Bei der sachlichen Prüfung wird automatisch abgeglichen, ob dieselbe Rechnung bereits im Archiv vorhanden ist und ob es eine passende Bestellung zur Rechnung gibt. Darüber hinaus lässt sich für den Workflow eine automatisierte Prüfung der Pflichtangaben sowie eine Lieferanten- und Fälligkeitsprüfung aktivieren.
Einwandfreie Belege übergibt der Workflow direkt in die Workflows „Fachliche Prüfung“ oder „Finale Prüfung“. Ist etwas nicht korrekt oder unvollständig, erhält die Rolle „Sachliche Prüfung“ die Aufgabe „Lieferant prüfen“ bzw. „Pflichtangaben prüfen“, um zu entscheiden, was weiter mit der Rechnung passiert.
Die einzelnen Komponenten der sachlichen Prüfung im Detail:
Dublettenprüfung
Sobald DocuWare nach der Ablage einer Rechnung identifiziert, dass derselbe Datensatz bereits im Archiv vorhanden ist, erhält die Buchhaltung (Benutzerrolle „Sachliche Prüfung") eine Aufgabe, um die Angaben zu korrigieren oder den Prozess zu beenden etc. Das bereits archivierte Dokument lässt sich über „Verknüpft“ in der Werkzeugliste des DocuWare Viewer direkt anzeigen:
Bestellbezug
Falls DocuWare zu einer neu abgelegten Rechnung eine passende Bestellung findet und diese nicht mehr als 5 Euro (standardmäßig definierter Toleranzwert) abweicht, wird die Rechnung ohne weitere Zwischenschritte in den Workflow „Finale Prüfung“ übergeben. Das Bestelldokument lässt sich über „Verknüpft“ in der Werkzeugliste des DocuWare Viewer direkt anzeigen:
Pflichtangaben und Beträge
Nach der Ablage einer Rechnung prüft der Workflow bei Rechnungsbeträgen unter 250 €, ob Rechnungsdatum, Bruttobetrag (Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe) und Steuersatz vorhanden sind. Bei höheren Beträgen wird außerdem geprüft, ob eine Steuernummer oder USt-IdNr sowie eine Rechnungsnummer vorhanden sind. Und, ob Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz in drei Einzelpositionen aufgeführt sind. Zusätzlich werden Steuer- und Bruttobetrag berechnet und mit den Werten auf der Rechnung verglichen. Unsere Empfehlung ist, die Prüfung der Pflichtangaben für den Workflow der sachlichen Prüfung zu aktivieren, um die Korrektheit der archivierten Rechnung und damit das Recht auf Vorsteuerabzug sicher zu stellen.
Wenn der Workflow keine Fehler identifiziert, wird die Rechnung direkt in die fachliche Prüfung übergeben. Bei Abweichungen erhält die Rolle „Sachliche Prüfung“ die Aufgabe „Pflichtangaben prüfen“, um z. B. die Angaben zu korrigieren oder eine neue Rechnung anzufordern:
Lieferantenprüfung
Bei der Lieferantenprüfung gleicht der Workflow ab, ob der Lieferant auf der Rechnung bereits im Lieferantenstamm der Lösung (Archiv „Firmenstammdaten“) hinterlegt ist und dort gespeicherte Skontobedingungen angewendet werden können. Bei neuen Lieferanten kann bequem per Webformular ein neuer Lieferantensatz angelegt werden. Die Lieferantenprüfung (und somit die Hinterlegung des Lieferantenstamms) ist Voraussetzung dafür, dass in der finalen Prüfung automatisierte Buchungsstapel für den Import in Finanzanwendungen erstellt werden können, da das im Lieferantenstamm hinterlegte Lieferantenkonto in der Kontierung als Gegenkonto genutzt wird.
Fälligkeit / Skonto
Anhand des Fälligkeitsdatums auf der Rechnung und / oder der im Lieferantenstamm hinterlegten Zahlungsbedingungen berechnet der Workflow das Zahlungsziel und sendet sieben Tage vor Ablauf der Zahlungs- und Skontofrist eine Erinnerung.