El proceso de digitalización se ha extendido cada vez a más ámbitos de nuestra vida y entorno laboral, incluyendo la facturación. En el caso de España la facturación electrónica ha tomado un carácter obligatorio mediante normativas legales que han generalizado su uso en el ámbito empresarial y profesional.
La implementación de la factura electrónica permite un control fiscal más riguroso y ha enfatizado la importancia de plataformas de gestión de facturas como DocuWare, que automatiza el procesamiento de las facturas con flujos de trabajo preconfigurados.
Te contamos los principales aspectos de la Ley de Facturación Electrónica, sus objetivos, ventajas y plazos estimados.
Indice:
- ¿Qué es la Ley de Facturación Electrónica?
- Objetivos y alcance de la ley
- Obligaciones de la Ley de Facturación Electrónica
- Ventajas de la Facturación Electrónica
- Sanciones por incumplimiento de la ley
- Recursos y herramientas para la facturación electrónica
- Desafíos al implementar la facturación electrónica
- Preguntas frecuentes sobre la Ley de Facturación Electrónica
- Conclusión
¿Qué es la Ley de Facturación Electrónica?
La Ley Crea y Crece, o ley de creación y crecimiento de empresas, es una normativa aprobada en el año 2022 cuyo objetivo es facilitar la creación de nuevas sociedades mercantiles y luchar contra la morosidad. Dentro del marco de esta ley se regula la obligatoriedad de las empresas y profesionales de facturar electrónicamente.
En marzo de 2023 se abrió a consulta pública el reglamento de la ley. Una vez se apruebe el reglamento, habrá un periodo de adaptación, y se calcula que para la segunda mitad de 2025 las facturas electrónicas serán ya obligatorias para empresas y autónomos.
Detengámonos un momento para ver qué es una factura electrónica:
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato digital. Existen dos formatos de factura electrónica:
- Facturas en formato no estructurado, que consisten en una imagen y el receptor requerirá de un trabajo manual o software que incorpore el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
- Facturas en formato estructurado, que contienen datos y son generadas por sistemas de facturación del emisor e igualmente serán tramitadas por sistemas informáticos del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML, como UBL, Facturae, EDIFACT, etc.
Objetivos y alcance de la ley
La Ley Crea y Crece se desarrolló con el objetivo de facilitar la creación de nuevas empresas, tomando en consideración los diferentes obstáculos con que se encuentran los emprendedores. En esta ley se toman medidas contra la morosidad, se mejoran los instrumentos de financiación y se promueven ayudas, entre otras medidas. Un punto importante del reglamento es su enfoque para impulsar la digitalización de las empresas.
En este marco se define uno de los cambios fundamentales que es la Ley de la Factura Electrónica. La obligatoriedad de usar la factura electrónica permite una mayor trazabilidad y transparencia, ya que permite monitorizar los datos, y supone además un método eficaz contra la morosidad, puesto que con la Ley Crea y Crece se permite a la Agencia Tributaria monitorizar el cumplimiento de la Ley sobre Morosidad Comercial.
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automatizar todo el sistema de facturación, y cumplir con
todo lo que la nueva ley requiere.
A quién afecta la ley
Esta ley afecta tanto a empresarios como autónomos con relaciones comerciales con otras empresas o autónomos.
Como excepción no será obligatoria si la sede de la actividad de una de las dos partes no está en territorio Español.
Plazos de implementación
A partir del 1 de julio de 2025 las empresas con ingresos menores a 6 millones de euros tendrán que enviar sus facturas a la Agencia Tributaria. Además, una vez aprobado el reglamento de la Ley Crea y Crece, que regula la obligatoriedad de la factura electrónica , habrá un periodo de adaptación para implementarla.
- Las empresas que facturen más de 8 millones anuales, tendrán un año desde la entrada en vigor de la ley.
- Las empresas que facturen un volumen menor de 8 millones al año, tendrán un plazo de dos años tras la entrada del reglamento.
Obligaciones de la Ley de Facturación Electrónica
La facturación electrónica es el equivalente funcional a la factura de papel, por lo que comparten requisitos comunes establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
En el caso de la factura electrónica además se contemplan aspectos como:
- La legibilidad de la factura. Es obligatorio cumplir con un formato estructurado que facilite su lectura y análisis por parte de las autoridades fiscales.
- La autenticidad e integridad de la factura, que en el caso de las facturas electrónicas se puede comprobar mediante firma digital o mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Las facturas electrónicas deben contener un código identificativo y un código QR.
- Se debe facilitar el acceso a la factura para descargar o imprimir, conservando el histórico de facturas al menos por un periodo de 5 años.
- Deben de estar emitidas por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o a través de una plataforma de facturación que esté homologada.
Además hay otra serie de requisitos específicos que varían dependiendo del tipo de factura y de los requisitos del cliente y proveedor involucrados en la transacción.
Para el receptor:
- Ha de disponer de un software homologado para la validación de la factura.
- Debe almacenar las facturas digitalmente.
Para el emisor:
- Tiene que garantizar su identidad y la integridad de las facturas mediante certificados digitales.
- Debe conservar la factura y la firma electrónica de la misma.
- Ha de tener un software adecuado que permita al remitente validar las facturas firmadas.
Ventajas de la Facturación Electrónica
La factura electrónica tiene numerosos beneficios para profesionales y empresas: además de facilitar el cumplimiento de las normativas fiscales, combate la morosidad, agiliza los flujos de trabajo y son más sostenibles.
