Die effiziente Nutzung von DocuWare kann Ihre Arbeitsprozesse sowohl vereinfachen als auch erheblich beschleunigen. Hier sind einige wertvolle Tipps, wie Sie die Texterkennung und Volltextsuche optimal verbinden, um das volle Potenzial Ihrer DocuWare-Lösung auszuschöpfen.
Inhalt:
Richtig Scannen für optimale Texterkennung
Um Papierdokumente effektiv in DocuWare zu importieren, sollten die Scan-Einstellungen korrekt wählen. Dadurch sparen Sie unnötige Nacharbeit und erleichtern das Indexieren. Mit optimaler Scan-Qualität vermeiden Sie Erfassungsfehler und lesen Daten automatisch fehlerfrei aus. Dies ist entscheidend für die initiale Indexierung und nachgelagerte Prozesse wie den Abgleich von Rechnungsposten mit Lieferscheinen und Bestellungen. Schon kleine Anpassungen bewirken hier große Vorteile.
Fehlerfreies Scannen
Stellen Sie sicher, dass Sie die passenden Scan-Einstellungen wählen, um Papierdokumente in DocuWare zu importieren. Eine gute Scanqualität spart Zeit und vermeidet Fehler bei der Erfassung und Indexierung der Dokumente.
Dateiformat wählen
Passen Sie das Dateiformat je nach Verwendungszweck des gescannten Dokuments an: Sollen Daten aus den Dokumenten ausgelesen werden, beispielsweise die Positionen von Lieferscheinen, wählen Sie idealerweise PDF oder PDF/A. Bei Plänen oder anderen eher grafischen Dokumenten, aus denen kein Text ausgelesen werden muss, sind zusätzlich auch PNG oder JPEG geeignete Formate.
Farbmodus anpassen
Wählen Sie die Farbeinstellung entsprechend der Dokumentenart. Für Rechnungen und Lieferscheine genügt Schwarz-Weiß oder Graustufen, während für Verträge oder Pläne der Farbmodus sinnvoll sein kann.
Auflösung beachten
Achten Sie auf eine angemessene Auflösung (dpi), um die Lesbarkeit der gescannten Dokumente zu gewährleisten, ohne die Dateigröße zu sehr in die Höhe zu treiben. Testen Sie anhand einiger Ihrer typischen Dokumente, was für Ihren Anwendungsfall passend ist.
Die folgende Übersicht macht die Auswirkungen der dpi-Werte deutlich:
So wirken sich die Einstellungen aus
Schwarz-Weiß-Modus: Die Zeichenfolge „Ilti“ wird erst ab 300 dpi präzise erfasst. Graustufen-Modus: Schon bei 100 dpi sind die Zeichen gut zu erkennen, allerdings kommen immer noch Bildinformationen mit, wie hier die Struktur des Papiers. Diese vergrößern die Datei und nehmen unnötig Speicherplatz ein. Der Schwarz-Weiß-Modus ist deshalb bei gleicher dpi-Zahl ggf. überlegen, weil damit weniger Speicher benötigt wird.
Effektive Nutzung der Volltextsuche
Bei gescannten Papierdokumenten wie auch bei originär elektronischen Dokumenten liest DocuWare den kompletten Inhalt aus. Das ermöglicht Ihnen, Dokumente per Volltextsuche schnell und flexibel zu finden. Hier einige bewährte Hacks, um Ihre Suchergebnisse noch präziser und effizienter zu gestalten.
Nach Wortfolgen suchen
Nutzen Sie die Phrasensuche, indem Sie die gesuchten Begriffe in Anführungszeichen setzen. So werden nur Dokumente angezeigt, die genau diese Wortfolge enthalten.
Logische Operatoren einsetzen
Verknüpfen Sie mehrere Suchbegriffe logisch miteinander durch die Operatoren AND und OR. Oder schließen Sie mit NOT gezielt Begriffe aus. Ausführliche Tipps zur Verwendung logischer Operatoren bei der Suche finden Sie hier.
Volltext- und Schlagwortsuche kombinieren
Kombinieren Sie Eingaben im Volltextfeld mit welchen in Indexfeldern, um Ihre Suche weiter einzugrenzen. Beispielsweise können Sie über die Datumsfelder einen bestimmten Zeitraum eingrenzen und das Volltextfeld für inhaltliche Suchbegriffe nutzen.
Fazit
Mit den richtigen Scaneinstellungen schaffen Sie bei Papierdokumenten die Basis für die erfolgreiche Volltextsuche. Dann nur noch ein paar passende Begriffe ins Volltextsuchfeld eingeben, und schon sind die benötigten Dokumente zur Hand. Schnell und präzise Finden - mit DocuWare ein Kinderspiel.