La factura electrónica en España está cada vez más extendida y regulada. Su uso ya es obligatorio en varias operaciones y el marco normativo ampliará progresivamente esta exigencia a las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.
Sin embargo, no todas las obligaciones responden a la misma norma ni entran en vigor al mismo tiempo. La facturación con las Administraciones Públicas, la futura obligación en el ámbito B2B y los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación forman parte de regulaciones diferentes que conviene distinguir.
En este artículo te explicamos qué establece la Ley de Facturación Electrónica, a quién afecta, cuáles son los plazos previstos y qué debe tener en cuenta tu empresa para prepararse y cumplir la normativa.
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automatizar todo el sistema de facturación, y cumplir con
todo lo que la nueva ley requiere.
Indice:
- Situación de la facturación electrónica en España: dónde estamos hoy
- ¿Qué es la Ley de Facturación Electrónica?
- Objetivos y alcance de la ley
- Obligaciones de la Ley de Facturación Electrónica
- Ventajas de la Facturación Electrónica
- Sanciones por incumplimiento de la ley
- Recursos y herramientas para la facturación electrónica
- Cómo prepararse en España según el tamaño de la empresa
- Preguntas frecuentes sobre la Ley de Facturación Electrónica
- Conclusión. Prepárate para la facturación electrónica en España
Situación de la facturación electrónica en España: dónde estamos hoy
En la facturación electrónica en España conviven actualmente dos escenarios, por un lado la obligación ya vigente para determinados proveedores que facturan a las Administraciones Públicas y por otro la futura obligación general en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
La Ley Crea y Crece introdujo esta obligación en el ámbito privado y el Real Decreto 238/2026 ha desarrollado los requisitos técnicos y de información del nuevo sistema B2B. Sin embargo, todavía no es exigible de forma general, ya que su aplicación efectiva depende de la entrada en vigor de la orden ministerial que regulará la solución pública de facturación electrónica.
Por tanto, la obligatoriedad de la factura electrónica en España se encuentra actualmente en estos tres puntos:
- La facturación electrónica con las Administraciones Públicas ya está en vigor, con las condiciones y excepciones establecidas en la Ley 25/2013. Desde el 15 de enero de 2015, determinados proveedores deben emitir sus facturas en formato electrónico y presentarlas a través del punto general de entrada habilitado por la Administración correspondiente.
- El marco regulador de la facturación electrónica B2B ya está aprobado, mediante la Ley 18/2022, conocida como Crea y Crece, y el Real Decreto 238/2026. Estas normas establecen la obligación de emitir, enviar y recibir facturas electrónicas entre empresarios y profesionales, así como los requisitos del sistema y de las plataformas de intercambio.
- El calendario definitivo de aplicación todavía no ha comenzado a contar. La obligación será exigible doce meses después de la entrada en vigor de la Orden Ministerial para quienes hayan superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones y veinticuatro meses después para el resto de empresarios y profesionales. Hasta entonces, no pueden establecerse fechas concretas definitivas.
¿Qué es la Ley de Facturación Electrónica?
La Ley Crea y Crece, o ley de creación y crecimiento de empresas, es una normativa aprobada en el año 2022 cuyo objetivo es facilitar la creación de nuevas sociedades mercantiles y luchar contra la morosidad. Dentro del marco de esta ley se regula la obligatoriedad de las empresas y profesionales de facturar electrónicamente.
En marzo de 2023 se abrió a consulta pública el reglamento de la ley. La implantación de la facturación electrónica en España se realizará de forma progresiva. Tras la aprobación de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) y del Real Decreto 238/2026 que lo regula, la ley entra en vigor el 1 de octubre de 2026, siendo obligatorio primero para empresas de mayor tamaño (8 millones de euros de facturación o más) el 1 de octubre de 2027 y, posteriormente, para el resto de empresas y autónomos, el 1 de octubre de 2028.
Para entender el alcance de esta obligación, conviene recordar qué es una factura electrónica. Se trata de una factura que se expide y recibe en formato digital y que puede clasificarse en dos tipos según su formato:
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato digital. Existen dos formatos de factura electrónica:
- Facturas en formato no estructurado: qson archivos, como un PDF o una imagen, cuyos datos no siguen una estructura que permita procesarlos automáticamente. Su tratamiento puede requerir trabajo manual o un software que incorpore el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
- Facturas en formato estructurado: son aquellas que contienen datos organizados de manera que los sistemas informáticos del emisor y del receptor pueden identificarlos y procesarlos automáticamente. Entre estos formatos se encuentran UBL, Facturae, UN/CEFACT CII y EDIFACT.
