Aber nicht nur beim Ablegen summierte sich der Zeitverlust, auch das spätere Suchen wurde zu einem mühsamen Unterfangen. Denn war der benötigte Beleg im eigenen Büro nicht verfügbar, mussten Mitarbeiter in den entfernten Archiven anderer Organisationen mit oft sehr unterschiedlichen Ablagestrukturen suchen. Der Wunsch nach einem digitalen DMS wuchs. Eine Lösungspräsentation durch den lokalen DocuWare-Partner überzeugte Almoayyed International deshalb sofort.
Dokumente übergreifend im Zugriff
Wichtige zentrale Holding-Bereiche wie etwa Finanzen, Vertrieb und Personalwesen profitieren heute vom DocuWare-Einsatz. Im Finanzbereich etwa werden sämtliche Belege aus der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung elektronisch abgelegt, ebenso rechtliche Unterlagen sowie allgemeine Finanz- und Bankdokumente. Selbst das Personalwesen wurde vollständig digitalisiert. DocuWare regelt dabei den Dokumentenzugriff, nur berechtigte Mitarbeiter können bestimmte Dokumente einsehen.
Wertvolle Ressourcen werden freigesetzt
Der einfache und zentrale Zugriff auf sämtliche Dokumente brachte der Almoayyed International Group einen unmittelbaren Vorteil im täglichen Geschäftsbetrieb: Zeitliche Ressourcen, die man früher quasi unnütz für das Ablegen und Suchen verwendete, wurden freigesetzt und Mitarbeiter haben heute mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Aber auch die Sicherheit der Ablage ist deutlich gestiegen: So sind Dokumente im digitalen Dokumenten-Pool vor Wasser oder Feuer geschützt.
Ganz nebenbei erfüllt man auch die selbstgesetzten Ziele bezüglich eines nachhaltigen Wirtschaftens. So wurde bisher etwa ein Druckvolumen von über 20.000 Seiten pro Monat eingespart. Der nächste Digitalisierungsschritt steht für die Holding deshalb schon fest: Zukünftig will man Dokumente mit Drittfirmen über ein eigenes Kunden- und Lieferanten-Portal austauschen, etwa beim elektronischen Abruf aller digital gestellter Rechnungen.
