Mantener los documentos empresariales organizados y seguros puede ser un reto sin un archivador digital que actúe como única fuente de verdad. Entonces, ¿qué es exactamente? Este post responderá a todas tus preguntas y te explicará por qué tu empresa necesita uno.
Indice
- ¿Qué es un repositorio de documentos?
- ¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión documental y un repositorio de documentos?
- ¿Para qué sirve un repositorio documental?
- ¿Cuáles son las ventajas de un repositorio de documentos?
- ¿Cómo crear un repositorio de documentos?
- Buenas prácticas para crear un repositorio de documentos
- Conclusión
¿Qué es un repositorio de documentos?
Un repositorio de documentos es un espacio digital compartido al que acceden los empleados autorizados para recuperar documentos y datos rápidamente. Un repositorio almacena formatos que van desde archivos de Microsoft Word y hojas de cálculo hasta fotos y planos arquitectónicos.
Con un repositorio digital centralizado, los empleados recuperan los documentos que necesitan al instante buscando por palabras clave, metadatos o texto completo, o navegando por un sistema de carpetas bien estructurado. También proporcionan sólidas capacidades de copia de seguridad y liberan espacio que se utilizaba para almacenar archivos en papel.
PLos permisos basados en el estado individual, las funciones y los departamentos garantizan que sólo los miembros adecuados del equipo puedan ver, editar y eliminar documentos. Esto protege la información privada de accesos no autorizados. Sin esta medida de protección, tu empresa corre el riesgo de incumplir la normativa sobre privacidad de datos, robo de propiedad intelectual y otras violaciones de datos.
Un gestor documental satisface todas tus necesidades empresariales ya que sus capacidades y características multifuncionales le permiten abarcar todos los departamentos, desde marketing hasta finanzas, pasando por legal y calidad.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión documental y un repositorio de documentos?
Un repositorio de documentos forma parte de un gestor documental, no es una solución independiente. Un repositorio bien organizado es la base que permite a tu empresa obtener el máximo valor de tu sistema de gestión documental.
¿Para qué sirve un repositorio documental?
Los repositorios de documentos proporcionan un único recurso común, evitando la necesidad de múltiples copias archivadas según distintas directrices en cada departamento. Los repositorios de documentos permiten una recuperación de documentos fácil y eficaz para todos los implicados en un proceso, aplicando normas y convenciones de nomenclatura coherentes.
Un repositorio digital:
- Reduce el uso de papel.
- Organiza los documentos para que sean más fáciles de almacenar y encontrar.
- Protege los documentos y datos frente a manipulaciones internas y externas.
- Simplifica la forma en que los equipos comparten documentos.
¿Cuáles son las ventajas de un repositorio de documentos?
Documentos y datos organizados
Sacar el máximo partido a tu repositorio de documentos se reduce a estructurarlo prestando atención a los detalles. Cada documento añadido a éste se categoriza según un conjunto predeterminado de principios, un proceso conocido como indexación.La indexación utiliza tipos de documentos que tú defines, junto con metadatos que describen información básica sobre los datos, para agrupar los documentos en un orden lógico. Las categorías que asignes dependen de ti. El objetivo es que la recuperación de la información sea lo más eficaz y sencilla posible. Los campos índice suelen incluir metadatos como el tipo de documento, el nombre del proyecto o del cliente, la fecha de creación o recepción y otros términos que tu personal probablemente busque. Los documentos relacionados pueden compartir campos de índice comunes para que puedan recuperarse juntos con una sola búsqueda.
Además, las herramientas basadas en el aprendizaje automático (machine learning) aceleran el proceso de indexación al recordar los formatos de documentos estructurados, como las facturas de un proveedor concreto. Así, cada captura aumenta la velocidad, precisión y fiabilidad de la herramienta. Tras indexar unos cuantos documentos con la misma estructura, la captura se automatiza y es coherente.
