A estas alturas, pensamos que casi todo el mundo “sabe” lo que es una factura electrónica… hasta que la define como un PDF de su factura que manda por email.
La realidad es que la facturación electrónica no se trata solo de mandarla factura de modo digital, sino de cumplir con unos requisitos del formato electrónico, trazabilidad y control que, además, se cruzan con otras piezas del puzle fiscal español como el SII o Veri*Factu.
Te explicamos qué es la factura electrónica y cómo implantarla en tu empresa.
Índice:
- ¿Qué es una factura electrónica?
- Factura electrónica vs PDF: la diferencia que más confunde
- Tipos de factura electrónica según el destinatario
- Requisitos que debe cumplir una factura electrónica
- Formatos y estándares: Facturae, XML, UBL…
- Factura electrónica en España: marco normativo y plazos
- Relación entre factura electrónica, SII y Veri*Factu: qué es cada cosa
- Cómo implantar la factura electrónica en una empresa (paso a paso)
- Cómo elegir un software de factura electrónica
- Preguntas frecuentes sobre factura electrónica
- Conclusión
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe por medios electrónicos, y que debe poder garantizar tres cosas: legibilidad, autenticidad e integridad.
En España, esto no es una novedad de la factura electrónica, estas tres condiciones se llevan aplicando a todas las facturas (en papel o digitales) desde hace tiempo, en el marco del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
Sus características principales son:
- Formato Digital: Se genera, transmite y almacena electrónicamente
- Autenticidad: se puede identificar al emisor de la factura mediante firma electrónica
- Integridad: se puede garantizar que no ha sido modificada.
- Se envía de forma digital, a menudo por correo electrónico o plataformas específicas.
En la práctica, una factura electrónica puede “nacer” en un programa de facturación, enviarse por una plataforma, integrarse con un ERP y acabar en el archivo digital de tu empresa lista para buscarla, aprobarla, contabilizarla y conservarla.
Por ejemplo, si eres autónomo y pasas una factura a un cliente, puedes generarla con tu software, enviarla y tener un registro de cuándo se entregó y cuándo se pagó. Si eres una empresa con volumen la ventaja es quer el flujo de facturación sea automático, trazable y auditable.
Factura electrónica vs PDF: la diferencia que más confunde
Según la página web de Facturae, llaman a ambas factura electrónica, sin embargo la diferencia está en si es formato estructurado o formato no estructurado:
La factura electrónica es una factura de formato estructurado, como el formato Facturae o la factura electrónica B2B que será obligatoria para autónomos y empresas en 2027 y 2028. Un formato estructurado (como XML) lleva los datos “etiquetados” para que un sistema los procese sin intervención humana.
La factura digital es una factura en PDF (en formato no estructurado) que se ve bien, pero para que un sistema “entienda” los datos, tiene que leerlo (por OCR, por ejemplo) o introducir los datos manualmente.
Tipos de factura electrónica según el destinatario
No es lo mismo facturar a una administración que a un cliente particular. Por eso suele hablarse de tres escenarios:
B2G (Administraciones Públicas)
Cuando se factura a administraciones públicas, el escenario está muy definido desde hace años: existe un canal y estándares concretos para presentar las facturas electrónicas.
En España, al factuar al sector público se debe emitir la factura electrónica obligatoria en formato Facturae (.xml), con firma digital y datos específicos como los códigos DIR3. Además se ha de enviar a través de un Punto General de Entrada como FACe, usando un certificado digital y un software compatible para cumplir con los requisitos de formato y contenido.
B2B (entre empresas y autónomos)
Este es el gran cambio que empuja la Ley “Crea y Crece” (Ley 18/2022) para impulsar y generalizar el uso de factura electrónica entre empresarios y profesionales con el objetivo de digitalizar relaciones, asegurar la autenticidad del origen y combatir la morosidad.
Para facturar B2B (Business to Business) según la Ley Crea y Crece, se deberá emitir facturas electrónicas estructuradas (como Facturae, UBL, CII) en lugar de PDF. Además, se deberá usar un software homologado que se conecte a la AEAT del Ministerio de Hacienda. Las facturas deberán incluir códigos QR y la frase "factura verificable en la sede electrónica de la AEAT", y notificar al cliente el estado de la factura.
B2C (empresa a consumidor)
En el B2C (Business to Consumer) suele ser más flexible. Según la Ley Crea y Crece en España, no estás obligado a emitir factura electrónica en transacciones B2C, ya que la ley se centra en empresas y autónomos.
