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Numérisation avec DocuWare

Les documents révèlent toutes leurs possibilités au format numérique. Stockés de manière centralisée, les documents importants demeurent accessibles à tout moment et peuvent être modifiés rapidement au sein des workflows. DocuWare vous assiste dans votre processus de numérisation totale grâce à des connexions pour scanner pratiques.

Intégration des documents papier à la bureautique

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Numérisez vos documents papier automatiquement. Une fois indexés et stockés de manière sécurisée dans les archives, les documents sont intégrés de manière transparente dans les workflows numériques.

DocuWare numérise et indexe les documents papier sans qu’une intervention manuelle soit nécessaire. Vous conservez cependant le plein contrôle de vos documents et du processus de numérisation :

  • Enregistrez automatiquement les numérisations dans DocuWare, au sein d’une archive ou dans le bac Documents d’un employé désigné comme responsable.
  • Les documents peuvent être modifiés ou regroupés dans le bac avant archivage. Une fois dans l’archive, ils peuvent immédiatement déclencher un workflow.
  • Les documents sont automatiquement indexés avant archivage. L’intelligence artificielle du service DocuWare Intelligent Indexing identifie les informations cruciales d’un document et les transforme en données hautement structurées et utilisables sous forme de termes d’index.
  • Servez-vous des configurations d’importation pour déterminer vous-même les entrées d’index attribuées (valeurs fixes ou dynamiques, ou textes du document).
  • Contrôlez la résolution, le contraste et l’alignement. DocuWare peut le faire automatiquement si vous le souhaitez.

Tirez parti des avantages de tous les types de scanners

D’innombrables types de scanners sont utilisés en entreprise. DocuWare importe toutes les numérisations de manière sécurisée et, si vous le souhaitez, entièrement automatique :

  • Imprimantes multifonctions (MFP) : photocopieuse de bureau universelle avec interface réseau, utilisée par de nombreux employés pour une grande variété de tâches de numérisation. Tous les documents numérisés sont transférés à l’employé responsable via un dossier réseau correspondant.
  • Scanner haute vitesse: appareil permettant de numériser plusieurs piles de papier dans des délais les plus brefs (couramment utilisé dans les bureaux de poste, par exemple). DocuWare fournit tous les documents indexés automatiquement, séparés en pages individuelles, et archivés de manière appropriée.
  • Scanner de bureau : adapté aux numérisations occasionnelles et équipé de l’application DocuWare dédiée. Les documents numérisés peuvent être enregistrés directement dans le bac d’un employé, ou archives.
  • Smartphone : permet de prendre une photo de pages individuelles. Votre téléphone portable s’avère être un scanner de poche très utile, surtout lorsque vous êtes en déplacement. L’application mobile PaperScan recadre les numérisations selon vos besoins et les télécharge dans DocuWare. Les tickets de caisse et reçus sont directement transférés au service financier pour un remboursement rapide.
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Vérifié

Ajoutez automatiquement une signature électronique aux numérisations pour en assurer l’authenticité.

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Sécurisé

Plus aucun document ne se perd ou n’est involontairement laissé sur le bureau d’un employé.

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Compatible

Chaque type de scanner peut être intégré de manière transparente à DocuWare.

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Automatisé

L’indexation peut être effectuée automatiquement. Les entrées manuelles ne sont plus nécessaires.

Comment se lancer dans la numérisation avec DocuWare

Cloud

Les fonctions de numérisation font partie intégrante de chaque licence DocuWare Cloud. DocuWare Cloud comprend également Intelligent Indexing, Workflow Manager, des formulaires et de nombreuses autres fonctionnalités utiles.

 

On premise

Si vous utilisez DocuWare localement, les fonctions de numérisation, d’importation et d’indexation des documents sont disponibles avec chaque licence serveur.

Pour bénéficier de davantage de fonctions (par exemple, numérotation des pages ou indexation avec le texte du document), vous devez utiliser des licences d’importation et destinées aux codes-barres et formulaires.

La fonctionnalité Intelligent Indexing peut être concédée sous licence en tant que service Web ou en tant que module autonome au sein de votre centre de données.

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