Factura electrónica: qué es, requisitos y cómo implantarla en tu empresa

A estas alturas, pensamos que casi todo el mundo “sabe” lo que es una factura electrónica… hasta que la define como un PDF de su factura que manda por email.

La realidad es que la facturación electrónica no se trata solo de mandarla factura de modo digital, sino de cumplir con unos requisitos del formato electrónico, trazabilidad y control que, además, se cruzan con otras piezas del puzle fiscal español como el SII o Veri*Factu.

En este contexto, el marco normativo acaba de dar un paso clave con la publicación del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (B2B) en España.

Eso sí, es importante entender bien el calendario: la entrada en vigor es el 1 de octubre de 2026, y ya hay fechas para la obligatoriedad gradual a partir del 1 de octubre de 2027 (para grandes empresas con más de 8 millones de euros de facturación).

En este artículo te explicamos qué cambia realmente con esta nueva regulación, qué es exactamente una factura electrónica y cómo implantarla en tu empresa sin complicaciones.

Índice:

• ¿Qué es una factura electrónica?
• Factura electrónica vs PDF: la diferencia que más confunde
• Tipos de factura electrónica según el destinatario
• Requisitos que debe cumplir una factura electrónica
• Formatos y estándares: Facturae, XML, UBL…
• Factura electrónica en España: marco normativo y plazos
• Relación entre factura electrónica, SII y Veri*Factu: qué es cada cosa
• Cómo implantar la factura electrónica en una empresa (paso a paso)
• Cómo se hace una facturación digital paso a paso
• Cómo elegir un software de factura electrónica
• Preguntas frecuentes sobre factura electrónica
• Conclusión

¿Qué es una factura electrónica?

Con la nueva normativa, el concepto de factura electrónica se concreta mucho más. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo define la “factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales” como aquella que se expide, transmite y recibe en formato electrónico y que cumple con unas características técnicas específicas, especialmente en lo relativo a los formatos estructurados admitidos formulados en el artículo 7 (como UBL, CII, EDIFACT o Facturae).

Esto implica un cambio importante: en el entorno B2B, “electrónica” ya no significa simplemente digital. Una factura en PDF o imagen puede ser válida como documento, pero no cumple con el modelo exigido. La factura electrónica debe ser un mensaje estructurado, diseñado para que los sistemas puedan procesarlo automáticamente. Además, el sistema incorpora información sobre los estados de la factura, como su aceptación, rechazo o pago, lo que permite una trazabilidad completa del proceso.

En resumen, una factura electrónica es una factura que se gestiona por medios electrónicos, pero que además debe cumplir con una serie de garantías legales. En concreto, debe asegurar la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, además de cumplir con una serie de características técnicas.

En España, esto no es una novedad de la factura electrónica, los requisitos de la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, se llevan aplicando a todas las facturas (en papel o digitales) desde hace tiempo, en el marco del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).

Las características principales de la factura electrónica son:

• Formato electrónico estructurado: según el artículo 7 del Real Decreto 238/2026, la factura electrónica B2B deberá ajustarse al modelo semántico de datos EN 16931 y utilizar una de las sintaxis admitidas: CII, UBL, EDIFACT o Facturae.
• Autenticidad del origen: debe poder acreditarse quién ha emitido la factura. Cuando se emite mediante plataformas privadas de intercambio, el Real Decreto exige firma electrónica avanzada.
• Integridad del contenido: debe garantizarse que la factura no ha sido alterada desde su emisión.
• Legibilidad: aunque el formato principal sea estructurado, la factura debe poder consultarse y entenderse durante todo su periodo de conservación.
• Trazabilidad de estados: el sistema incorpora información sobre estados como aceptación, rechazo o pago efectivo completo, lo que permite seguir el recorrido de la factura y controlar mejor los plazos de pago.

En la práctica, una factura electrónica puede “nacer” en un programa de facturación, enviarse por una plataforma, integrarse con un ERP y acabar en el archivo digital de tu empresa lista para buscarla, aprobarla, contabilizarla y conservarla.

Por ejemplo, si eres autónomo y pasas una factura a un cliente, puedes generarla con tu software, enviarla y tener un registro de cuándo se entregó y cuándo se pagó. Si eres una empresa con volumen la ventaja es que el flujo de facturación sea automático, trazable y auditable.

Factura electrónica vs PDF: la diferencia que más confunde

Uno de los errores más habituales es pensar que una factura en PDF ya es una factura electrónica. En realidad, no es así.

