Über Jahre angesammelte Dokumente digitalisiert
Nach der Prüfung mehrerer Dokumentenmanagement-Lösungen entschied sich Criterion Tool & Die für DocuWare. Zum Projektstart schaffte das Unternehmen eigene Server an und unterhält mittlerweile 16.500 Dokumente im elektronischen Dokumenten-Pool, digitalisiert aus etwa 100 großen Aktenschränken. Wöchentlich kommen etwa 50 bis 100 neue Belege hinzu, darunter sowohl aktuelle als auch historische Unterlagen. Auch die Dokumentation von neu versandten Komponenten wird an das DMS übergeben. Dabei erzeugt jedes gefertigte Teil einen eigenen Datensatz im elektronischen Archiv. Dieser beinhaltet technische Zeichnungen, Prüfberichte, Materialzertifikate und die eigentliche Kundenbestellung.
Stressreduktion durch digitalen Belegzugriff
Neben der freigewordenen Bürofläche hat die digitale Lösung auch einen äußerst positiven Effekt auf die Zugriffsgeschwindigkeit. Im Gegensatz zu früher müssen Mitarbeiter heute keine Archivboxen mehr heraussuchen, um dann die Dokumentenstapel innerhalb der Box nach den benötigten Informationen zu durchforsten. Mit dem DMS lassen sich sämtliche Informationen zu einzelnen Komponenten sofort am Bildschirm recherchieren. Das Unternehmen spart sich dadurch etwa zehn Arbeitsstunden pro Woche. Auch in Audits punktet die Lösung durch Schnelligkeit und Einfachheit. Früher dauerten Audit-Vorbereitungen oft mehrere Stunden. Heute werden die benötigten Belege direkt und vor den Augen des Prüfers am Bildschirm abgerufen, beispielsweise durch die Eingabe einer Auftragsnummer. Dadurch hat sich auch der Stress der Mitarbeiter während der Audits erheblich reduziert.
Weniger Papierausdruck für eine bessere Umwelt
Das Unternehmen nutzt DocuWare in verschiedensten Bereichen, etwa in der FDA-Dokumentation, im Qualitätsmanagement, in der Wartung von Maschinen und Anlagen sowie für die Speicherung von Mitarbeiter- und Kundenunterlagen. Darüber hinaus richtete man in den eigenen Geschäftsräumen Stationen ein, um die Mitarbeiter im elektronischen Dokumentenabruf zu schulen und damit das Ausdrucken von Papier zu verhindern. Allein in diesem Jahr konnte das Unternehmen durch den DMS-Einsatz 41 Bäume retten und mehrere hundert Dollar Papierkosten einsparen.
