Dans une dynamique de modernisation et d’harmonisation de leurs outils numériques, la Banque de Tahiti et la Banque de Nouvelle-Calédonie, en coordination avec CEIDF et T2S Pacifique, ont engagé une refonte de leur système de gestion électronique des documents (GED). Jusqu’alors, chaque établissement utilisait des solutions distinctes, et des solutions différentes pour l'archivage et la consultation. Les documents pouvaient être dupliqués, avec plusieurs archives en fonction des besoins (par exemple pour l'ancienne solution d'espace clients en ligne).
L'objectif était donc de converger vers une solution unique, capable de répondre aux exigences métiers tout en facilitant les synergies inter-établissements, en particulier les projets d'évolutions et la maintenance en lien avec T2S, tout en garantissant une cohérence technique et fonctionnelle avec les standards du groupe. BNC et BT ont choisi DocuWare pour remplacer leurs solutions existantes, recherchant une solution GED complète offrant une couverture fonctionnelle étendue et adaptée aux besoins spécifiques des établissements du Pacifique.
DocuWare a été sélectionné notamment pour sa complétude, proposée sous forme de solution clé en main avec une architecture modulaire. Ses outils de dématérialisation conformes aux normes françaises, portails utilisateurs et extraction automatique des données facilitent une mise en œuvre rapide et une adoption fluide par les équipes. Sa couverture fonctionnelle étendue permet de gérer l’ensemble du cycle documentaire, incluant la capture, l’indexation, l’archivage légal et la recherche avancée, ainsi que l’automatisation des workflows, la gestion des droits et la traçabilité. Cette solution intègre divers processus métiers comme les clients, comptes, moyens de paiement, gestion de titres, découverts crédits, assurances et produits complémentaires, ainsi que les ressources humaines pour les collaborateurs en banque, et se connecte facilement aux systèmes existants via API et connecteurs standards. Pertinente pour les établissements du Pacifique, DocuWare assure un accès distant sécurisé pour les collaborateurs multisites, réduit les flux papier et les déplacements inter-agences, et permet la personnalisation des workflows, favorisant l'autonomie des métiers.
Les volumes de documents gérés sont conséquents : BT prévoit l’archivage de 2,2 millions de documents pour un stockage de 1,4 To, tandis que BNC prévoit d’archiver 2,4 millions de documents pour une capacité de stockage équivalente de 1,4 To. La mise en place de DocuWare a permis de centraliser la gestion documentaire de manière interconnectée avec les outils métiers.
Grâce à ses connecteurs et API standards, DocuWare s’interface efficacement avec le Core Banking System SAB, la solution de signature électronique DocuSign, l'outil d'archivage probant WidoSAE, et surtout Fronteo qui a été déployé en 2025 en tant qu’espace client digital. Cette interconnexion avec Fronteo permet aux clients d’accéder directement à leurs documents via une interface sécurisée, avec la possibilité de télécharger en autonomie les pièces archivées (relevés, contrats, justificatifs). Ce lien renforce l’expérience utilisateur, tout en garantissant la traçabilité et la conformité des échanges.
L’ensemble du dispositif favorise une gestion documentaire cohérente, agile et tournée vers les usages numériques, dans une logique de convergence technologique et de service client renforcé.