Un PDF es simplemente una representación visual del documento, pensada para que una persona pueda leerlo. Sin embargo, no permite que los sistemas lo procesen automáticamente ni garantiza por sí mismo la trazabilidad, la interoperabilidad o el control del ciclo de la factura.

La factura electrónica es una factura de formato estructurado. Un PDF es una factura digital en formato no estructurado, que se ve bien, pero para que un sistema “entienda” los datos, tiene que leerlo (por OCR, por ejemplo) o introducir los datos manualmente.

Con la nueva normativa, esta diferencia se vuelve aún más clara. La factura electrónica será obligatoria cuando se active la aplicación efectiva del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, en los plazos que empezarán a contar desde la publicación de la Orden Ministerial que regule los aspectos técnicos de la solución pública.

Además, el propio Real Decreto refuerza esta idea al contemplar un uso limitado del PDF: durante una fase transitoria, determinados empresarios con un volumen de facturación superior a 8 millones de euros deberán acompañar sus facturas electrónicas con un PDF que garantice su legibilidad. Es decir, el PDF no sustituye a la factura electrónica, sino que actúa como apoyo visual en un periodo concreto.

Esto implica algo clave, aunque puedas seguir viendo facturas en PDF, la verdadera factura será el mensaje estructurado que circula entre sistemas.

Por tanto, la diferencia no está en el formato que ves, sino en cómo se genera, se transmite y se procesa la información. Una factura electrónica real permite automatizar validaciones, integrarse con otros sistemas, registrar estados como aceptación o pago y garantizar un control completo del proceso.

Tipos de factura electrónica según el destinatario

No es lo mismo facturar a una administración que a un cliente particular. Por eso suele hablarse de tres escenarios:

B2G (Administraciones Públicas)

Cuando se factura a administraciones públicas, el escenario está muy definido desde hace años: existe un canal y estándares concretos para presentar las facturas electrónicas.

En España, al factuar al sector público se debe emitir la factura electrónica obligatoria en formato Facturae (.xml), con firma digital y datos específicos como los códigos DIR3. Además se ha de enviar a través de un Punto General de Entrada como FACe, usando un certificado digital y un software compatible para cumplir con los requisitos de formato y contenido. 

B2B (entre empresas y autónomos)

El modelo de factura electrónica entre empresas y autónomos cambia de forma significativa con el nuevo marco normativo. Ya no se trata solo de enviar facturas en digital, sino de integrarse en un sistema estructurado de intercambio de información.

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo desarrolla este modelo estableciendo cómo deben emitirse, transmitirse y recibirse las facturas electrónicas en las relaciones B2B, en línea con lo previsto por la Ley Crea y Crece. Te contamos los principales cambios:

1. Cómo se envían y reciben las facturas
   

   Las empresas y profesionales podrán intercambiar facturas electrónicas a través de tres vías:

   · Plataformas privadas de intercambio, utilizadas por empresas o proveedores tecnológicos
   · La solución pública de facturación electrónica, gestionada por la Administración
   · Una combinación de ambas, en función de la operativa de cada empresa

   Si no existe un acuerdo expreso entre emisor y receptor para utilizar una plataforma privada, se entenderá automáticamente que el destinatario opta por la solución pública, sin necesidad de indicarlo de forma expresa.

2. Punto de entrada de las facturas
   

   Cada empresa debe definir cómo quiere recibir sus facturas: Si utiliza una plataforma privada, deberá hacer público su punto o puntos de entrada en sus comunicaciones y, si dispone de ella, en su página web. Si no lo hace, se entenderá por defecto que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica. Este punto es clave para garantizar que las facturas lleguen correctamente y evitar fricciones en el intercambio.

3. Formato y estructura: la base del sistema
   En el modelo B2B, la factura electrónica debe ser siempre un mensaje estructurado, conforme al modelo europeo EN 16931. El Real Decreto admite varias sintaxis: 
   • CII
   • UBL
   • EDIFACT
   • Facturae
     
     Sin embargo, el sistema toma el UBL como formato de referencia de la solución pública. Además, cuando se utilizan plataformas privadas, estas deberán remitir una copia fiel de cada factura en formato UBL a la solución pública, lo que garantiza la interoperabilidad y el seguimiento del sistema.
     
     
4. Mucho más que enviar facturas
   Este modelo no solo regula el envío, sino todo el ciclo de la factura. Las plataformas y sistemas deberán permitir informar de estados como la aceptación, el rechazo o el pago efectivo, lo que aporta una trazabilidad completa del proceso. En conjunto, este cambio responde al objetivo de la Ley Crea y Crece: digitalizar las relaciones comerciales entre empresas, mejorar el control de los plazos de pago y reducir la morosidad.

