estos archivos dentro de los procesos de negocio para evitar el desorden, los errores y los riesgos legales.
Un software de gestión documental marca la diferencia. DocuWare permite gestionar los documentos digitales de forma centralizada, segura y automatizada, integrándolos en los flujos de trabajo de la empresa y garantizando el cumplimiento normativo. Si quieres tener un control sobre tus documentos digitales de modo sencillo y eficaz con DocuWare, Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