Objetivos y alcance de la ley
La implantación de la factura electrónica entre empresas y profesionales busca impulsar la digitalización de las relaciones comerciales, reducir los costes de las transacciones y mejorar la transparencia. De este modo se facilita la creación de nuevas empresas, tomando en consideración los diferentes obstáculos con que se encuentran los emprendedores. También permitirá disponer de información más fiable sobre los estados de las facturas y los plazos efectivos de pago, lo que facilitará el seguimiento del cumplimiento de la Ley sobre Morosidad Comercial y contribuirá a combatir la morosidad.
A quién obliga la facturación electrónica en España
La obligación afecta a los empresarios y profesionales que deban expedir facturas por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad cuando el destinatario sea otra empresa o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España y la operación se dirija a dicha sede o establecimiento.
Por tanto, la obligación general de facturación electrónica B2B no se aplica a:
- Las operaciones con consumidores finales o B2C. Estas relaciones quedan fuera de la obligación general establecida para empresas y profesionales, sin perjuicio de los casos específicos en los que un consumidor acepte o solicite recibir una factura electrónica.
- Las operaciones cuyo destinatario no esté establecido en España. Si la empresa o el profesional que recibe la factura no tiene en España la sede, el establecimiento permanente, el domicilio o la residencia habitual a los que se dirige la operación, esta no queda incluida en el ámbito general del sistema español.
- Las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas. Como excepción, sí estarán sujetas las facturas simplificadas cualificadas que incluyan los datos adicionales del destinatario establecidos en el artículo 7.2 del Reglamento de facturación.
El Real Decreto 238/2026 contempla, además, algunas exclusiones para determinadas actividades reguladas y permite que se excluyan temporal o definitivamente otras operaciones cuando resulte necesario para el funcionamiento del sector afectado.
Calendario de la facturación electrónica en España
Aunque el Real Decreto 238/2026 entró en vigor el 20 de abril de 2026, la aplicación efectiva de la factura electrónica obligatoria B2B depende de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrollará la solución pública de facturación electrónica. Por este motivo, todavía no pueden establecerse fechas concretas.
Una vez entre en vigor dicha orden ministerial, el calendario se desarrollará en dos fases:
- Empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: la obligación será exigible doce meses después.
- Resto de empresas, profesionales y autónomos: la obligación será exigible veinticuatro meses después.
Obligaciones de la Ley de Facturación Electrónica
La facturación electrónica en España no está regulada por una única ley. Existen distintas normas para la facturación con las Administraciones Públicas, las relaciones entre empresas y profesionales, los sistemas informáticos utilizados para facturar y las obligaciones generales que debe cumplir cualquier factura. Esta tabla resume las diferencias:
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Norma |
Qué regula |
A quién obliga |
Desde cuándo |
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Regula el uso de la factura electrónica y el registro contable de facturas en el sector público, así como su presentación mediante los puntos generales de entrada. |
A las sociedades y demás entidades enumeradas en su artículo 4 cuando facturan a las Administraciones Públicas, con las excepciones que estas puedan establecer. |
La obligación de presentar facturas electrónicas está vigente desde el 15 de enero de 2015. |
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Establece la obligación general de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales B2B y de informar sobre sus estados. |
A los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales, dentro del ámbito territorial establecido. |
Todavía no es exigible de forma general. Se aplicará en dos fases, doce y veinticuatro meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial pendiente. |
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Desarrolla los requisitos técnicos del sistema B2B, las plataformas de intercambio, la solución pública, los formatos y la comunicación de los estados y pagos de las facturas. |
A las empresas y profesionales sujetos a la obligación B2B y a las plataformas privadas que participen en el sistema español de factura electrónica. |
Entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero su aplicación efectiva comenzará doce o veinticuatro meses después de que entre en vigor la orden ministerial. |
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Regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y de sus registros: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Permite cumplir mediante la modalidad VERIFACTU o mediante un sistema no VERIFACTU. |
A los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y a otros empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación, con las exclusiones previstas, como quienes llevan sus libros mediante el SII. |
Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. El resto de los obligados, antes del 1 de julio de 2027. |
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Contiene las obligaciones generales de facturación: cuándo debe expedirse una factura, su contenido, tipos, plazos, conservación, autenticidad, integridad y legibilidad. |
A los empresarios y profesionales obligados a expedir facturas por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad. |
Está en vigor desde el 1 de enero de 2013, aunque ha sido modificado posteriormente para adaptarlo a las nuevas obligaciones.
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Ventajas de la Facturación Electrónica
La factura electrónica tiene numerosos beneficios para profesionales y empresas: además de facilitar el cumplimiento de las normativas fiscales, combate la morosidad, agiliza los flujos de trabajo y son más sostenibles. Te contamos algunas de sus principales ventajas.
