Wird der Lieferantenstamm in DocuWare hinterlegt, können neue Rechnungen in der sachlichen Prüfung mit diesem abgeglichen werden, um einheitliche Lieferantendaten sicherzustellen und Skontobedingungen automatisiert zu nutzen. Hinterlegte E-Mail-Adressen werden für automatische Benachrichtigungen verwendet, wenn eine Rechnung abgelehnt oder neu angefordert wird. Das im Lieferantenstamm erfasste Lieferantenkonto dient zudem bei der Kontierung als Gegenkonto und ist notwendig, um in der finalen Prüfung Buchungsstapel erstellen zu können.
Der Lieferantenstamm wird beim Einrichten der Lösung initial im Archiv für die Firmenstammdaten hinterlegt. Neue Lieferanten lassen sich sehr einfach per Webformular hinzufügen.