A estas alturas, puede parecer que hablar de digitalización de facturas es repetir algo que ya todo el mundo conoce. Pero con la nueva normativa impulsada por la Agencia Tributaria en materia de facturación, con el avance hacia la factura electrónica obligatoria, está quedando claro que todavía existe cierta confusión. Quien piensa que digitalizar facturas es simplemente convertir una factura en papel en un PDF guardado en una carpeta compartida pronto descubrirá que eso no es suficiente.
Digitalizar facturas no es simplemente tener un documento digital; es transformar un proceso tradicionalmente manual, lento y propenso a errores en un flujo automatizado, trazable y conectado con el sistema contable.
La digitalización es el primer paso indispensable para el procesamiento automático de facturas, con el que se puede automatizar todo el flujo de trabajo: capturar documentos desde múltiples canales, extraer datos con precisión mediante tecnologías como OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e inteligencia artificial, validar automáticamente duplicados e importes, aplicar workflows de aprobación con reglas claras, integrar la información con el ERP y garantizar un archivo digital preparado para auditorías.
Cuando este proceso está bien diseñado, la empresa gana eficiencia, reduce errores humanos, acelera el flujo de caja y mejora su relación con proveedores. Además, asegura el cumplimiento normativo gracias a la trazabilidad completa, el control de accesos y las políticas de retención adecuadas. En definitiva, no se trata solo de tener facturas en formato digital, sino de disponer de un sistema de gestión que permita controlar cada paso, desde la recepción hasta el archivo final, en tiempo real.
Con DocuWare el flujo de facturación es mucho más sencillo, desde la digitalización a la automatización completa. La solución de facturación centraliza todos los formatos de facturas, automatiza la captura y validación de datos, elimina cuellos de botella en la aprobación, se integra de forma fluida con tu ERP y garantiza un archivado seguro y a prueba de auditorías.
Te contamos todo sobre la digitalización de facturas y por qué es tan importante una buena gestión documental para impulsar todo el proceso de facturación.
Índice:
- ¿Qué es la digitalización de facturas (y qué problema resuelve)?
- Digitalización vs factura digital vs factura electrónica
- Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturasBeneficios de digitalizar facturas
- Proceso paso a paso para digitalizar y gestionar facturas
- Tecnologías clave (qué hace cada una y cuándo necesitas IA)
- Digitalización certificada de facturas: cuándo conviene y qué implica
- Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturas
- Conclusión
¿Qué es la digitalización de facturas (y qué problema resuelve)?
La digitalización de facturas consiste en convertir facturas en papel o recibidas en distintos formatos en un documento digital estructurado, gestionado dentro de un sistema de gestión que permite su búsqueda, validación, aprobación y archivo.
El problema que resuelve es muy concreto:
- Facturas en papel que se pierden o retrasan.
- Correos electrónicos con adjuntos dispersos.
- Errores humanos en la introducción manual de datos.
- Duplicados.
- Falta de control sobre el estado de aprobación.
- Riesgos en auditorías o inspecciones de la Agencia Tributaria.
Cuando digitalizas facturas correctamente, no solo cambias el soporte: transformas el proceso, ganas en eficiencia, ahorras tiempo y costes y facilitas el cumplimiento normativo. La diferencia no está en el escaneo, sino en lo que ocurre después, cómo se validan los datos, cómo se aprueban las facturas y cómo se archivan para que puedan recuperarse en cualquier momento.
En la práctica, esto requiere un sistema de gestión que unifique la captura, automatice validaciones y organice el flujo de aprobación. Con un software como DocuWare, las facturas digitalizadas se centralizan en una única ubicación, pueden consultarse en tiempo real, quedan protegidas frente a pérdidas o modificaciones indebidas y forman parte de un proceso estructurado que facilita tanto la operativa diaria como una eventual auditoría.
Digitalización vs factura digital vs factura electrónica
Es muy habitual que estos tres conceptos se utilicen como si fueran lo mismo. Y es comprensible, todos hablan de facturas en formato digital. Sin embargo, no significan exactamente lo mismo. La diferencia importante no está solo en el formato, sino en la estructura, la trazabilidad y la validez jurídica. Escanear un PDF puede ser un primer paso, pero lo que realmente aporta control y cumplimiento normativo es cómo se gestionan esas facturas después: cómo se validan, cómo se integran en el sistema contable y cómo se conservan con garantías ante una posible revisión de la Agencia Tributaria.
