Mit einer kostenfreien Testlizenz wurde die Praxistauglichkeit von DocuWare Cloud unter realen Bedingungen auf Herz und Nieren geprüft, bevor am 1. März 2018 der reguläre Betrieb startete. Für die Digitalisierung von Papierdokumenten wir ein leistungsfähiger Dokumentenscanner genutzt.
Zukunftsorientiert mit Wohlfühlfaktor
Der Datenaustausch zwischen ERP- und Dokumentenmanagement-System erfolgt problemlos. Über die ERP-Benutzeroberfläche können Dokumente angezeigt und versandt werden und typische Geschäftsprozesse wie die Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen werden über digitale Workflows gesteuert und überwacht. Die Indexierung und Ablage von Rechnungen und Lieferscheinen erfolgt weitestgehend automatisiert.
Die durch die konsequente Digitalisierung der Geschäftsprozesse generierten Vorteile sind vielfältig. Neben reduzierten Suchzeiten, schnellen Bearbeitungszyklen und hoher Prozesstransparenz, sind es maßgeschneiderte Workflows, die Vorgänge effizienter gestalten und die Kommunikation zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden positiv beeinflussen. Des Weiteren hilft das durchgängig digitale Management der Geschäftsdaten dem Unternehmen nicht nur bei der Erledigung kaufmännischer und organisatorischer Aufgaben, sondern ebenfalls bei der Einhaltung gesetzlicher Pflichten, wie sie beispielsweise die DSGVO Firmen auferlegt.
Bereits nach dreimonatigem Betrieb war die Zahl der digitalisierten, oft mehrseitigen Dokumente auf 3.500 angewachsen. Ein Umstand, der nicht zuletzt auf die hohe Benutzerakzeptanz zurückzuführen ist. Die DocuWare-Oberfläche ist praxisorientiert strukturiert und weitgehend intuitiv bedienbar, Einarbeitungszeiten reduzieren sich auf ein Minimum. Auf Tastendruck verfügbare digitale Projektakten mit allen zu einem Kundenprojekt gehörenden Dokumente steigern die Auskunftsfähigkeit und erleichtern den Mitarbeitern die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Kostenlos erweiterbar
Auch unter rein unternehmerischen Gesichtspunkten hat sich die Entscheidung zugunsten der Cloud-Lösung als richtig erwiesen, da ohne jegliche Zusatzkosten sämtliche DocuWare-Module eingesetzt werden können. Der zur Verfügung stehende Speicherbereich und die Zahl der User-Lizenzen sind jederzeit flexibel erweiterbar. Und dank Virtual Reality und entsprechender Datenbrillen können Kunden bereits vorab ihre Räumlichkeiten virtuell betreten und ein Gefühl für Formen, Farbe und Abmessungen entwickeln. Durch die konsequente Digitalisierung von Dokumenten jeglicher Art konnte ein neues Gefühl für Geschäftsprozesse entwickelt werden.
