Als klar wurde, dass die Situation nicht länger tragbar war, suchte das Unternehmen nach Alternativen für die Dokumentenverwaltung. Wichtige Auswahlkriterien waren neben der einfachen Bedienbarkeit und Skalierbarkeit auch eine mehrsprachige Benutzeroberfläche sowie ein Vor-Ort-Support in Singapur. Über verschiedene Referenzen wurde Hydratech Industries schließlich auf DocuWare aufmerksam und entschloss sich für das DMS „Made in Germany“.

Integriertes Versionsmanagement

Eine große Herausforderung bestand darin, mehrere Hundert Gigabyte an Daten aus der alten Ordnerstruktur an DocuWare ohne großen Aufwand zu übergeben. Dank der nahtlosen Integration in den Windows Explorer wurde diese Aufgabe jedoch einfach per Drag & Drop gelöst. Dazu legte der Installationspartner DocuWare-Archive mit Indexfeldern an, welche den ursprünglichen Ordnerhierarchien entsprachen. Anschließend überführte man Ordner einfach per Mausklick: DocuWare indexierte die darin enthaltenen Dateien automatisch, ohne dass ein manuelles Eingreifen nötig war. Heute arbeiten rund zehn Mitarbeiter täglich mit dem System, das DocuWare-Rechtesystem regelt dabei sämtliche Zugriffsprofile. Über verschiedene Indexbegriffe werden Unterlagen mit wenigen Mausklicks aus dem Archiv hervorgezaubert. Ebenso einfach funktioniert das integrierte Versionsmanagement: Erstellt ein Ingenieur etwa einen neuen Fertigungsplan, so wird das Dokument zunächst zum Bearbeiten ausgecheckt. Nach Fertigstellung und Wiedereinchecken leitet DocuWare den neuen Plan automatisch an einen Projektmanager zur Freigabe weiter. Dadurch kann stets die komplette Historie aufgerufen werden, etwa um festzustellen, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat. Bei wichtigen Versionen benachrichtigt DocuWare sogar das gesamte Projektteam per E-Mail.

Leistungsstärker durch digitales DMS

Dank der rein webbasierten Oberfläche der Lösung steht der zentrale Dokumenten-Pool den berechtigten Kollegen jederzeit und überall zur Verfügung. Bei Hydratech Industries kommt das insbesondere den viel reisenden Vertriebsmitarbeitern zugute, die jetzt auch von unterwegs aus auf wichtige Kundendokumente zugreifen können: Anfragen werden dadurch schnell beantwortet, das Unternehmen konnte seine Vertriebsproduktivität erkennbar steigern.

Besonders deutlich wird der DocuWare-Einfluss jedoch beim gemeinsamen Arbeiten: Eine geringere Fehlerquote durch den garantierten Einsatz der neuesten Dokumentenversion und schnelle Freigabeprozesse erlauben es dem asiatischen Hochdruckspezialisten, Projekte insgesamt zügiger abzuschließen: Die eigene Wettbewerbsfähigkeit wurde dank elektronischem Dokumenten-Management deutlich geschärft.