- Factura digitalizada: es una factura que nació en papel y que posteriormente se ha convertido a formato digital, por ejemplo, mediante escaneo.
- Factura digital: cualquier factura en formato digital, aunque no necesariamente cumpla requisitos legales específicos ni esté estructurada para su intercambio automático.
- Factura electrónica: es un documento emitido y recibido en formato electrónico con validez legal concreta y con requisitos técnicos definidos por la normativa.
Te lo resumimos todo en esta tabla.
| Tipo | Formato | ¿Datos estructurados? | Uso típico / implicaciones |
|---|---|---|---|
| Factura en papel | Papel físico | No | Alta carga manual (tecleo), más errores y menor trazabilidad. Archivo físico y búsqueda lenta. |
| Factura digital (PDF “nativo”) | PDF generado desde un sistema | No (normalmente) | Es digital, pero los datos no están listos para automatizar sin extracción. Suele acabar en revisión/registro manual si no hay captura de datos. |
| Factura escaneada | Imagen/PDF escaneado | No | Similar al papel: sin extracción, requiere tecleo. Riesgo de ilegibilidad y duplicados si no hay controles. |
| Factura digitalizada con OCR/IDP | PDF/imagen + datos extraídos (OCR/IA) | Parcial (campos extraídos) | Permite automatizar captura, validaciones y aprobación, pero requiere controles de calidad y gestión de excepciones. |
| Factura electrónica | XML (p. ej., Facturae/UBL) | Sí | Facilita automatización y validación. Mejor para integración con ERP/contabilidad y trazabilidad (si el proceso está bien definido). |
Beneficios de digitalizar las facturas
Cuando trabajas con facturas digitales, los beneficios van mucho más allá de “trabajar sin papel”. Si la digitalización está bien planteada, el impacto se nota en costes, control, cumplimiento normativo y relación con proveedores. Y se consiguen procesos más predecibles, menos incidencias y mayor visibilidad financiera.
Vamos a ver los principales beneficios:
1. Coste: menos tiempo por factura, menos reprocesos
Automatizar la digitalización de facturas reduce drásticamente el tiempo dedicado a tareas manuales. Se eliminan reintroducciones de datos, búsquedas interminables y reprocesos por errores.
Con DocuWare, la captura automática mediante OCR e IDP (Procesamiento Inteligente de Documentos) reduce el esfuerzo administrativo y libera tiempo para tareas de mayor valor.
2. Control: estado en tiempo real
¿Dónde está la factura? ¿Quién la tiene pendiente? ¿Cuándo vence?
Con un software de gestión documental, como DocuWare, no solo se facilita la digitalización de documentos, sino que además se puede visualizar el estado de cada factura en tiempo real, establecer colas de aprobación y definir alertas por vencimiento.
3. Compliance y auditoría
La trazabilidad es clave. Cada acción queda registrada, quién accedió, quién aprobó, cuándo se modificó un dato.
Una correcta gestión documental garantiza políticas de retención, permisos por rol y acceso seguro a la información ante auditorías o requerimientos de la Agencia Tributaria.
4. Relación con proveedores
Menos retrasos, menos disputas, pagos más puntuales. Cuando la digitalización está bien implementada, la relación con proveedores mejora porque el proceso es más transparente y predecible.
Proceso paso a paso para digitalizar y gestionar facturas
Si la digitalización de facturas se limitara a escanear documentos y mandarlos por correo electrónico, el problema estaría resuelto hace años. Pero la realidad es otra. Lo verdaderamente importante no es convertir la factura en un documento digital, sino definir qué ocurre desde el momento en que llega a la empresa hasta que queda contabilizada y archivada con todas las garantías.
Digitalizar facturas implica diseñar un flujo completo: capturar, extraer datos, validar, aprobar, integrar y archivar. Vamos a ver el proceso paso a paso.
1) Captura multicanal (papel, email, portal, EDI/XML)
Las facturas pueden llegar por diversos canales y formatos, como por ejemplo:
- Facturas físicas en papel.