El consumidor quiere una factura legible, fácil de guardar y, si hay garantías o devoluciones, fácil de presentar. Aquí el reto suele ser más operativo (volumen, devoluciones, tickets/facturas simplificadas, etc.) que técnico.
Requisitos que debe cumplir una factura electrónica
Da igual si hablamos de la administración general o del sector privado: una factura debe garantizar tres pilares:
- Autenticidad del origen: poder acreditar quién la emitió.
- Integridad del contenido: que no se ha alterado o manipulado desde su emisión.
- Legibilidad: que se pueda leer durante todo su periodo de conservación.
Esto se consigue con controles de gestión (trazabilidad, permisos, registro de acciones), y cuando aplica, con firma electrónica o sistemas equivalentes. El RD 1619/2012 deja claro que no impone una única tecnología: se trata de garantizar el resultado (autenticidad, integridad y legibilidad).
En la práctica, en muchos casos se solicita una firma electrónica avanzada (según el contexto y el estándar), o mecanismos técnicos equivalentes (por ejemplo, EDI en ciertos intercambios).
Y aquí entra un punto clave que muchas empresas subestiman: la trazabilidad. No basta con “tener la factura”. Hay que poder demostrar qué pasó con ella: quién la recibió, quién la aprobó, cuándo se contabilizó, si hubo rechazo, si hubo rectificación… Ese “historial” (audit trail) es imprescindible para auditorías y cumplimiento normativo.
Formatos y estándares: Facturae, XML, UBL…
Los diferentes formatos de factura electrónica son estructuras estandarizadas basadas en XML para el intercambio automatizado de datos. Los principales son:
- Facturae: es el formato obligatorio para operar con las Administraciones Públicas en españa, desarrollado por el Gobierno para facilitar la facturación digital entre empresas y organismos públicos, mediante el programa Mi Facturae o un software compatible. Permite la creación, envío y gestión de facturas con validez legal.
- UBL: otro estándar XML muy usado en integraciones B2B y entornos internacionales.
¿Qué formato necesito en cada caso?
El formato correcto depende de a quién facturas y del marco normativo aplicable.
B2G: cuando facturas a una administración pública, no basta con un PDF. Es obligatorio utilizar un formato estructurado, y en España el estándar es Facturae, basado en XML.
Además, la factura debe enviarse a través del canal oficial correspondiente, como FACe en el caso de la Administración General del Estado.
B2B: hoy, en muchos casos, una factura en PDF enviada por email sigue siendo legalmente válida, siempre que cumpla los requisitos generales de facturación (contenido, conservación, autenticidad e integridad).
Pero esto está cambiando. Con la Ley Crea y Crece, el objetivo es que la factura electrónica en B2B deje de ser un simple PDF y pase a ser un formato estructurado, interoperable y procesable automáticamente por los sistemas del receptor. Es decir, una factura pensada no solo para “verla”, sino para integrarla directamente en los sistemas contables y de gestión.
Cómo convertir un XML en una factura legible (y por qué importa)
Para convertir un XML de factura a un formato legible como PDF, hay que usar herramientas o software especializados que transforman el código en una vista de factura organizada.
Para que podamos leer la factura, estos software extraen los datos (emisor, receptor, producto, cantidad) y los muestran en un formato para imprimir o archivar, como un PDF, de este modo se asegura la validez fiscal al no alterar el contenido original pero también se posibilita su lectura. Ambas cuestiones de vital importancia.
Un software como DocuWare te permite procesar diferentes formatos de factura (incluyendo XML) y convertirlos en un documento legible dentro del flujo de trabajo.
Factura electrónica en España: marco normativo y plazos
En España, hay varias normas que se cruzan:
- La Ley 18/2022 (“Crea y Crece”) impulsa la obligatoriedad de factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales (B2B) y busca mejorar la información sobre plazos de pago para combatir la morosidad.
- El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) marca el marco general: requisitos de facturas, y el famoso trío de autenticidad, integridad y legibilidad.
Lo esencial de la obligatoriedad (y por qué conviene prepararse ya)
La Ley de Facturación Electrónica establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos. El objetivo es mejorar la trazabilidad de las facturas, reducir la morosidad y facilitar el control por parte de la Agencia Estatal de Administración.
La norma obliga a emitir y recibir facturas en formato electrónico, incorporar determinados campos obligatorios que permitan conocer su estado (emitida, aceptada, pagada, etc.), garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, y conservar las facturas de forma accesible durante el plazo legal.
