Vorteile des elektronischen Zeitalters nutzen
Vor der Belegdigitalisierung bearbeiteten die Mitarbeiter jährlich etwa 18.000 Kfz-Zulassungen und lagerten die Dokumente in beschrifteten Pappkartons, die man wiederum auf Metallregalen in einem Archivraum stapelte. Sowohl Ablage als auch Suchen erfolgten manuell, wobei Mitarbeiter monatlich etwa sieben bis zehn Tage mit der Organisation des Archivraums verbrachten. Mit DocuWare können die Angestellten der Stadt heute viele Dokumente innerhalb weniger Minuten abrufen.
Elektronisch erstellte Dateien werden über den virtuellen Printer im digitalen Dokumenten-Pool abgelegt. Das System indexiert die Belege während des virtuellen Druckvorgangs automatisch, so dass die manuelle Ablage vollständig entfällt. Vor allem bei den Zulassungskennzeichen findet diese Funktion Anwendung. Während die manuelle Ablage von Kfz-Zulassungen früher viel Zeit in Anspruch nahm, werden die Unterlagen heute gleich während der Erstellung des Kennzeichens an den Dokumenten-Pool geschickt und dort automatisch archiviert.
Abteilungsübergreifende Digitalisierung
Auch die bereits vorhandenen öffentlichen Aufzeichnungen der Stadt wurden digitalisiert, etwa Wahl- und Sitzungsprotokolle, Stadtberichte, Ernennungsunterlagen oder Rechtsfälle. Bis Anfang 2020 wurden bereits rund 26.000 Dokumente eingescannt – Schritt für Schritt und eine Abteilung nach der anderen. Das Stadtamt hat sich zum Ziel gesetzt, DocuWare in allen Abteilungen einzusetzen. Neben der Stadtentwicklung sollen davon auch die Bürger profitieren. So plant man, den Einwohnern über die städtische Website den Zugang zu öffentlichen Dokumenten im elektronischen Dokumenten-Pool zu ermöglichen. Auch Wohnsitzanmeldungen sollen in Zukunft über digitale Formulare abgewickelt werden, um auf diese Weise umständlichen Papierkram zu vermeiden. Aufgrund des uneingeschränkten Projekterfolgs ermutigt die Stadt Windham mittlerweile auch andere Gemeinden in New Hampshire zum Umstieg auf DocuWare, um so die Digitalisierung weiter voranzutreiben.