- Correo electrónico.
- Portales de proveedores.
- Formatos estructurados (XML, EDI).
La clave está en unificar la entrada para evitar “islas” como el email personal de cada aprobador. DocuWare permite centralizar todas las vías de entrada en un único buzón digital. Todas las facturas entran por un mismo canal y se evitan pérdidas o duplicidades.
2) Clasificación y extracción de datos (OCR vs IDP)
Una vez que la factura ha sido capturada, el siguiente paso es convertir ese documento en información útil. Porque una imagen o un PDF por sí solos no permiten automatizar nada, lo que realmente necesita el sistema son datos estructurados que puedan validarse, compararse e integrarse con el ERP.
Aquí es donde entra en juego la tecnología:
- OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite leer el texto de una factura escaneada o recibida en PDF y transformarlo en datos digitales. Es el primer nivel de automatización, convierte lo que antes era solo una imagen en información tratable.
- IDP (procesamiento inteligente de documentos) va un paso más allá. Utiliza inteligencia artificial para interpretar el contexto del documento, identificar campos aunque cambie el diseño de la factura, reconocer variaciones entre proveedores y aprender de correcciones anteriores. No solo “lee”, sino que entiende.
En el caso de la digitalización de facturas, hay determinados datos que deben extraerse siempre:
- Proveedor.
- NIF/CIF.
- Número de factura.
- Fecha.
- Base imponible / IVA / total.
- Vencimiento.
- IBAN (si aplica).
- Referencias de pedido.
Cuando la extracción es automática y precisa, se evita la reintroducción manual de datos, se minimizan discrepancias y se garantiza coherencia desde el inicio del proceso.
3) Validaciones automáticas (antes de enviar a aprobación)
Una vez que los datos han sido extraídos, el siguiente paso es asegurarse de que todo es correcto antes de que la factura llegue a la fase de aprobación. Esto es muy importante porque muchos errores financieros no se producen en la aprobación en sí, sino antes, cuando la información no ha sido correctamente verificada.
Automatizar las validaciones permite detectar incidencias en segundo plano, sin ralentizar el proceso cuando todo está correcto y activando alertas solo cuando realmente hace falta intervención humana.
Entre las validaciones más habituales se encuentran:
- Detección de duplicados.
- Aplicación de reglas específicas por proveedor.
- Comprobación de coherencia entre base imponible, IVA e importe total.
- 3-way match (comparación automática entre pedido, albarán y factura).
Cuando estas comprobaciones se realizan de forma automática, se reducen riesgos como pagar dos veces la misma factura, aprobar importes incorrectos o contabilizar documentos incompletos. Con DocuWare estas validaciones se ejecutan en segundo plano antes de que la factura avance en el flujo, aplicando las normas y políticas definidas por la empresa y alertando solo cuando realmente es necesaria una intervención.
4) Workflow de aprobación (roles, umbrales y SLAs)
Una vez validada, la factura entra en el circuito de aprobación. Y aquí es donde muchas organizaciones siguen teniendo cuellos de botella con correos reenviados, aprobaciones informales, retrasos por vacaciones o falta de visibilidad sobre quién debe actuar.
Un workflow bien diseñado elimina esa incertidumbre. Define reglas claras, responsabilidades y tiempos, de modo que cada factura siga automáticamente el camino que le corresponde según su importe, proveedor o tipo de gasto.
Un flujo de aprobación eficaz suele incluir:
- Umbrales por importe que determinan distintos niveles de autorización.
- Sustituciones automáticas en caso de ausencia o vacaciones.
- Evidencias digitales de aprobación.
- Alertas y recordatorios por vencimiento.
Con DocuWare, estos flujos pueden configurarse de forma flexible, adaptándose a la estructura real de la empresa sin necesidad de desarrollos complejos. Además, todo el proceso queda registrado, lo que aporta transparencia, control y trazabilidad en tiempo real.
5) Contabilización e integración (ERP/contabilidad)
Una vez aprobada, la factura no debería volver a gestionarse manualmente. Sin embargo, en muchas empresas todavía se reintroducen datos en el ERP o sistema contable, lo que multiplica el riesgo de errores y consume tiempo innecesario.
