Ihr Unternehmen möchte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten? Nicht einfache PDFs, sondern Rechnungen im strukturierten elektronischen Format, wie sie in vielen Ländern Pflicht werden. Mit Outlook und DocuWare funktioniert das reibungslos. Wie erfahren Sie hier.
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Immer mehr Länder führen eine Pflicht zur E-Rechnung ein. In Europa geschieht das auf dem Hintergrund der EU-Mehrwertsteuerreform. Nach dieser müssen die Rechnungsformate in allen Mitgliedsstaaten der europäischen Norm EN16931 entsprechen.
Das bedeutet, E-Rechnungen müssen ab 2025 ein strukturiertes elektronisches Format haben, das die maschinelle Verarbeitung der Daten ermöglicht. Dabei handelt es sich um eine Textdatei, in der die Rechnungsdaten in einer festgelegten hierarchischen Struktur enthalten sind.
Unterschiedlichste Rechnungsformate
DocuWare ermöglicht den Empfang und die Verarbeitung von zahlreichen Formaten, etwa XRechnung und ZUGFeRD aus Deutschland, KSEF aus Polen oder Fattura PA aus Italien, um nur einige zu nennen. Aber auch zahlreiche E-Rechnungsformate aus anderen Ländern, zum Beispiel aus Mexiko gehören zum Standard.
Die eigentlich nur von Maschinen lesbaren E-Rechnungen macht DocuWare im Viewer ähnlich einem PDF für das menschliche Auge lesbar.
Auch alle anderen Dokumente, die wie die E-Rechnung auf der Auszeichnungssprache XML beruhen, werden automatisch und zuverlässig verarbeitet. Das können etwa Lieferscheine sein, die zum Rechnungsvorgang gehören.
So geht‘s
DocuWare archiviert E-Rechnungen, die als E-Mail-Anhänge in Microsoft Outlook eingehen, und liest dabei die Rechnungsdaten aus. Dazu speichern Sie die Rechnungen in Outlook-Ordnern, aus denen DocuWare sie automatisch zur Archivierung und Datenextraktion holt. Die Rechnungsdaten können dann effizient für weitere Prozesse genutzt werden, etwa in einem Workflow zum Abgleich der Rechnung mit Bestellung und Lieferschein.
Dafür sind nur wenige Einstellungen nötig:
- In Outlook legen Sie einmalig für jedes benötigte E-Rechnungsformat einen Eingangsordner ein.
- In DocuWare legen Sie für jeden der Outlook-Ordner einmalig eine Importkonfiguration mit den Einstellungen für das Auslesen der Daten an.
Schon sind Sie bereit, E-Rechnungen rechtskonform empfangen und verarbeiten zu können.
Auf jedem System
In DocuWare Cloud können Sie gleich die volle Funktionalität für das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, nutzen. Sie müssen nur Connect to Outlook über das Client Setup installieren.
Wenn Sie DocuWare als lokales System verwenden, steht Ihnen Connect to Outlook als Zusatzmodul zur Verfügung.
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