Reducción de costes
La facturación electrónica permite ahorrar en costes de impresión, envíos y desplazamientos. Además usando un software como DocuWare, que permite extraer y procesar datos automáticamente, se optimiza la productividad, reduciendo horas de trabajo.
Mayor eficiencia y productividad
Con la automatización de flujos de trabajo las facturas pueden ser contabilizadas y aprobadas de un modo muy eficiente, acortando los ciclos de tramitación. Esto no solo mejora el control de los servicios internos, sino también el servicio al cliente.
Mejora en la gestión administrativa
Al poder tener una plataforma centralizada desde donde gestionar y almacenar todas las facturas, se facilita el acceso a las mismas desde cualquier lugar. Además se evitan errores como duplicados o impagos y aporta una mayor seguridad.
Reducción del impacto ambiental
Se reduce drásticamente el uso de papel y su transporte, lo cual es sumamente beneficioso para el medioambiente, al reducir la huella de carbono.
Sanciones por incumplimiento de la ley
En el momento en que la Ley entre en vigor y haya finalizado el periodo de adaptación, los profesionales y empresas que no dispongan de programas de facturación electrónica, incurrirán en una infracción administrativa.
La cuantía de las sanciones pueden alcanzar hasta 10.000€, basándose en criterios como el grado de intencionalidad, la reincidencia, el número de personas afectadas y el volumen de facturación de la empresa infractora.
Recursos y herramientas para la facturación electrónica
La Agencia Tributaria, habilitará un sistema denominado VERIFACTU para validar el envío de los registros de facturación. Este sistema tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal y asegurar la integridad de los registros.
Una vez entre en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica, es importante contar con un programa de facturación que automatice los procesos y cumpla con los requisitos de la administración. Los programas de facturación deberán de contar con una declaración responsable y permitir que si la Agencia Tributaria lo solicita puedan enviarse todos los registros de facturación.
Para facilitar que empresas y autónomos puedan adquirir programas de facturación, el programa Kit Digital, incluye ayudas específicas para la adopción de la factura electrónica.
DocuWare te ofrece una solución de gestión documental y automatización de flujos de trabajo que optimiza cada etapa del proceso de facturación. Con funcionalidades como la captura inteligente de datos, que extrae información clave de las facturas entrantes y la clasifica automáticamente. Además permite la integración con sistemas contables y ERP, mejorando todo el flujo administrativo.
Las facturas se almacenan en un archivador digital cifrado, cumpliendo con estándares de encriptación avanzada (AES) que aseguran que la información esté protegida en todo momento. Además, los datos transmitidos entre usuarios, dispositivos y servidores utilizan conexiones seguras mediante HTTPS, evitando posibles interceptaciones y accesos no autorizados.
Otra ventaja es que Docuware puede automatizar la lectura y gestión de facturas en formatos no estructurados con OCR.
Desafíos al implementar la facturación electrónica
Pese a que la implementación de la factura electrónica tiene muchos beneficios, también existen algunos desafíos, como en todo proceso de transición a un nuevo modelo digital.
Más allá de las dificultades que afecten al propio Sistema Tributario, las empresas y profesionales pueden ofrecer cierta resistencia por la inversión inicial en programas de facturación, pese a que pueden acogerse a las ayudas del Kit Digital. Además, profesionales y personal administrativo deberán adquirir conocimientos respecto al manejo de los software para la gestión de facturas, lo cual puede requerir tiempo y recursos adicionales.
La facturación electrónica debe integrarse con los sistemas actuales de las empresas para poder optimizar los flujos de trabajo.
No cabe duda que todo cambio lleva consigo de la mano unos retos y que las relaciones comerciales tendrán cambios significativos, desarrollándose en un entorno cada vez más digital.
Preguntas frecuentes sobre la Ley de Facturación Electrónica
Te respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la factura electrónica.
¿Qué formato deben tener las facturas electrónicas?
Una vez terminado el plazo de adaptación, los formatos estructurados válidos para emitir y recibir facturas serán varios:
- FACTURAe, que es el formato estándar utilizado para las relaciones comerciales con las Administraciones Públicas.
- CEFACT, basado en lenguaje HTML.
- UBL, que utiliza una estructura XML y permite una fácil integración con ERPS.
- EDIFACT, un formato estándar global muy utilizado en el ámbito empresarial.
¿Cómo garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas?
Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, será necesario el uso de la firma electrónica, lo que requiere obtener un certificado electrónico reconocido.
¿Qué software de facturación electrónica utilizar?
Existen numerosas opciones, nuestra recomendación es elegir uno que además pueda integrarse con tus flujos de trabajo y cumpla con las normativas legales.
DocuWare es una solución integral que automatiza y optimiza todo el proceso de facturación electrónica, desde la captura y clasificación de datos hasta la aprobación y el archivo seguro de las facturas.
Conclusión
El proceso de digitalización es una realidad imparable y las facturas electrónicas forman parte de este cambio general que llevará a un mayor control, mayor eficiencia, seguridad y transparencia. Pese a los desafíos iniciales, el beneficio que se obtendrá a largo plazo hará que merezca la pena el esfuerzo.
Soluciones como DocuWare proporcionan una vía práctica y segura para adaptarse a esta normativa, mejorando la transparencia, la reducción de errores y el control administrativo.
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