Hay tareas que pueden resultar pesadas y a veces retrasamos, como revisar normativas, preparar auditorías o buscar un documento de hace cinco años. Sin embargo, basta una inspección, una reclamación o un cambio legal para recordar lo importante que es tener todo bajo control, localizable y actualizado. El problema no suele ser desconocer la normativa, sino conseguir cumplir las normas de forma constante sin que el trabajo diario se convierta en un laberinto de documentos, correos y hojas de cálculo.
En este artículo veremos qué es el cumplimiento normativo, por qué resulta imprescindible para cualquier organización, qué obligaciones deben cumplir las empresas y cuáles son los riesgos de no hacerlo. También explicaremos cómo la gestión documental y el compliance ayudan a mantener la información organizada, garantizar la trazabilidad y simplificar auditorías, además de descubrir cómo un software de cumplimiento normativo permite automatizar procesos y facilitar el trabajo de los equipos responsables del compliance empresarial.
Índice:
- ¿Qué es el cumplimiento normativo o compliance?
- ¿Por qué es importante el cumplimiento normativo?
- ¿Qué normas debe cumplir una empresa?
- ¿Qué riesgos tiene no cumplir la normativa?
- ¿Cuáles son los pilares de un buen sistema de cumplimiento normativo?
- ¿Qué papel juega la documentación en el cumplimiento normativo?
- ¿Cómo ayuda un software de gestión documental al cumplimiento normativo?
- Ejemplos prácticos de cumplimiento normativo
- Errores habituales en la gestión del cumplimiento normativo
- Cómo empezar a implantar un sistema de cumplimiento normativo
- Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento normativo
- Conclusión. El software de gestión documental, un aliado para el cumplimiento normativo
¿Qué es el cumplimiento normativo o compliance?
El cumplimiento normativo es el conjunto de políticas, procedimientos y controles que una organización establece para asegurarse de que cumple todas las obligaciones legales y también las normas internas que afectan a su actividad.
Para ello es necesario establecer un sistema de gestión del cumplimiento que te permita identificar qué exige la legislación para implantar medidas de cara a cumplir esas obligaciones y demostrar, cuando sea necesario, que la empresa actúa conforme al marco normativo aplicable.
No se trata únicamente de evitar sanciones; un buen sistema de compliance empresarial ayuda a reducir riesgos, mejora la organización interna, aporta mayor transparencia y fortalece la confianza de clientes, proveedores, administraciones y otros grupos de interés.
La referencia internacional más importante en este ámbito es la ISO 37301 sobre sistemas de gestión del cumplimiento, una norma certificable que establece los requisitos para implantar, mantener y mejorar un sistema de gestión del cumplimiento normativo basado en la mejora continua y la gestión de riesgos.
¿Por qué es importante el cumplimiento normativo?
La importancia del cumplimiento normativo siempre ha formado parte de la política de las empresas, pero con el desarrollo tecnológico actual, se ha convertido en un compromiso imprescindible. Las organizaciones deben adaptarse a un entorno regulatorio cada vez más amplio, donde aparecen nuevas obligaciones relacionadas con la digitalización, la protección de la información, la sostenibilidad, la ciberseguridad o la facturación electrónica.
El cumplimiento legal empresarial es ahora transversal a empresas de todo tamaño; con la entrada, por ejemplo, de la Ley de Facturación Electrónica, incluso los autónomos se verán afectados por los riesgos de incumplimiento normativo.
Cualquier organización maneja datos personales, firma contratos, gestiona facturas o conserva documentación que puede ser requerida durante una inspección o una auditoría.
Una política de cumplimiento normativo, además de reducir el riesgo de sanciones, aporta numerosos beneficios como:
- Favorece una auténtica cultura de cumplimiento normativo basada en la responsabilidad y el compromiso de toda la empresa.
- Refuerza el buen gobierno corporativo al establecer responsabilidades y mecanismos claros de supervisión.