Reducción de costes y mayor eficiencia y productividad
La facturación electrónica reduce los costes asociados a la impresión, el envío, el almacenamiento y la gestión física de documentos. Además, mediante la automatización de flujos de trabajo, las facturas pueden capturarse, revisarse, aprobarse y trasladarse al sistema contable con mayor rapidez.
Con un software de gestión documental se pueden extraer y procesar los datos de las facturas, reducir la introducción manual de información y acortar los ciclos de aprobación. De este modo, los equipos dedican menos horas a tareas repetitivas y pueden centrarse en actividades de mayor valor.
Mejora en la gestión administrativa
Centralizar las facturas y automatizar su gestión facilita el trabajo de los distintos perfiles administrativos que intervienen en el proceso:
- Administración: puede recibir, clasificar y localizar las facturas desde un único entorno, reducir duplicidades y conocer en qué fase se encuentra cada documento.
- Contabilidad: dispone de datos más fiables, facturas previamente revisadas y aprobadas y una integración más fluida con el sistema contable o el ERP.
- Finanzas: obtiene una mayor visibilidad sobre las facturas pendientes, aprobadas o pagadas, sus fechas de vencimiento y los posibles retrasos en el proceso.
Esta gestión centralizada mejora la coordinación entre departamentos, reduce errores y proporciona una trazabilidad completa de las acciones realizadas sobre cada factura.
Reducción del impacto ambiental
La factura electrónica reduce el consumo de papel y las necesidades de impresión, almacenamiento y transporte físico de documentos. Esto permite disminuir el uso de recursos y contribuye a reducir el impacto ambiental de los procesos administrativos.
Sanciones por incumplimiento de la ley
Las consecuencias de incumplir la normativa sobre facturación electrónica dependen de la obligación vulnerada y del régimen sancionador aplicable en cada caso. Actualmente, la obligación general de facturación electrónica B2B todavía no es exigible, ya que el calendario de aplicación no comenzará hasta que entre en vigor la orden ministerial pendiente.
Una vez finalicen los correspondientes periodos de adaptación, las empresas y profesionales deberán cumplir las obligaciones de expedición, envío, recepción y comunicación de los estados de las facturas. No puede establecerse una cuantía única para cualquier incumplimiento, puesto que dependerá de su naturaleza y de la normativa aplicable.
La Ley 56/2007 sí contempla un supuesto concreto sancionable con apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros cuando una empresa obligada no permita a sus usuarios recibir facturas electrónicas o impida a quienes han dejado de ser clientes acceder a sus facturas. Esta cuantía corresponde a ese supuesto específico pero no a cualquier incumplimiento de la facturación electrónica B2B.
Recursos y herramientas para la facturación electrónica
Para adaptarse a la facturación electrónica, las empresas deben combinar distintas herramientas según las necesidades de su proceso:
- Un programa de facturación o ERP que permita generar y recibir facturas en los formatos estructurados admitidos y cumpla los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación.
- Una plataforma de intercambio o la futura solución pública de la Agencia Tributaria para enviar y recibir facturas electrónicas y comunicar sus estados.
- Un software de gestión documental que centralice las facturas recibidas, extraiga sus datos, automatice su revisión y aprobación y las integre con el sistema contable o el ERP.
En cuanto a los sistemas informáticos de facturación, la normativa permite elegir entre dos modalidades de cumplimiento. Con VERI*FACTU, los registros de facturación se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria; en la modalidad no VERI*FACTU, se conservan en el propio sistema garantizando su integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
Como prepararse en España según el tamaño de la empresa
Aunque el calendario de aplicación todavía no ha comenzado a contar, la adaptación a la facturación electrónica te obligará a revisar los sistemas actuales, definir nuevos procedimientos y formar a las personas que intervendrán en el proceso.
Empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros
Estas empresas entrarán en la primera fase de aplicación, por lo que deben abordar la adaptación con mayor antelación:
- Revisar los formatos que admite el ERP. Hay que comprobar si puede generar y recibir las sintaxis estructuradas aceptadas y si necesitará actualizaciones o integraciones adicionales.
- Elegir la vía de intercambio. La empresa debe decidir si utilizará una plataforma privada, la solución pública de facturación electrónica o una combinación de ambas.
- Definir el circuito de estados. Es necesario establecer cómo se comunicarán la aceptación o el rechazo de las facturas, su pago y las fechas correspondientes, además de asignar responsables para cada tarea.
- Revisar el archivo y la conservación. Las facturas y la información relacionada deben conservarse de forma segura, accesible y trazable durante los plazos legales aplicables.
- Probar el proceso y formar al equipo. Conviene realizar pruebas con proveedores y clientes, documentar el nuevo flujo y formar a los departamentos de administración, contabilidad, finanzas y tecnología.