Además, se introduce el uso de códigos QR y elementos de verificación para facilitar el seguimiento y control de las facturas.
El simple PDF dejará de ser suficiente y se avanza hacia modelos de facturación electrónica más estructurados y automatizables. Por eso conviene empezar a prepararse ya, buscando soluciones de software y comprobando si tus sistemas actuales soportan estos requisitos. Adaptarse con tiempo evita prisas, errores y decisiones improvisadas cuando la obligatoriedad sea plenamente efectiva.
Relación entre factura electrónica, SII y Veri*Factu: qué es cada cosa
Una forma muy clara de entender qué es cada uno de ellos sería esta:
- La factura electrónica es el documento.
- Veri*Factu controla cómo se genera.
- El SII controla cómo se informa el IVA de esa factura.
La factura electrónica: regula cómo se emite, se recibe y se intercambia una factura entre empresas, autónomos o administraciones públicas.
Veri*Factu no regula el intercambio de la factura, sino el comportamiento del software de facturación. Es un sistema de la Agencia Tributaria española (AEAT) para verificar las facturas en tiempo real. Exige que los programas de facturación envíen los registros de cada factura a Hacienda, incorporando códigos QR y hash para garantizar su autenticidad y trazabilidad.
Los contribuyentes pueden elegir entre una opción "Verifactu" (remisión a Hacienda) o "No Verifactu" (con garantía de inalterabilidad).
El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema de la Agencia Tributaria para llevar los libros registro de IVA mediante suministro electrónico de información en plazos muy cortos. Afecta solo a determinados contribuyentes (grandes empresas, grupos de IVA, REDEME, o quienes se adhieren voluntariamente).
Esa es la relación del SII y factura electrónica y Verifactu, te lo ponemos aún más claro en esta tabla:
|
Sistema |
Objetivo |
¿A quién afecta más? |
¿Qué se reporta y cuándo? |
Qué implica operativamente |
|
SII |
Control y llevanza de libros de IVA |
Empresas obligadas (p. ej., grandes, grupos de IVA, REDEME) y voluntarios |
Registros de facturación en plazos (cómputo excluye sábados, domingos y festivos nacionales) |
Necesitas procesos rápidos, datos fiables y control de errores para cumplir plazos (Agencia Tributaria) |
|
factura electrónica / facturación electrónica |
Intercambio digital de facturas con garantías y estandarización |
B2G (muy regulado) y B2B (obligatoriedad progresiva) |
La factura se emite/recibe en formato electrónico y debe ser legible, íntegra y auténtica |
Automatización, integración con sistemas, trazabilidad de aceptación/rechazo |
|
Veri*Factu / SIF |
Asegurar integridad/inalterabilidad de registros |
Prácticamente cualquier obligado que facture con sistemas informáticos |
Registros de facturación generados por el sistema; hay modalidad VeriFactu (remisión) y No VeriFactu (conservación) |
Adaptar software a requisitos técnicos; plazos de adaptación ampliados |
Cómo implantar la factura electrónica en una empresa (paso a paso)
Implantar la factura electrónica no es solo emitir en digital, sino ordenar todo el recorrido de la factura dentro de la empresa. Te damos una pequeña guía de los principales pasos a seguir:
- Diseño del flujo de emisión y recepción. Define claramente quién genera la factura, quién la revisa, cómo se envía y qué ocurre si hay un rechazo. En la entrada de facturas electrónicas, es clave establecer por dónde entran, quién las valida, cómo se aprueban y cómo se contabilizan. Identifica los puntos donde se pierden horas, correos sueltos, adjuntos sin pedido o formatos distintos.
- Validación y control de datos. Es necesario validar los campos obligatorios (NIF, número y serie, fechas, bases imponibles, tipos y cuotas), detectar duplicados y gestionar excepciones habituales, como facturas sin pedido, descuadres de IVA o ausencia de albaranes. En empresas sujetas al SII, este control es especialmente crítico, ya que los plazos de envío son muy ajustados.
- Aprobación y contabilización. Conviene definir reglas claras de aprobación, como los importes que requieren doble validación, centros de coste, responsables por proveedor o área y mecanismos de sustitución en ausencias. Un flujo bien diseñado evita bloqueos, reduce retrasos en los pagos y aporta control y trazabilidad.
- Archivo y conservación para auditoría. El flujo de facturación no acaba con el pago. Es imprescindible poder demostrar su autenticidad e integridad, que se ha conservado correctamente y que puede localizarse de forma inmediata ante una auditoría o requerimiento.