- Facilita la gestión de riesgos, permitiendo detectar posibles incumplimientos antes de que generen problemas.
- Incrementa la confianza de clientes, proveedores, inversores y administraciones públicas.
- Mejora de la eficiencia operativa, ya que los procesos quedan definidos, documentados y son más fáciles de seguir.
- Reduce los riesgos legales y reputacionales, evitando conflictos derivados del incumplimiento de la normativa.
Por esto, el compliance normativo no debe verse únicamente como una obligación. Bien implantado, se convierte en una herramienta para desarrollar la cultura ética, tomar decisiones con mayor seguridad y proteger tanto a la empresa como a las personas que forman parte de ella.
¿Qué normas debe cumplir una empresa?
La respuesta no es sencilla, porque no existe un único marco que regule el cumplimiento normativo. Cada organización debe cumplir distintas leyes y reglamentos en función de su actividad, su sector, el tipo de información que gestiona o los países en los que opera.
Algunas obligaciones afectan prácticamente a cualquier empresa, mientras que otras son específicas de sectores como el sanitario o el financiero, lo que marca sus propios estándares, protocolos y consecuencias del incumplimiento.
Estas son algunas de las áreas más habituales y transversales que deben tenerse bajo control:
- Protección de datos: cualquier empresa que trate datos personales debe cumplir la normativa de protección de datos, encabezada por el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD, y la legislación nacional correspondiente. Esto implica establecer medidas para garantizar la protección de la privacidad, controlar el acceso a la información personal, definir tiempos de conservación y poder demostrar el cumplimiento ante una inspección.
- Prevención del blanqueo de capitales: determinadas empresas, especialmente las pertenecientes al sector financiero, inmobiliario o jurídico, deben implantar procedimientos de transparencia y políticas y procedimientos claros para identificar operaciones sospechosas, conservar documentación y comunicar determinadas actividades a las autoridades competentes.
- Prevención de riesgos laborales: la legislación obliga a proteger la seguridad y la salud de los trabajadores mediante evaluaciones de riesgos, planes preventivos, formación, controles periódicos y el registro de todas las actuaciones realizadas en materia de prevención de riesgos.
- Normativa fiscal: las organizaciones deben cumplir con sus obligaciones tributarias, conservar la documentación exigida y mantener registros contables que permitan justificar cualquier operación. Las obligaciones fiscales de las empresas abarcan desde la presentación de impuestos hasta la conservación de facturas y libros de registro.
- Facturación electrónica: la digitalización de los procesos administrativos está impulsando nuevas obligaciones relacionadas con la factura electrónica, la trazabilidad de las operaciones y la conservación de los documentos durante los plazos establecidos por la normativa.
- Normativa laboral: contratos, nóminas, registros horarios, comunicaciones con los trabajadores o documentación relacionada con Recursos Humanos forman parte de las obligaciones legales que implican tener mecanismos de control para gestionarlos correctamente y conservarlos durante los periodos exigidos.
- Conservación documental: muchas leyes establecen cuánto tiempo deben conservarse determinados documentos y en qué condiciones. No basta con almacenar archivos; son necesarios sistemas de gestión documental para garantizar su integridad, autenticidad, disponibilidad y localización cuando sean requeridos.
- Normativa medioambiental: cada vez más organizaciones deben acreditar el cumplimiento de obligaciones relacionadas con residuos, emisiones, consumo energético o sostenibilidad. Una correcta documentación facilita la elaboración de informes y las auditorías ambientales.
- Ciberseguridad: la protección frente a ciberataques es parte del compliance empresarial. Controlar accesos, registrar incidencias, proteger la información y aplicar medidas de seguridad son aspectos esenciales para minimizar riesgos.
- Sector sanitario: hospitales, clínicas y otras entidades sanitarias manejan documentación especialmente sensible y deben tener mecanismos de supervisión y programas de cumplimiento muy estrictos en materia de confidencialidad, conservación de historiales clínicos y protección de datos.