La clave está en que la información fluya automáticamente hacia el sistema financiero. Esto implica:
- Exportación automática de asientos y datos contables.
- Sincronización con el ERP.
- Control y notificación de posibles errores de integración.
Cuando el proceso está bien configurado, la factura se preasigna contablemente y los datos se transfieren sin duplicidades, evitando introducir la misma información dos veces. DocuWare, se integra con los principales ERP y sistemas contables, permitiendo que la información viaje de forma segura y coherente entre plataformas, y garantizando máxima precisión en cada asiento.
6) Archivo digital y auditoría (búsqueda + retención)
El último paso no es simplemente “guardar” la factura, sino asegurar que queda archivada de forma estructurada, accesible y conforme a la normativa.
Un buen sistema de archivo digital debe permitir:
- Indexación automática para localizar documentos en segundos.
- Recuperación inmediata mediante búsqueda por datos o palabras clave.
- Permisos por rol y control de accesos.
- Registro completo de actividad.
- Aplicación de políticas de retención según la legislación vigente.
Aquí es fundamental una buena gestión documental, que no solo organiza la información, sino que la protege y la convierte en un activo accesible en tiempo real.
Con DocuWare, cada factura queda almacenada a prueba de auditorías, con trazabilidad completa de quién accedió, cuándo y qué acciones realizó.
Tecnologías clave (qué hace cada una y cuándo necesitas IA)
Hablar de digitalización de facturas implica hablar de tecnología, pero no todas las herramientas cumplen la misma función ni son necesarias en todos los casos.
Estas son algunas de las tecnologías que intervienen en un proceso de digitalización:
Escaneado y captura. Es el punto de partida cuando existen facturas físicas. Permite convertir el papel en un documento digital. También incluye la importación automática desde correo electrónico, carpetas compartidas o formatos estructurados como XML. La clave no es solo escanear, sino centralizar todas las entradas en una única ubicación.
OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Transforma el texto de una imagen o PDF en datos digitales. Es la tecnología que permite que el sistema “lea” la factura y extraiga información básica como proveedor o importe. Sin OCR, la automatización real no sería posible.
IDP (Procesamiento Inteligente de Documentos, basado en IA). Va más allá del OCR tradicional. Utiliza inteligencia artificial para interpretar el contexto del documento, reconocer distintos diseños de factura, adaptarse a variaciones entre proveedores y aprender de correcciones anteriores. Es especialmente útil cuando se gestionan grandes volúmenes o facturas con formatos muy variados.
RPA e integraciones. Permiten conectar sistemas entre sí. Gracias a ellas, los datos extraídos pueden transferirse automáticamente al ERP o sistema contable, evitando duplicidades y reduciendo errores.
Firmas y sellos. En determinados procesos puede ser necesario incorporar validaciones formales adicionales. Las firmas electrónicas y los sellos digitales garantizan la autenticidad, integridad y no repudio del documento digital, reforzando el cumplimiento normativo y la seguridad jurídica. Son especialmente relevantes en entornos regulados o cuando la factura debe validarse formalmente antes de su contabilización o archivo definitivo.
Si el proceso requiere validación formal o aprobación con garantías adicionales, la firma electrónica de documentos aporta ese nivel extra de seguridad, especialmente en entornos regulados o con altos requisitos de auditoría.
En conjunto, estas tecnologías no solo permiten digitalizar facturas, sino automatizar y optimizar todo el ciclo de vida del documento, desde la recepción hasta su archivo definitivo.
Digitalización certificada de facturas: cuándo conviene y qué implica
Hasta ahora hemos hablado de digitalizar facturas para ganar eficiencia y control. Pero hay un escenario en el que la cuestión va un paso más allá de la simple digitalización de documentos, y es cuando la empresa quiere prescindir completamente del archivo físico y destruir el papel original.
En ese caso, no basta con escanear y guardar el documento. Es necesario cumplir una serie de requisitos técnicos y organizativos que garanticen la integridad y autenticidad de la copia digital. A esto se le denomina digitalización certificada.
La normativa publicada en el BOE sobre digitalización certificada regula este procedimiento y establece las condiciones que debe cumplir el sistema utilizado para que la copia digital tenga la misma validez que el documento en papel.
