Holen Sie sich per Tastenkürzel exakt das benötigte Dokument aus dem DocuWare Archiv auf den Bildschirm, zum Beispiel die Rechnung zu einem Buchungssatz im ERP. Die DocuWare Highlight Search erspart lästiges Springen zwischen Programmen und ist in wenigen Minuten eingerichtet.
Integrieren Sie DocuWare so einfach wie nie zuvor in Ihre Anwendungen: Text wo auch immer markieren, Tastenkombination drücken, passendes Dokument wird angezeigt – fertig! In fünf Minuten eingerichtet, erleichtert Ihnen die Highlight Search die Arbeit enorm. Dieses Feature aus DocuWare Smart Connect funktioniert universell und erfordert nur eine einzige Konfiguration.
Inhalt:
- Markieren, Tasten drücken und da ist das Dokument!
- Einmal kurz einrichten – täglich verwenden
- So funktioniert die Highlight Search
- In Viewer oder Ergebnisliste
Markieren, Tasten drücken und da ist das Dokument!
Egal in welchem Programm Sie arbeiten: Bei der Highlight Search markieren nur einen Begriff oder eine Nummer mit der Maus und lösen per Tastenkürzel im Hintergrund eine Suche in DocuWare aus. Ergebnis: Das passende Dokument wird im DocuWare Viewer angezeigt.
Wenn Sie etwa in einem Buchhaltungsprogramm (links) arbeiten, markieren Sie dort zum Beispiel eine Nummer oder einen Artikel und geben das Tastenkürzel ein. Schon wird das zugehörige Dokument in DocuWare, hier der Lieferschein, angezeigt (rechts).
Einmal kurz einrichten – täglich verwenden
Um eine Highlight Search anzulegen, gehen Sie in die DocuWare Konfiguration und öffnen unter Integrationen den Bereich Smart Connect.
Unter „Neue Konfiguration“ wählen Sie „Highlight Search“ aus.
Für eine Highlight Search benötigen Sie nur wenige Einstellungen.
Wählen Sie für die Suche im Hintergrund einfach das gewünschte Archiv und Indexfeld aus. Um Dokumentinhalte in die Suche einzubeziehen, bestimmen Sie dafür das Volltextfeld. Legen Sie dann nur noch das Tastaturkürzel fest, Sie können Tasten beliebig kombinieren, und schon sind Sie fertig.
Ab Version 7.9 geben Sie zudem an, inwiefern der markierte Begriff oder die markierte Nummer mit dem Indexfeld-Eintrag des gesuchten Dokuments übereinstimmen soll. Er kann zum Beispiel damit beginnen. Bis DocuWare Version 7.8 wird ein Dokument generell dann gefunden, wenn das Indexfeld den Suchbegriff enthält, also wie bei einer Platzhaltersuche mit Sternchen.
Falls Sie die Highlight Search für eine andere Person freigeben möchten, wählen Sie diese unter Berechtigungen aus.
Zum Schluss starten Sie Ihren Rechner einmal neu und können die Highlight Search in allen Ihren Anwendungen nutzen.
So funktioniert die Highlight Search
Im Hintergrund wird in DocuWare eine Suche nach der markierten Zeichenfolge ausgeführt. Wenn Sie die Suche näher definieren, stehen Ihnen diese Optionen zur Verfügung:
- enthält: Entspricht einer Suche mit Sternchen am Anfang und am Ende.
- ist gleich: Der Indexbegriff muss genau dem Suchbegriff entsprechen.
- beginnt mit: Entspricht einer Suche mit Sternchen am Ende.
- endet mit: Entspricht einer Suche mit Platzhalter am Anfang.
Bestimmt man das Volltextfeld, entfällt die Auswahl. Sinnvollerweise wird dann immer eine enthält-Suche durchgeführt.
In Viewer oder Ergebnisliste
Gibt es ein einziges Dokument, das den Kriterien entspricht, öffnet es sich automatisch im Viewer. Passt der Suchbegriff zu mehreren Dokumenten im Archiv, öffnet sich eine entsprechende Ergebnisliste. Falls Sie die Option aktiviert haben, können Sie auch immer eine Liste anzeigen lassen.
Die Highlight Search ist für alle Cloud-Kunden verfügbar. Wenn Sie mit DocuWare als lokal installierter Software arbeiten, benötigen Sie eine Smart Connect Lizenz.
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