- Sector financiero: bancos, aseguradoras y otras entidades financieras están sujetos a un compliance normativo muy exigente relacionado con la supervisión, trazabilidad, auditoría y prevención del fraude.
Además de la normativa nacional, muchas empresas deben adaptarse también a la legislación de la Unión Europea, que introduce continuamente nuevas obligaciones relacionadas con la protección de datos, la sostenibilidad, la inteligencia artificial, la ciberseguridad o la digitalización de los procesos empresariales.
¿Qué riesgos tiene no cumplir la normativa?
El incumplimiento de las responsabilidades legales puede tener consecuencias mucho más importantes que una simple multa. En muchos casos afecta directamente a la actividad de la empresa, puede hacer un gran daño a la reputación e incluso a su capacidad para seguir operando con determinados clientes o administraciones.
Estos son algunos de los principales riesgos del incumplimiento normativo:
- Multas económicas: el marco normativo contempla importantes sanciones económicas cuando se incumplen requisitos relacionados con la protección de datos, la fiscalidad, la seguridad laboral o la conservación documental.
- Sanciones administrativas: además de las multas, algunas autoridades pueden imponer restricciones a la actividad, suspender determinadas operaciones o exigir medidas correctoras antes de continuar desarrollando ciertos procesos.
- Responsabilidades penales: en determinados supuestos, el incumplimiento puede derivar en responsabilidades legales para la empresa e incluso para sus administradores o directivos, especialmente cuando existen conductas ilícitas o falta de mecanismos adecuados de prevención.
- Pérdida de certificaciones: no cumplir los requisitos exigidos por determinadas normas o auditorías puede provocar la pérdida de certificaciones de calidad o de estándares internacionales.
- Litigios y conflictos legales: la ausencia de documentación, evidencias o registros puede dificultar enormemente la defensa de la empresa ante reclamaciones judiciales, conflictos laborales o inspecciones.
- Pérdida de clientes: cada vez es más habitual que grandes compañías exijan a sus proveedores que demuestren que cuentan con un sistema de compliance, políticas de seguridad y procedimientos documentados antes de iniciar una colaboración.
- Daño reputacional: una sanción, una brecha de seguridad o un incumplimiento relevante puede provocar un importante daño a la reputación, reduciendo la confianza de clientes, inversores y otros grupos de interés.
Muchas de estas situaciones no se producen porque una empresa quiera incumplir las leyes y regulaciones, sino porque resulta difícil controlar cientos o miles de documentos repartidos entre diferentes departamentos, correos electrónicos y carpetas compartidas. Falta una cultura organizacional en torno a la gestión documental.
¿Cuáles son los pilares de un buen sistema de cumplimiento normativo?
Elaborar un sistema de cumplimiento normativo para tu empresa no consiste únicamente en recopilar leyes o redactar procedimientos. Para que el compliance empresarial funcione de verdad, debe formar parte de la forma de trabajar de la organización y apoyarse en una serie de elementos que permitan prevenir riesgos, demostrar el cumplimiento y adaptarse a los cambios normativos.
Estos son los pilares básicos sobre los que suele construirse un buen sistema de gestión del cumplimiento normativo:
- Identificación de las obligaciones aplicables: el primer paso consiste en conocer qué leyes, reglamentos, normas sectoriales y requisitos afectan a la empresa.
- Políticas y procedimientos claros: las obligaciones deben traducirse en políticas y procedimientos claros que indiquen cómo actuar en cada situación. Estos documentos ayudan a unificar criterios, facilitan la toma de decisiones y garantizan que toda la organización trabaja conforme a los mismos principios y valores.
- Control documental: toda actuación relacionada con el compliance normativo debe quedar correctamente documentada de cara a auditorías.