B2C (empresa a consumidor)

En el B2C (Business to Consumer) suele ser más flexible, a diferencia de la facturación entre empresas, donde el nuevo marco normativo exige formatos estructurados y sistemas de intercambio. Según la Ley Crea y Crece en España, no estás obligado a emitir factura electrónica en transacciones B2C, ya que la ley se centra en empresas y autónomos.

El consumidor quiere una factura legible, fácil de guardar y, si hay garantías o devoluciones, fácil de presentar. Aquí el reto suele ser más operativo (volumen, devoluciones, tickets/facturas simplificadas, etc.) que técnico.

Requisitos que debe cumplir una factura electrónica

Da igual si hablamos de la administración general o del sector privado: una factura debe garantizar tres pilares:

Autenticidad del origen: poder acreditar quién la emitió.
Integridad del contenido: que no se ha alterado o manipulado desde su emisión.
Legibilidad: que se pueda leer durante todo su periodo de conservación.

Hasta aquí, la base que ya establecía el RD 1619/2012. Pero con el nuevo marco, estos principios se refuerzan con requisitos más concretos en el entorno B2B.

Qué cambia con el nuevo modelo

• Cuando la factura se emite a través de plataformas privadas de intercambio, el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo exige el uso de firma electrónica avanzada, ya sea aplicada directamente por el emisor o mediante firma delegada autorizada.
• Además, cada factura debe contar con un código único de identificación, que incluye como mínimo el NIF del emisor, el número y serie de la factura y la fecha de expedición. Esto permite identificarla de forma inequívoca dentro del sistema.
• Otro cambio relevante es que la trazabilidad deja de ser solo una buena práctica para convertirse en parte del propio sistema. Los destinatarios deben informar obligatoriamente de determinados estados de la factura, como su aceptación o rechazo y el pago efectivo completo, junto con sus fechas.

Más allá del documento: el control del proceso

En la práctica, esto significa que ya no basta con “tener la factura guardada”.
Hay que poder demostrar qué ha pasado con ella en todo momento.

Quién la recibió, cuándo se aceptó o rechazó, cuándo se pagó… toda esa información forma parte del proceso y queda registrada en el sistema.

Este nivel de trazabilidad (Audit Trail) no solo facilita la gestión diaria, sino que resulta clave en auditorías, control financiero y cumplimiento normativo.

Formatos y estándares: Facturae, XML, UBL…

En el modelo de factura electrónica, el formato no es solo una cuestión técnica, sino la base que permite que los sistemas se entiendan entre sí.

En el entorno B2B, las facturas deben ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931, que define cómo debe estructurarse la información para garantizar la interoperabilidad entre sistemas.

A partir de este modelo, el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo establece las sintaxis admitidas para el intercambio de facturas electrónicas, que son:

• CII
• UBL
• EDIFACT
• Facturae

Todos ellos son formatos estructurados (en muchos casos basados en XML) que permiten automatizar la lectura, el intercambio y el procesamiento de las facturas.

La doble realidad operativa del sistema

Aunque se admiten varios formatos, en la práctica hay dos niveles de funcionamiento:

• Entre empresas o plataformas, se puede acordar el uso de cualquiera de las sintaxis admitidas
• A nivel del sistema, la referencia es UBL, que es el formato utilizado por la solución pública de facturación electrónica

Además, cuando se utilizan plataformas privadas, estas deben remitir una copia fiel de la factura en formato UBL a la solución pública, lo que garantiza la interoperabilidad y el seguimiento del sistema.

Los principales formatos en la práctica son:

• Facturae: es el formato consolidado en España para la facturación con las Administraciones Públicas. Sigue siendo una referencia habitual en muchos entornos y soluciones.
• UBL: es uno de los estándares más extendidos a nivel internacional en entornos B2B, y el formato de referencia sobre el que funciona el sistema en la práctica.
• CII y EDIFACT: son otros estándares admitidos, especialmente presentes en determinados sectores o entornos de intercambio electrónico de datos.

¿Qué formato necesito en cada caso?

El formato adecuado depende de a quién facturas y del marco normativo aplicable. No todos los escenarios funcionan igual.

B2G (empresa a Administración): cuando facturas a una Administración Pública, no basta con un PDF. Es obligatorio utilizar un formato estructurado, y en España el estándar es Facturae, basado en XML. Además, la factura debe enviarse a través del canal oficial correspondiente, como FACe en el caso de la Administración General del Estado.

