Politique de confidentialité

Nous sommes conscients de l'importance des données à caractère personnel que vous nous confiez. Nous estimons que l’une de nos principales responsabilités est de garantir la confidentialité de vos données. Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018, nous souhaitons remplir notre devoir d'information lors de la collecte de données à caractère personnel et vous informer de manière transparente sur la nature, la portée et la finalité des données à caractère personnel que nous collectons et vous informer des droits dont vous disposez.

1. Coordonnées du responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du RGPD est :

DocuWare GmbH
Planegger Str. 1 82110
Germering
Téléphone : +49 89 894433-0
E-mail : docuware@docuware.com

Le délégué à la protection des données désigné est :

Stephan Hartinger
Coseco GmbH
Téléphone : +49 8232 80988-70
E-mail : datenschutz@coseco.de

2. Quelles sont les sources utilisées pour collecter les données à caractère personnel ?

Nous traitons les données à caractère personnel que nous recevons directement de nos clients dans le cadre de notre relation commerciale. Nous traitons également les données à caractère personnel que nous recevons d'autres entreprises, par exemple pour l'exécution de commandes, l'exécution de contrats ou sur la base de votre consentement. Les données à caractère personnel qui nous intéressent peuvent être :

Salons professionnels/événements

Dans le cadre d’un salon professionnel/d'un événement, nous collectons des données (civilité, nom, prénom, société, rue, code postal, ville, e-mail, numéro de téléphone, le cas échéant des informations sur le secteur) que nous utilisons pour vous recontacter.

3. Dans quel but vos données sont-elles traitées (finalités) et sur quelle base juridique ?

Nous traitons les données à caractère personnel mentionnées précédemment conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE et à la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) :

Pour le traitement des données à caractère personnel pour lequel nous demandons le consentement de la personne concernée, l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD sert de base juridique.

Lors du traitement de données à caractère personnel nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie, l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD sert de base juridique. Cette disposition couvre également les opérations de traitement nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles.

Dans la mesure où le traitement de données à caractère personnel est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle notre entreprise est soumise, l'article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD sert de base juridique.

Si le traitement est nécessaire à la sauvegarde d’un intérêt légitime de notre entreprise ou d’un tiers et si les intérêts, les droits fondamentaux et les libertés fondamentales de la personne concernée ne prévalent pas sur le premier intérêt mentionné, l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD sert de base juridique au traitement. L'intérêt légitime de notre entreprise réside dans l'exécution de nos activités commerciales.

4. Transmission de données à des tiers

Au sein de notre entreprise, seules les personnes et services qui ont besoin de vos données à caractère personnel pour remplir nos obligations contractuelles et légales les reçoivent.

Nous transmettons les données à des tiers dans la mesure où nous en avons besoin pour remplir une obligation contractuelle ou si vous avez consenti à leur transmission, dans le cas d’un salon, par exemple pour être recontacté par une entreprise partenaire au sujet des produits ou services DocuWare.

Au sein de notre groupe, vos données peuvent être transmises à certaines entreprises si elles contribuent à l'exécution d’une obligation contractuelle. Une transmission de données peut avoir lieu vers les entreprises suivantes de notre groupe :

• DocuWare GmbH
• DocuWare Europe GmbH
• DocuWare Ltd., Royaume-Uni
• DocuWare SARL, France
• DocuWare S.L., Espagne
• DocuWare Corp, États-Unis

En outre, nous transmettons des données à des tiers lorsqu'il existe une obligation légale de le faire. C'est le cas lorsque des organismes publics (par exemple des autorités et des administrations) demandent des informations par écrit, lorsqu’une décision juridique l'impose ou lorsqu'une base juridique autorise la transmission.

Aucun autre transfert à des tiers n’a lieu en dehors des finalités mentionnées au point 3.

5. Transmission de données à des États tiers

Nous transmettons des données à caractère personnel à des prestataires de services ou à des entreprises de notre groupe en dehors de l'Espace économique européen, aux États-Unis. Le niveau de protection des données est alors garanti par des clauses contractuelles types de l'UE.

6. Durée de conservation des données/délais d’effacement

Nous traitons et conservons vos données à caractère personnel tant que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles ainsi que pour toutes les autres finalités mentionnées au point 3 ou comme le prévoient les délais de conservation prévus par le législateur.

Si les données ne sont plus nécessaires à l'exécution des obligations contractuelles ou légales, elles sont régulièrement bloquées pour un traitement ultérieur conformément aux dispositions légales ou supprimées au bout de trois ans.

7. Droits liés à la protection des données de la personne concernée

Si vous avez des questions concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à tout moment en écrivant à l'adresse : dataprotection@docuware.com Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Le droit d’accès (art. 15 du RGPD)
• Le droit de rectification (art. 16 du RGPD)
• Le droit à l’effacement (art. 17 du RGPD)
• Le droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD)
• Le droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD)
• Le droit d’opposition (art. 21 du RGPD) Le droit d’introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (art. 77 RGPD en relation avec l'art. 19 de la BDSG)
• Le droit de retrait du consentement (art. 7 paragraphe 3 du RGPD)

8. Prescriptions légales ou contractuelles relatives à la mise à disposition de données à caractère personnel et conséquences possibles de la non-fourniture de ces données

Nous attirons votre attention sur le fait que la mise à disposition de données à caractère personnel est, dans certains cas, prescrite par la loi (par ex. réglementation fiscale) ou peut résulter d’une disposition contractuelle (par ex. informations sur le partenaire contractuel). Par exemple, pour conclure un contrat, il peut être nécessaire que la personne concernée/la partie contractante fournisse ses données à caractère personnel afin que nous puissions traiter sa demande (par exemple, une commande).

L'exigence de fourniture de données personnelles s'applique principalement à la conclusion d’un contrat. Si les données personnelles ne sont pas fournies, le contrat avec la personne concernée ne peut pas être conclu. Avant que la personne concernée ne fournisse des données à caractère personnel, elle peut s'adresser à notre délégué à la protection des données ou au responsable du traitement. Le délégué à la protection des données ou le responsable du traitement indiquera alors à la personne concernée si la fourniture des données à caractère personnel requises est prescrite par la loi ou par un contrat ou si elle est nécessaire à la conclusion du contrat et si les demandes de la personne concernée entraînent une obligation de fournir les données à caractère personnel ou quelles sont les conséquences pour la personne concernée de la non-fourniture des données souhaitées.

9. Existence légale d’une prise de décision automatisée (y compris un profilage)

En tant qu'entreprise responsable, nous n'avons pas recours à la prise de décision automatique ou au profilage dans nos relations commerciales.