- Formación de los empleados: ningún programa de cumplimiento funciona si las personas no conocen sus responsabilidades. La formación continua permite crear una auténtica cultura de compliance, en la que cada empleado entiende cómo afectan las normas a su trabajo diario y cuál es su papel para prevenir incidencias.
- Auditorías: revisar periódicamente los procesos permite detectar desviaciones antes de que se conviertan en un problema. Las auditorías periódicas, tanto internas como externas, ayudan a comprobar el buen funcionamiento del área de compliance.
- Trazabilidad. Es fundamental poder saber quién creó un documento, quién lo modificó, cuándo fue aprobado o qué cambios ha sufrido a lo largo del tiempo. Esta trazabilidad aporta seguridad jurídica y facilita enormemente las inspecciones y la elaboración de informes cuando es necesario justificar una actuación.
- Mejora continua: la normativa cambia constantemente y las organizaciones también evolucionan. Por eso, un sistema de compliance empresarial debe revisarse de forma periódica. Esto contribuye a la reducción de riesgos y refuerza la buena gobernanza de la organización.
En las empresas de mayor tamaño suele existir un área de compliance dirigida por un compliance officer, responsable de supervisar el programa de cumplimiento, coordinar los controles y promover una cultura ética dentro de la organización.
¿Qué papel juega la documentación en el cumplimiento normativo?
La documentación es el elemento que permite demostrar que una empresa cumple realmente con sus obligaciones. No basta con disponer de políticas o procedimientos bien redactados, cuando llega una auditoría, una inspección o una reclamación, es necesario aportar evidencias. Por esto, la gestión documental es, sin duda, uno de los pilares del cumplimiento normativo.
Estas son algunas de las funciones más importantes de la documentación en el compliance empresarial:
- Conservar evidencias: cada proceso genera documentos que pueden ser necesarios para acreditar el cumplimiento de una obligación: contratos, facturas, consentimientos, certificados, registros de formación o informes de auditoría
- Controlar las versiones: un sistema documental evita duplicidades, conserva el historial de cambios y garantiza que siempre se trabaja sobre la última versión aprobada.
- Gestionar permisos de acceso: definir permisos según el perfil o las responsabilidades de cada empleado protege la información sensible y ayuda a cumplir la normativa sobre confidencialidad y protección de datos.
- Mantener registros completos: muchas normativas exigen conservar registros que permitan reconstruir una actuación concreta.
- Incorporar firmas electrónicas: las firmas electrónicas permiten identificar a los firmantes y aportar una mayor seguridad jurídica durante todo el ciclo documental.
- Facilitar auditorías. Una documentación bien organizada reduce considerablemente el tiempo necesario para localizar la información solicitada durante inspecciones o auditorías periódicas. Además, mejora la comunicación entre departamentos, ya que todos trabajan sobre la misma información actualizada.
- Garantizar la trazabilidad: conocer el recorrido completo de cada facilita demostrar que los procesos se han desarrollado conforme a las políticas establecidas.
- Respetar los tiempos de conservación: cada tipo de documento debe conservarse durante el plazo que establezca la legislación correspondiente. Una vez transcurrido ese periodo, es importante poder eliminarlo.
¿Cómo ayuda un software de gestión documental al cumplimiento normativo?
Un software de gestión documental permite centralizar toda la información en un único entorno seguro, automatizar tareas repetitivas y establecer controles que facilitan el compliance empresarial sin añadir más carga de trabajo a los equipos.
A continuación veremos algunas de las funcionalidades de un software para cumplimiento normativo que más contribuyen a facilitar el compliance empresarial.
Centralización documental
Centralizar toda la documentación en un único repositorio facilita el acceso a la información y permite aplicar las mismas políticas de seguridad y conservación a todos los documentos. Con repositorios documentales se concentra la información en un único entorno organizado y seguro, evitando duplicidades y mejorando la trazabilidad.
Con el software de gestión documental DocuWare, toda la documentación queda almacenada de forma centralizada y organizada mediante metadatos, independientemente de su origen. Esto permite localizar cualquier documento en segundos, utilizando búsquedas por contenido, índices o diferentes criterios de clasificación, sin necesidad de recorrer múltiples carpetas.