Además, la Agencia Tributaria publica el listado de softwares homologados para digitalización de facturas, que cumplen los requisitos exigidos.
Optar por la digitalización certificada suele ser especialmente recomendable cuando:
- Se quiere eliminar el archivo físico y liberar espacio.
- El volumen de facturas es elevado.
- Se busca el máximo nivel de cumplimiento normativo.
En estos casos, al elegir proveedor conviene asegurarse de que el sistema ofrece:
- Trazabilidad completa del proceso.
- Garantía de integridad del documento digital.
- Evidencias electrónicas verificables.
- Acceso seguro y controlado conforme a la normativa vigente.
La digitalización certificada no es obligatoria para todas las empresas, pero sí puede convertirse en una ventaja estratégica cuando se busca simplificar la gestión documental y reducir riesgos legales a largo plazo.
Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturas
Te respondemos algunas de las preguntas más habituales sobre la digitalización de facturas.
¿Basta con escanear una factura para “digitalizarla”?
No. Escanear una factura solo convierte el soporte físico en un archivo digital, pero no transforma el proceso. La verdadera digitalización de facturas implica extraer datos automáticamente, validarlos, integrarlos con el sistema contable, aplicar un workflow de aprobación y archivarlos con trazabilidad completa. Sin estos pasos, el PDF sigue siendo un documento aislado que requiere gestión manual.
¿Qué diferencia hay entre una factura digitalizada y una factura electrónica?
Una factura digitalizada es una factura que originalmente era en papel y se ha convertido a formato digital mediante escaneo. La factura electrónica, en cambio, nace ya en formato digital estructurado y cumple requisitos legales específicos definidos por la normativa. Ambas pueden gestionarse dentro de un sistema de gestión documental, pero la factura electrónica facilita la automatización desde el origen.
¿Qué es la digitalización certificada y cuándo conviene?
La digitalización certificada es un procedimiento regulado que permite destruir el papel original y conservar únicamente la copia digital con plena validez legal, siempre que se cumplan los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Es especialmente recomendable cuando el volumen de facturas es elevado o cuando se quiere eliminar completamente el archivo físico manteniendo el máximo nivel de cumplimiento normativo.
¿Se puede automatizar la aprobación de facturas sin perder control?
Sí. De hecho, automatizar el workflow mejora el control. DocuWare permite definir reglas claras por importe, proveedor o tipo de gasto, establecer niveles de autorización y registrar cada acción realizada. Esto garantiza trazabilidad completa, evidencias de aprobación y visibilidad en tiempo real del estado de cada factura, evitando aprobaciones informales o retrasos innecesarios.
¿Qué documentos conviene conectar a la factura (pedido, albarán, contrato)?
Para garantizar coherencia y evitar errores, es recomendable vincular la factura con el pedido, el albarán y, cuando sea necesario, el contrato correspondiente. Esta conexión permite realizar comprobaciones automáticas, como el 3-way match, y facilita auditorías posteriores. En un sistema integrado, todos estos documentos pueden consultarse desde un único entorno, con acceso inmediato y seguro.
Conclusión
La digitalización de facturas ya no es solo una cuestión de eficiencia operativa, sino de adaptación al nuevo entorno normativo y tecnológico. En un contexto en el que la Agencia Tributaria impulsa mayores exigencias en materia de facturación y trazabilidad, limitarse a guardar facturas en formato digital no es suficiente. Digitalizar implica rediseñar el proceso completo, desde capturar desde múltiples canales, extraer datos con precisión, validar automáticamente, a aprobar con control, integrar con el ERP y archivar con garantías de auditoría. Solo así se consigue ahorrar tiempo, reducir errores humanos y asegurar un verdadero cumplimiento normativo.
Con DocuWare, el procesamiento automático de facturas se convierte en un flujo estructurado y transparente: todas las facturas se centralizan en una única ubicación, se validan en segundo plano, se aprueban sin cuellos de botella y se integran con tu sistema contable, quedando archivadas de forma segura y accesible en tiempo real. Si quieres saber cómo DocuWare te ayuda a procesar tus facturas de forma automática. Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