Pymes y autónomos
Aunque dispondrán de un plazo de adaptación mayor, es recomendable que comiencen a prepararse antes de que la obligación resulte exigible:
- Comprobar el software disponible. Deben consultar con su proveedor si el programa de facturación o el ERP podrá trabajar con los formatos estructurados y cumplir los nuevos requisitos.
- Escoger una solución proporcional a sus necesidades. La futura solución pública puede ser suficiente para volúmenes reducidos, mientras que una plataforma privada puede resultar más adecuada cuando se necesitan integraciones, automatización o una gestión más avanzada.
- Organizar la recepción y el seguimiento. Es importante decidir quién revisará las facturas y cómo se comunicarán su aceptación, rechazo y pago.
- Establecer criterios de archivo y conservación. Centralizar los documentos evita pérdidas, duplicidades y dificultades para localizar facturas y justificantes.
- Formar a las personas implicadas. Una formación básica sobre los nuevos formatos, herramientas y procedimientos permitirá reducir errores cuando comience la obligación.
En todo caso, tanto para PYMES como para grandes empresas, un software de gestión documental, como DocuWare, puede facilitar esta adaptación al centralizar las facturas, aplicar criterios de archivo y conservación y mantener la trazabilidad de cada documento y de las acciones realizadas. Además, se integra con el ERP y los sistemas contables para conectar la recepción, revisión, aprobación y archivo de las facturas.
Preguntas frecuentes sobre la Ley de Facturación Electrónica
Te respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la factura electrónica.
¿Qué formato deben tener las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas obligatorias deberán utilizar un formato estructurado que permita el tratamiento automático de sus datos. El Real Decreto 238/2026 admite UBL, UN/CEFACT CII, que utiliza XML, Facturae y EDIFACT. Además, las plataformas privadas podrán utilizar Peppol BIS cuando emplee la sintaxis UBL y se ajuste a la norma europea EN 16931.
La futura solución pública de facturación electrónica utilizará UBL en los términos que establezca la orden ministerial pendiente.
¿Desde cuándo es obligatoria la facturación electrónica en España?
Depende del tipo de operación. Para determinados proveedores de las Administraciones Públicas es obligatoria desde el 15 de enero de 2015. En las relaciones entre empresas y profesionales, los plazos todavía no han comenzado a contar porque dependen de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrollará la solución pública.
La obligación B2B se aplicará doce meses después de la entrada en vigor de dicha orden para quienes hayan superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones durante el año anterior y veinticuatro meses después para el resto.
¿Existe una plataforma pública y gratuita para facturar electrónicamente en España?
El Real Decreto 238/2026 prevé una solución pública de facturación electrónica desarrollada y gestionada por la Agencia Tributaria. Su uso será gratuito y permitirá emitir y recibir facturas electrónicas, comunicar sus estados y acceder a los documentos.
Esta solución todavía se encuentra en desarrollo y deberá estar disponible al menos dos meses antes de que comience la primera fase de aplicación.
¿Están obligados los autónomos en España?
Los autónomos estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas cuando mantengan relaciones comerciales con otras empresas o profesionales dentro del ámbito territorial de la norma. La obligación general no se extiende a las facturas emitidas a consumidores finales.
El momento de aplicación dependerá de su volumen de operaciones, doce meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial si supera los 8 millones de euros y veinticuatro meses después en el resto de los casos.
¿Qué pasa si mi empresa no tiene sede en España?
La ausencia de una sede en España no determina por sí sola si la empresa queda fuera de la obligación. El Real Decreto 238/2026 exige utilizar la factura electrónica cuando el emisor está sujeto a la normativa española de facturación y el destinatario es una empresa o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España al que se dirige la operación.
Cuando el destinatario de la factura no está establecido en España, la operación queda fuera de la obligación general de facturación electrónica B2B española. En las operaciones internacionales conviene revisar cada caso según el lugar de establecimiento de las partes y las reglas de facturación aplicables
¿Es lo mismo la facturación electrónica obligatoria que Verifactu?
No. La facturación electrónica obligatoria regula el formato y el intercambio de facturas entre empresas y profesionales. VERI*FACTU es una modalidad de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación mediante la cual los registros generados se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria.
Una empresa puede estar sujeta a ambas regulaciones, pero se trata de obligaciones diferentes, una afecta al intercambio de la factura y la otra a la generación, conservación o remisión de sus registros de facturación.
Conclusión. Prepárate para la facturación electrónica en España
La facturación electrónica en España se encamina a un modelo obligatorio que afectará progresivamente a empresas, profesionales y autónomos. Aunque el calendario B2B todavía depende de la orden ministerial pendiente, las empresas pueden empezar a prepararse revisando sus sistemas, los formatos que admite su ERP, la vía de intercambio de facturas, la comunicación de sus estados y los procedimientos de archivo y conservación.
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