Además posibilita trabajar siempre sobre una única fuente de información y centralizar documentación procedente de distintos departamentos.
Control de accesos
Uno de los principios básicos del cumplimiento normativo en las empresas consiste en garantizar que cada persona solo pueda acceder a la documentación necesaria para desarrollar su trabajo.
Un software de gestión documental con un sistema de permisos bien definido protege la información sensible y ayuda a cumplir requisitos relacionados con la confidencialidad y la protección de datos.
Con DocuWare es posible configurar permisos muy precisos para que cada usuario únicamente visualice, modifique o apruebe los documentos que le corresponden permitiendo establecer:
- Permisos por usuario, departamento o rol
- Restricción de acciones
- Protección de documentación confidencial
- Gestión centralizada de permisos
Versionado
Si varios empleados trabajan simultáneamente sobre un mismo documento sin un sistema de control, es fácil terminar utilizando una versión antigua o perder cambios importantes.
El control de versiones que ofrece un buen software de gestión documental evita estos problemas al mantener siempre identificada la versión vigente y conservar el historial completo de modificaciones realizadas.
DocuWare incorpora un sistema automático de versionado que permite:
- Conservar todas las versiones anteriores de un documento
- Identificar claramente cuál es la versión vigente
- Recuperar versiones anteriores
- Mantener la trazabilidad documental
Historial de cambios
En materia de cumplimiento normativo, no basta con conservar un documento. También es importante poder demostrar todo lo que ha ocurrido con él a lo largo de su ciclo de vida.
Por eso, DocuWare registra automáticamente todas las acciones relevantes realizadas sobre cada documento, permitiendo conocer quién accedió a un documento y cuándo lo hizo; registrar modificaciones, aprobaciones y cambios de estado de forma automática y disponer de una completa trazabilidad para aportar evidencias objetivas ante auditorías o investigaciones.
Automatización de procesos
Muchos incumplimientos no se producen por desconocimiento de la normativa, sino por olvidos, retrasos o errores derivados de procesos manuales. La automatización de procesos reduce estas incidencias al ejecutar tareas repetitivas de forma automática y siguiendo siempre las reglas definidas por la organización.
Con DocuWare pueden automatizarse procesos como:
- La clasificación automática de documentos
- El envío de tareas
- Las notificaciones y recordatorios automáticos
- La aplicación de reglas de negocio
- Gestión automática de facturas, etc.
Flujos de aprobación
Muchos documentos deben ser revisados por varias personas antes de considerarse válidos. Si se gestionan estas aprobaciones mediante correos electrónicos, la consecuencia suele ser que haya retrasos, pérdidas de información y poca visibilidad sobre el estado del proceso.
Los flujos de trabajo automatizados de DocuWare permiten definir circuitos de aprobación claros y totalmente trazables.
Conservación documental
Conservar la documentación durante el tiempo exigido por la legislación es una de las obligaciones más habituales dentro del cumplimiento normativo. Además de almacenarlos, es necesario garantizar que permanezcan íntegros, accesibles y protegidos durante todo su ciclo de vida.
DocuWare automatiza la conservación documental aplicando las políticas definidas por la organización y facilitando el cumplimiento de los plazos establecidos por cada normativa.
Firmas electrónicas
Muchos procesos de compliance empresarial requieren acreditar que un documento ha sido aprobado o firmado por las personas correspondientes.
La firma digital de documentos permite agilizar estas operaciones, aumentar la seguridad y dejar constancia de cada aprobación.
DocuWare integra soluciones de firma electrónica para que todo el proceso pueda realizarse de forma digital.
Integración con ERP y CRM
El cumplimiento normativo no depende únicamente de la documentación almacenada en un gestor documental. Gran parte de la información necesaria se genera también en aplicaciones como el ERP, el CRM, el software de contabilidad o las soluciones de recursos humanos.