Cómo elegir un software de factura electrónica
Elegir un software de factura electrónica es importante no solo para la operatividad de tu empresa, también es clave para cumplir la normativa. Te contamos algunos aspectos esenciales que debería integrar:
- Gestión de múltiples formatos: en la práctica conviven PDF, XML, Facturae o UBL. Un buen software debe poder trabajar con todos.
DocuWare procesa facturas en formatos estructurados y no estructurados, los convierte en documentos legibles y los integra en un único flujo de trabajo. - Automatización de la entrada de facturas electrónicas: la gran ventaja está en eliminar tareas manuales y errores y automatizar el fujo de facturación.
DocuWare automatiza la captura y extracción de datos mediante OCR e inteligencia artificial, validando los campos obligatorios desde el primer momento. - Flujos de aprobación y control: las facturas no deben quedarse bloqueadas ni perderse en el correo.
Con DocuWare, los flujos de aprobación se configuran de forma flexible, garantizando control, agilidad y trazabilidad en cada paso.
- Trazabilidad, auditoría y cumplimiento: la normativa exige demostrar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
DocuWare registra cada acción sobre la factura y mantiene un historial completo preparado para auditorías e inspecciones. - Archivo seguro e integración con ERP: no basta con guardar facturas, hay que encontrarlas rápido y conectarlas con la contabilidad.
DocuWare centraliza el archivo de facturas en un entorno seguro y se integra con sistemas contables y ERP, evitando duplicidades y errores.
Preguntas frecuentes sobre factura electrónica
Te respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre facturación elecrtónica.
¿Hay que guardar evidencias de aceptación o rechazo de la factura electrónica?
Sí, es muy conveniente. En muchos flujos B2B, la evidencia de entrega/aceptación/rechazo es parte de la trazabilidad del proceso y reduce conflictos. En auditorías o en disputas con proveedores no basta con “tener el fichero”, conviene conservar qué ocurrió después.
Un sistema con registro de auditoría te permite demostrar fechas, acciones y responsables, algo clave en controles internos y auditorías.
¿Cómo se gestionan las facturas rectificativas (abonos) en factura electrónica?
La lógica es la misma que en facturación tradicional, la factura original se corrige con una rectificativa. En entornos como SII, además, la rectificativa debe identificarse como tal y enlazarse con la original mediante los campos correspondientes, porque Hacienda cruza datos con rapidez.
¿Es obligatorio usar una plataforma u operador para intercambiar factura electrónica en B2B?
No siempre, hay escenarios donde se usa portal, EDI u otros canales. Lo importante es asegurar interoperabilidad, formato estructurado y una forma fiable de intercambio. Antes de decidir, evalúa volumen de facturas, diversidad de proveedores, integraciones con ERP y requisitos de evidencias.
¿Qué pasa con los adjuntos (pedido, albarán, justificantes) cuando la factura viene en XML/Facturae?
Aunque el dato estructurado llegue en XML, los adjuntos siguen siendo críticos para el control interno. Por eso es importante que el sistema permita asociar documentos relacionados (pedido, albarán, contrato, justificantes) a la factura, independientemente de si viene en XML, PDF u otro formato. DocuWare procesa XML y adjuntos y los convierte en un flujo “legible” y aprobable.
¿La factura electrónica afecta a facturas internacionales (intracomunitarias o exportación)?
Sí, en el sentido de que tus procesos internos deben gestionar casuísticas (moneda, IVA/inversión del sujeto pasivo, requisitos del país destino, etc.). Pero la obligatoriedad y el estándar concreto dependen del marco aplicable (y del tipo de operación). Si además estás en SII, determinadas operaciones (por ejemplo, intracomunitarias) se informan en libros específicos y con reglas propias.
Conclusión
La factura electrónica se ha convertido en un elemento clave en la gestión empresarial, no solo por la obligatoriedad que introduce la Ley Crea y Crece, sino porque cambia la forma en que las empresas emiten, reciben, controlan y conservan sus facturas. Pasar del papel o del PDF a un modelo digital estructurado implica ganar trazabilidad, reducir errores, mejorar el control de plazos y prepararse para convivir con sistemas como el SII o los nuevos requisitos de los sistemas de facturación.
DocuWare te ayuda a ir más allá del simple cumplimiento. Combina automatización, control y seguridad para gestionar la entrada de facturas electrónicas, procesar distintos formatos, validar datos, aprobar facturas y conservar toda la documentación con garantías de autenticidad del origen e integridad del contenido, dejando el proceso preparado para auditorías y cambios normativos futuros.
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