B2B (entre empresas y autónomos): en el entorno B2B, el modelo está evolucionando hacia un sistema estructurado y obligatorio. Con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, la factura electrónica dejará de ser un simple PDF para convertirse en un mensaje estructurado conforme al modelo EN 16931 y en una de las sintaxis admitidas (CII, UBL, EDIFACT o Facturae).

Aunque durante una fase transitoria pueden convivir con PDF como apoyo de legibilidad en algunos casos, la factura válida será la estructurada, intercambiada a través de plataformas privadas, la solución pública o una combinación de ambas.

En la práctica, esto significa que la factura ya no se genera solo para “verla”, sino para que los sistemas puedan procesarla automáticamente, integrarla en contabilidad y seguir su estado dentro del ciclo de facturación.

Cómo convertir un XML en una factura legible (y por qué importa)

Para convertir un XML de factura a un formato legible como PDF, hay que usar herramientas o software especializados que transforman el código en una vista de factura organizada.

Para que podamos leer la factura, estos software extraen los datos (emisor, receptor, producto, cantidad) y los muestran en un formato para imprimir o archivar, como un PDF,  de este modo se asegura la validez fiscal al no alterar el contenido original pero también se posibilita su lectura. Ambas cuestiones de vital importancia.

Un software como DocuWare te permite procesar diferentes formatos de factura (incluyendo XML) y convertirlos en un documento legible dentro del flujo de trabajo.

Factura electrónica en España: marco normativo y plazos

La factura electrónica en España no depende de una única norma, sino de un conjunto de leyes y desarrollos reglamentarios que definen cómo debe aplicarse en cada contexto.

El paso más reciente es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado el 31 de marzo de 2026, que desarrolla el modelo de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (B2B) y articula el funcionamiento del sistema español.

A partir de aquí, el marco normativo se apoya en tres pilares principales:

• Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (“Crea y Crece”): impulsa la obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales. Su objetivo es doble: digitalizar las relaciones comerciales y mejorar la información sobre los plazos de pago para reducir la morosidad.
• Real Decreto 238/2026: desarrolla reglamentariamente ese modelo B2B, definiendo los requisitos técnicos, las plataformas de intercambio, la solución pública de facturación electrónica y las obligaciones de información sobre el estado y pago de las facturas.
• Reglamento de Facturación (RD 1619/2012): sigue siendo la base del sistema. Establece los requisitos generales que debe cumplir cualquier factura, especialmente en términos de autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad.

Plazos: cuándo será obligatoria la factura electrónica

La obligatoriedad de la factura electrónica en B2B no se aplica de forma inmediata pero ya hay fechas para la obligatoriedad gradual a partir del 1 de octubre de 2027 (para grandes empresas con más de 8 millones de euros de facturación), 1 de octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales y 1 de octubre de 2029 para informar sobre los estados de la factura.

Este enfoque progresivo busca facilitar la adaptación, especialmente para pymes y autónomos, sin frenar la digitalización del tejido empresarial.

Lo esencial de la obligatoriedad (y qué cambia desde el RD de marzo de 2026)

La Ley de Facturación Electrónica establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos. El objetivo es mejorar la trazabilidad de las facturas, reducir la morosidad y facilitar el control por parte de la Agencia Estatal de Administración.

Este cambio se concreta con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que define cómo debe funcionar el sistema de factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos (B2B).

Esto implica obligaciones como:

• Emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado.
• Garantizar autenticidad, integridad y legibilidad.
• Intercambiar facturas a través de plataformas privadas, la solución pública o ambas
• Informar sobre el estado de las facturas (aceptación, rechazo y pago)

Eso sí, la obligatoriedad no entra en vigor de forma inmediata. Los plazos empezarán a contar desde la publicación de la Orden Ministerial que desarrollará los aspectos técnicos del sistema, como:

• El funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica.
• Los mecanismos de autenticación e identificación.
• El servicio de comunicación de pagos.
• El uso de formatos como UBL en la operativa del sistema

A partir de ese momento, las empresas con más de 8 millones de euros de facturación tendrán 12 meses para adaptarse y el resto de empresas y profesionales dispondrán de 24 meses.

Relación entre factura electrónica, SII y Veri*Factu: qué es cada cosa

Una forma muy clara de entender qué es cada uno de ellos sería esta:

• La factura electrónica es el documento y el sistema de intercambio.
• Veri*Factu controla cómo se genera ese documento.
• El SII controla cómo se informa el IVA de esa factura.