Por eso, la capacidad de integración del software de gestión documental resulta fundamental para evitar duplicidades y garantizar que toda la información permanezca sincronizada.
DocuWare se integra fácilmente con las principales aplicaciones empresariales para que la documentación circule automáticamente entre los distintos sistemas.
Ejemplos prácticos de cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo forma parte de muchos procesos cotidianos. Estos son algunos ejemplos en los que una buena gestión documental facilita el trabajo y ayuda a demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales:
- Aprobación de contratos: automatizar la gestión de contratos permite controlar versiones, gestionar las aprobaciones, recopilar las firmas y conservar el historial completo del documento.
- Gestión de facturas: la digitalización certificada de facturas facilita el archivo seguro, agiliza las búsquedas y garantiza la conservación de la documentación durante los plazos exigidos.
- Protección de expedientes de empleados: los permisos de acceso permiten que solo el personal autorizado consulte documentación laboral o información personal.
- Auditorías ISO: centralizar procedimientos, registros y evidencias reduce el tiempo necesario para preparar auditorías y localizar la documentación requerida.
- Inspecciones tributarias: disponer de facturas, justificantes y registros perfectamente organizados permite responder con rapidez ante cualquier requerimiento de los organismos públicos.
- Conservación documental: automatizar los plazos de archivo y conservación ayuda a cumplir la normativa sin depender de revisiones manuales.
- Control de certificados: gestionar certificados, licencias o acreditaciones con alertas de caducidad reduce el riesgo de incumplimiento.
Errores habituales en la gestión del cumplimiento normativo
Muchos problemas relacionados con el compliance empresarial no se deben al desconocimiento de la normativa, sino a procesos poco organizados. Estos son algunos de los errores más frecuentes, evítalos y evitarás muchos problemas:
- Seguir trabajando con documentos en papel, dificultando su localización y conservación.
- Mantener información duplicada, generando confusión sobre cuál es la versión válida.
- Asignar permisos incorrectos, permitiendo accesos no autorizados a documentación sensible.
- No controlar las versiones de contratos, procedimientos o políticas internas.
- Perder evidencias necesarias para justificar una actuación durante una auditoría o inspección.
- Depender de procesos manuales, aumentando el riesgo de errores, olvidos y retrasos.
- Preparar las auditorías a última hora, dedicando horas a buscar documentación que debería estar disponible desde el primer momento.
Cómo empezar a implantar un sistema de cumplimiento normativo
Si quieres empezar a implementar un sistema de compliance empresarial, esta hoja de ruta puede servirte como punto de partida:
1. Identifica la normativa aplicable
El primer paso es determinar qué leyes, reglamentos y requisitos afectan a tu organización en función de su actividad, tamaño y sector.
2. Evalúa los riesgos
Analiza qué procesos presentan un mayor riesgo de incumplimiento y qué impacto podría tener sobre la empresa. Esta evaluación permitirá priorizar acciones y establecer los controles más adecuados.
3. Define responsables
Asigna responsabilidades claras para supervisar el cumplimiento de la normativa. En organizaciones más grandes esta función suele recaer en el compliance officer o en el área de compliance, aunque cualquier empresa debe establecer quién coordina estas tareas.
4. Documenta los procesos
Recoge por escrito las políticas, procedimientos y protocolos que deben seguirse. Una documentación clara facilita el trabajo diario y ayuda a demostrar el cumplimiento ante cualquier auditoría o inspección.
5. Implanta controles
Establece mecanismos que permitan prevenir errores, detectar incidencias y verificar que los procesos se realizan conforme a la normativa.
6. Digitaliza la documentación
Centralizar la información en un sistema documental facilita el acceso a los documentos, mejora la trazabilidad y reduce el riesgo de pérdidas o duplicidades.