Seguridad de información confidencial
Los repositorios de documentos proporcionan copias de seguridad automatizadas, encriptación de datos y documentos, transferencia segura de archivos, control de versiones y registros de auditoría. Además de estas medidas de seguridad, la asignación de permisos de usuario garantiza que sólo los responsables adecuados puedan acceder a la información confidencial.Esto te da un control total sobre los datos confidenciales, y el cambio al almacenamiento digital protege tus documentos de daños, pérdidas y archivado incorrecto.
Mejor gestión del ciclo de vida de los documentos
Control de versiones
Con el control de versiones, los usuarios siempre pueden estar seguros de que trabajan con la última copia de un documento. Realiza un seguimiento de los cambios y registra quién los ha realizado. También puedes establecer permisos para que sólo determinadas personas puedan realizar cambios. La numeración automática de cada versión y la posibilidad de bloquear el documento final garantizan que se distribuye el documento correcto. Esto te ayuda a demostrar la integridad del documento si alguna vez se cuestiona.Colaboración mejorada
Cuando todos los documentos se almacenan en un repositorio centralizado, varios usuarios pueden dar su opinión en un solo lugar. Así, es más fácil trabajar juntos en un proyecto. Además, las herramientas de colaboración de tu sistema de gestión documental permiten a los empleados colaborar en tiempo real, añadir comentarios y compartir información con clientes y partners comerciales.Los repositorios también pueden apoyar el trabajo híbrido y a distancia. Con todos los documentos almacenados en una ubicación central, los empleados autorizados pueden acceder a los documentos relevantes desde la oficina o en remoto.
Procesos empresariales optimizados
Tu repositorio, cuidadosamente diseñado, proporciona la base para la automatización de procesos que ofrece tu sistema de gestión documental. Las pistas de auditoría mantienen un registro de actividades, como las aprobaciones, de que los flujos de trabajo se ajustan a tus normas empresariales. La automatización aumenta la productividad y elimina las equivocaciones causadas por el error humano.Escalabilidad
Utilizar un repositorio digital basado en la nube permite a tu empresa ampliar el sistema a medida que crece tu negocio. Para aprovechar al máximo esta ventaja, selecciona un software que te permita añadir funciones avanzadas y añadir licencias cuando las necesites.¿Cómo crear un repositorio de documentos?
Entonces, ¿cómo funciona todo esto? Veamos un plan de acción estándar.
1. Reúne tus documentos impresos y digitales
En primer lugar, tendrás que recopilar los documentos en papel y electrónicos que quieras importar al repositorio. En esta fase, puedes organizar los documentos en grandes categorías.2. Escanea tus documentos impresos
A continuación, escanea tus documentos en papel para convertirlos a formato digital. Es importante utilizar máquinas de escaneado de alta calidad para garantizar que el texto sea legible.
Si tienes que escanear una gran cantidad de papel, considera la posibilidad de aprovechar la experiencia de un especialista en escaneado de documentos.
3. Crea una estructura de carpetas
En este paso, empezarás a organizar tus archivos para facilitar su recuperación estableciendo una estructura de carpetas.La forma en que organices tus carpetas afectará a los usuarios, así que asegúrate de que tu estructura esté bien organizada y sea fácil de navegar para los usuarios. Por ejemplo, puedes establecer carpetas primarias para los registros de empleados, facturas y contratos. Debajo de cada carpeta primaria, puedes crear subcarpetas que se adapten a las necesidades de tu empresa.
4. Desarrolla una regla de nomenclatura y empieza a indexar
Crea una convención de nombres que funcione en todos los departamentos de tu empresa. Planifica cuidadosamente este punto, ya que tendrás que mantener tus decisiones a lo largo del tiempo para garantizar la coherencia.Pautas generales a tener en cuenta:
- Mantén los nombres de los archivos y documentos cortos pero descriptivos
- Incluye elementos únicos como el número de cliente o el nombre del proyecto
- Asegúrate de que el propósito del documento es fácil de entender
- Evita palabras de uso común como carta, corriente o activo y abreviaturas poco familiares
- Tipo de documento
- Fecha de creación
- Nombre del cliente o proveedor
- Departmento
- Número de factura
- Número de cliente
5. Aplica los mismos principios organizativos a los documentos impresos
Algunas empresas optan por conservar copias en papel de documentos como registros fiscales, contratos, licencias y los que tienen un sello en relieve, además de digitalizarlos. Utiliza la misma convención de nombres y estructura de carpetas para estos documentos.
