Scalabilità grazie alla digitalizzazione
La start up vanta una crescita in tempi record. Dopo aver lanciato il sito web il 1° luglio 2024, infatti, l'azienda ha registrato oltre 3.000 ordini nei primi sei mesi di attività. Al momento si contano circa 1.000 veicoli in circolazione e l'obiettivo è di arrivare a più di 4.000 entro la fine del 2025. Per realizzare questi obiettivi ambiziosi è fondamentale raggiungere il massimo livello di digitalizzazione di tutti i processi interni ed esterni, che non è altro che uno dei principi guida dell'azienda.
Con l'adozione di DocuWare Cloud sono state integrate due estensioni: la soluzione Intelligent Document Processing (IDP) e l'accesso a tutti i documenti rilevanti per i clienti tramite un portale clienti. Quest'ultimo svolge un ruolo centrale nell'ottimizzazione dei processi orientati al cliente, tra cui la gestione delle infrazioni commesse con le auto a noleggio. La soluzione IDP basata sull'AI è utile anche per estrarre e classificare i documenti in un processo di digitalizzazione classico come l'elaborazione delle fatture in entrata.
Riconoscimento ottimizzato dei documenti
L'elaborazione delle notifiche delle violazioni del Codice della Strada rappresenta una sfida particolare per il software di riconoscimento dei documenti, poiché in Germania non esiste un modulo standardizzato tra le varie autorità regionali. Di conseguenza, il software deve prima estrarre le informazioni importanti su contravvenzione e veicolo, per poi allineare i dati con il sistema CRM di HubSpot, al fine di identificare la persona responsabile e inoltrare all'autorità le informazioni richieste. Contemporaneamente, il cliente riceve una notifica.
Sin dalla sua adozione, il DMS includeva il ciclo passivo della fatturazione digitale, entrato in funzione solo due mesi dopo la costituzione dell'azienda. Le fatture in entrata sono sottoposte a una verifica a due o tre fasi, a seconda dell'importo, e vengono contabilizzate tramite un workflow digitale prima di essere registrate in DATEV. Mentre il ciclo passivo è quasi del tutto digitalizzato, tramite e-mail o come fattura elettronica (ZUGFeRD, il formato della fattura elettronica in Germania), le notifiche di contravvenzione da parte delle autorità solitamente prevedono l'invio postale. Per mezzo di uno scanner ad alte prestazioni l'azienda è in grado di digitalizzarle. Ora la soluzione IDP adattiva, durante la lettura delle scansioni, vanta un tasso eccezionale di riconoscimento superiore al 90%.
Massima trasparenza del portale clienti
L'archivio documentale digitale rappresenta il fulcro dei processi aziendali. Tutti i 20 tipi di documenti più importanti, tra cui ordini, contratti, notifiche di contravvenzione, permessi di parcheggio, patenti di guida, notifiche di sinistro e perizie, sono archiviati a livello centrale e consentono di gestire sia i processi interni in azienda che quelli esterni con i clienti. Tramite il portale clienti e, in futuro, con un'app dedicata, i clienti hanno accesso diretto ai propri documenti: un processo completamente digitale che garantisce il massimo grado di trasparenza ed efficienza.