7. Automatiza los procesos
Siempre que sea posible, automatiza tareas como aprobaciones, notificaciones o archivado documental. Además de ahorrar tiempo, disminuirás los errores derivados de la gestión manual.
8. Revisa y mejora el sistema periódicamente
La normativa evoluciona constantemente, por lo que el sistema de gestión del cumplimiento normativo también debe hacerlo.
Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento normativo
Te contestamos las preguntas más frecuentes sobre compliance empresarial.
¿Cuál es la diferencia entre cumplimiento normativo y compliance?
El cumplimiento normativo hace referencia a la obligación de una empresa de respetar las leyes, reglamentos y demás requisitos que le son aplicables. El término compliance engloba las políticas internas, los códigos éticos, los procedimientos de control y las medidas destinadas a garantizar el cumplimiento de la legislación y prevenir riesgos dentro de la organización.
¿Todas las empresas necesitan un sistema de cumplimiento normativo?
Sí, aunque el alcance del sistema dependerá del tamaño, la actividad y las obligaciones de cada organización. Una pequeña empresa no necesita la misma estructura que una gran multinacional, pero ambas deben cumplir la normativa que les afecta y poder demostrarlo cuando sea necesario. Lo importante no es implantar un sistema complejo, sino uno adaptado a las necesidades reales de la empresa.
¿Qué documentos deben conservarse para cumplir la normativa?
Depende del sector y de la legislación aplicable, pero existen documentos que prácticamente todas las empresas deben conservar. Entre ellos se encuentran contratos, facturas, documentos contables, expedientes laborales, documentación fiscal, registros de prevención de riesgos laborales, consentimientos relacionados con la protección de datos y cualquier otra evidencia necesaria para acreditar el cumplimiento de una obligación legal. Además de conservarlos durante el plazo exigido, es importante garantizar su integridad, su trazabilidad y que puedan localizarse rápidamente cuando sean requeridos en una auditoría, inspección o procedimiento judicial.
¿Qué ventajas ofrece un software de gestión documental para el compliance?
Un software de gestión documental ayuda a simplificar el cumplimiento normativo porque centraliza toda la documentación en un único entorno seguro y automatiza muchas de las tareas relacionadas con el control documental. Permite gestionar permisos de acceso, mantener el historial de cambios, controlar versiones, automatizar aprobaciones y conservar la documentación durante los plazos establecidos por la normativa. Además, facilita la localización de evidencias durante auditorías e inspecciones y reduce los errores derivados de procesos manuales.
¿Qué diferencia hay entre ISO 37301 e ISO 19600?
La ISO 37301 es una norma certificable, mientras que la ISO 19600 era una guía de buenas prácticas. Publicada en 2021, la ISO 37301 sustituyó a la ISO 19600 e incorporó requisitos específicos para implantar, mantener y mejorar un sistema de gestión del cumplimiento. Esto permite que una organización pueda certificarse y demostrar de forma objetiva que dispone de un sistema de compliance empresarial alineado con estándares internacionales. Además, la nueva norma pone un mayor énfasis en la gestión de riesgos, el liderazgo de la dirección y la mejora continua del sistema de cumplimiento.
Conclusión. El software de gestión documental, un aliado para el cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo no consiste únicamente en conocer las leyes aplicables a una empresa, implica disponer de procesos bien definidos, controlar la documentación, garantizar la trazabilidad y poder demostrar, en cualquier momento, que se actúa conforme a las obligaciones legales. Cuanto mejor organizada esté la información, más sencillo será reducir riesgos, superar auditorías y adaptarse a los continuos cambios regulatorios.
Un software de gestión documental, como DocuWare, ayuda a integrar el compliance empresarial en el trabajo diario gracias a la automatización de procesos, el control documental, la gestión de permisos, el versionado, las firmas electrónicas y la conservación segura de la información. De esta forma, el cumplimiento deja de ser una carga administrativa para convertirse en un proceso más eficiente, seguro y fácil de gestionar.
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