En el caso de la factura electrónica, el modelo actual viene definido por el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que regula cómo se emiten, se reciben y se intercambian las facturas entre empresas y profesionales, incluyendo los estados de la factura y el uso de la solución pública como repositorio del sistema.

La factura electrónica regula, por tanto, el intercambio de la factura y su ciclo completo dentro de la relación comercial.

Veri*Factu no regula el intercambio de la factura, sino el comportamiento del software de facturación. Es un sistema de la Agencia Tributaria española (AEAT) que exige que los programas generen registros seguros de las facturas, con garantías de integridad e inalterabilidad.

El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema de la Agencia Tributaria para llevar los libros registro de IVA mediante suministro electrónico de información en plazos muy cortos. Afecta solo a determinados contribuyentes (grandes empresas, grupos de IVA, REDEME, o quienes se adhieren voluntariamente).

Esa es la relación del SII y factura electrónica y Verifactu, te lo ponemos aún más claro en esta tabla:

Cómo implantar la factura electrónica en una empresa (paso a paso)

Implantar la factura electrónica no es solo emitir en digital, sino ordenar todo el recorrido de la factura dentro de la empresa. 

Antes de empezar, es clave decidir cómo vas a enviar y recibir facturas electrónicas:

• A través de plataformas privadas.
• Mediante la solución pública de facturación electrónica.
• Con una combinación de ambas

Si optas por una plataforma privada como punto de entrada, debes hacerlo público en tus comunicaciones y, si aplica, en tu web. Si no se define expresamente, se entenderá que tu canal es la solución pública.

Ahora te damos una pequeña guía de los principales pasos a seguir.

1. Diseño del flujo de emisión y recepción
   
   

   Emisión: define claramente quién genera la factura, quién la revisa, cómo se envía y qué ocurre si hay un rechazo. En la entrada de facturas electrónicas, es clave establecer por dónde entran, quién las valida, cómo se aprueban y cómo se contabilizan.

   Recepción: debes incorporar la gestión de estados desde el inicio, quién marca la aceptación o el rechazo de la factura, cómo se registra esa información y cómo se comunica dentro del plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el estado. Identifica los puntos donde se pierden horas, correos sueltos, adjuntos sin pedido o formatos distintos.

2. Validación y control de datos
   

   Es necesario validar los campos obligatorios (NIF, número y serie, fechas, bases imponibles, tipos y cuotas), detectar duplicados y gestionar excepciones habituales, como facturas sin pedido, descuadres de IVA o ausencia de albaranes. En empresas sujetas al SII, este control es especialmente crítico, ya que los plazos de envío son muy ajustados.

3. Aprobación y contabilización
   Conviene definir reglas claras de aprobación, como los importes que requieren doble validación, centros de coste, responsables por proveedor o área y mecanismos de sustitución en ausencias. Un flujo bien diseñado evita bloqueos, reduce retrasos en los pagos y aporta control y trazabilidad.
4. Comunicación de estados (aceptación, rechazo y pago)
   En el modelo B2B, esta fase deja de ser solo interna. Tras la aceptación o rechazo de la factura, es obligatorio comunicar su estado y, posteriormente, el pago efectivo completo. Esta comunicación debe realizarse a la solución pública de facturación electrónica, o a través de una plataforma privada que gestione esa comunicación. Además, estos estados deben informarse en un plazo máximo de 4 días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales) desde que se producen. Esto convierte la gestión de estados en una parte crítica del proceso, no solo para control interno, sino para cumplimiento normativo.
5. Archivo y conservación para auditoría.
   El flujo de facturación no acaba con el pago. Es imprescindible poder demostrar su autenticidad e integridad, que se ha conservado correctamente y que puede localizarse de forma inmediata ante una auditoría o requerimiento. Un sistema bien organizado permite acceder a cualquier factura, su historial y su estado en segundos.

Cómo se hace una facturación digital paso a paso

Hacer una facturación digital implica que todo el ciclo de la factura —desde que la creas hasta que se cobra y se archiva— se realiza con software. Lo habitual es combinar tu sistema de facturación electrónica (ERP o programa específico) con una plataforma de gestión documental y flujos de trabajo como DocuWare.

En resumen, el proceso sería:

Cómo elegir un software de factura electrónica

Elegir un software de factura electrónica es importante no solo para la operatividad de tu empresa, también es clave para cumplir la normativa.  Te contamos algunos aspectos esenciales que debería integrar:

Con DocuWare, los flujos de aprobación se configuran de forma flexible, garantizando control, agilidad y trazabilidad en cada paso.