6. Tu repositorio se implanta como parte de tu gestión documental
Tu repositorio es parte integrante de tu sistema de gestión documental y se implantará junto con él. Durante la fase de pruebas, puedes pedir a los miembros de los departamentos implicados que trabajen con el repositorio y den su opinión. Esto te da la oportunidad de hacer ajustes antes de que esté listo para su uso en el mundo real.
7. Forma a tu equipo
Explica cómo funciona el sistema y entra en detalles sobre la convención de nombres y la estructura general que has creado. Resume las expectativas que tienes para almacenar archivos en el futuro y mantenerlo todo organizado. Asegúrate de crear documentación de fácil consulta. Además, organiza sesiones de formación para los empleados actuales y crea un programa de incorporación para los nuevos.Buenas prácticas para crear un repositorio de documentos
Establece permisos de usuario estrictos
Mantener segura la información confidencial es vital para todo tu proceso de gestión de documentos. Querrás establecer controles de acceso para asegurarte de que sólo los empleados autorizados puedan ver, editar o comentar determinados documentos. Por tanto, asigna privilegios y derechos a cada usuario y establece cómo se pueden compartir los documentos entre empleados, proveedores y partners comerciales. Esta es una forma fiable de mantener segura la información confidencial.Reduce costes y aumenta la eficacia con un flujo de trabajo automatizado
Como tu repositorio de documentos reside dentro de tu sistema de gestión documental, aprovecha sus flujos de trabajo digitales para acelerar tus procesos, desde el procesamiento de facturas hasta la incorporación de empleados y la aprobación de contratos. Conecta los pasos del proceso a las acciones con la automatización basada en tus reglas de negocio y puntos de decisión.La trazabilidad de auditoría registra toda la actividad
Los registros de auditoría rastrean las actividades de los usuarios, como imprimir y borrar, y los cambios que realizan. Estos registros detallados garantizan la responsabilidad y la transparencia. Esto es especialmente importante en sectores con normas reguladoras estrictas.Construye una fuerza de trabajo bien formada
Asegurarse de que un repositorio de documentos funciona eficazmente es un trabajo de equipo. Si un usuario no entiende la convención de nombres o el sistema de categorización que has establecido, incluso los documentos electrónicos podrían archivarse mal o perderse. Por tanto, es crucial invertir tiempo y recursos en una formación de alta calidad y crear un plan para familiarizar a los nuevos empleados con el sistema.Elige el software adecuado
Tienes varias opciones en cuanto al sistema de gestión documental y el repositorio que elijas para tu empresa. Tómate tu tiempo para evaluar el software y considerar si es fácil de usar, fomenta la colaboración y tiene las capacidades que tu empresa necesita.También querrás buscar un DMS que se integre con otro software empresarial y con tu infraestructura tecnológica general. Elige una solución que agilice tus flujos de trabajo para aumentar la productividad y facilite un almacenamiento y recuperación rápidos.
Conclusión
Un repositorio de documentos bien organizado es la piedra angular de una gestión documental eficaz. Cuando los departamentos de toda tu empresa consultan la misma información, se refuerza la colaboración y se elimina la duplicación de esfuerzos. El repositorio centralizado garantiza que los documentos relacionados no se guarden en ubicaciones separadas o se entierren en el buzón de correo electrónico de alguien. También mejorarás el servicio al cliente gracias a la rápida recuperación de información precisa.
Una planificación cuidadosa del esquema del repositorio desbloquea una mayor productividad y proporciona un mayor nivel de seguridad para la información confidencial. El uso de un repositorio también facilita el cumplimiento de los requisitos legales y normativos de almacenamiento, conservación y privacidad de los datos. Esto minimiza el riesgo de multas por incumplimiento y posibles litigios.