Preguntas frecuentes sobre factura electrónica

Te respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre facturación elecrtónica.

¿Hay que guardar evidencias de aceptación o rechazo de la factura electrónica?

Sí, y ya no es solo recomendable: en el modelo B2B definido por el RD 238/2026, la gestión de estados (aceptación, rechazo y pago) forma parte del sistema.

Esto implica que no basta con conservar la factura, también debes poder demostrar qué ocurrió después: cuándo se aceptó o rechazó, quién intervino y en qué fecha. Además, esta información debe comunicarse en los plazos establecidos.

Un sistema con registro de auditoría te permite cumplir con esta obligación y facilitar auditorías o posibles disputas.

¿Cómo se gestionan las facturas rectificativas (abonos) en factura electrónica?

La lógica es la misma que en facturación tradicional, la factura original se corrige con una rectificativa. En entornos como SII, además, la rectificativa debe identificarse como tal y enlazarse con la original mediante los campos correspondientes, porque Hacienda cruza datos con rapidez.

En el entorno B2B, estas facturas también deben integrarse en el sistema de estados y trazabilidad.

¿Cómo se hace una facturación digital y qué software ayuda en el proceso?

La facturación digital es emitir y gestionar facturas de forma electrónica cumpliendo todos los requisitos legales. En la práctica, el proceso es: configurar tu software de factura electrónica, generar las facturas en formato digital, enviarlas por canales electrónicos, hacer seguimiento de su estado y archivarlas en un repositorio seguro. Lo habitual es combinar un programa de factura electrónica con una plataforma de gestión documental y flujos de trabajo como DocuWare, que automatiza la emisión, el envío, el archivo y la trazabilidad de cada factura.

¿Es obligatorio usar una plataforma u operador para intercambiar factura electrónica en B2B?

Sí, en el nuevo modelo B2B deberás utilizar alguno de los canales definidos en el sistema: plataforma privada, solución pública o una combinación de ambas.

Si no existe un acuerdo expreso para usar una plataforma privada, se entiende que el receptor utilizará la solución pública de facturación electrónica.

Más que elegir si usar plataforma o no, la clave es definir correctamente el canal, asegurar la interoperabilidad y cumplir con los requisitos técnicos y de comunicación de estados.

¿Qué pasa con los adjuntos (pedido, albarán, justificantes) cuando la factura viene en XML/Facturae?

Aunque el dato estructurado llegue en XML, los adjuntos siguen siendo críticos para el control interno. Por eso es importante que el sistema permita asociar documentos relacionados (pedido, albarán, contrato, justificantes) a la factura, independientemente de si viene en XML, PDF u otro formato. DocuWare procesa XML y adjuntos y los convierte en un flujo “legible” y aprobable.

¿La factura electrónica afecta a facturas internacionales (intracomunitarias o exportación)?

Sí, en el sentido de que tus procesos internos deben gestionar casuísticas (moneda, IVA/inversión del sujeto pasivo, requisitos del país destino, etc.). Pero la obligatoriedad y el estándar concreto dependen del marco aplicable (y del tipo de operación). 

No obstante, la obligatoriedad del sistema B2B definido en España aplica a operaciones entre empresarios o profesionales establecidos en España, por lo que en operaciones internacionales habrá que analizar el marco concreto aplicable en cada caso.

Conclusión

La factura electrónica se ha convertido en un elemento clave en la gestión empresarial, no solo por la obligatoriedad que introduce la Ley Crea y Crece, sino por el cambio de modelo que consolida el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo. Ya no se trata solo de emitir facturas en digital, sino de trabajar con información estructurada, intercambiarla a través de plataformas interoperables y gestionar su estado a lo largo de todo el ciclo, desde la emisión hasta el pago. Este nuevo enfoque mejora la trazabilidad, reduce errores, aporta visibilidad sobre los plazos y ayuda a combatir la morosidad, además de preparar a las empresas para un entorno cada vez más automatizado y conectado.

DocuWare te ayuda a adaptarte a este nuevo escenario de forma sencilla. Combina automatización, control y seguridad para gestionar la entrada de facturas electrónicas, trabajar con distintos formatos estructurados, validar datos, controlar estados como la aceptación o el pago y conservar toda la documentación con garantías de autenticidad e integridad. Así, no solo cumples con la normativa, sino que optimizas todo el proceso y te preparas para futuros cambios.

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