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Les documents sont au cœur du fonctionnement de toute organisation, mais ils sont souvent une source majeure d’inefficacité. Dans chaque service, les équipes passent encore des heures à trier, saisir et transmettre manuellement les informations. Le traitement intelligent des documents (IDP) change la donne : il transforme les documents papier en données exploitables, consultables et immédiatement accessibles, améliorant ainsi efficacité et précision.
Au sommaire :
- Qu’est-ce que l’IDP et pourquoi est-il pertinent ?
- Cas d’usage par départements
- Facteurs communs de réussite de l’IDP
- Conclusion
Qu’est-ce que l’IDP et pourquoi est-il pertinent ?
Associé à DocuWare, le traitement intelligent des documents (IDP) ne se limite pas au simple stockage et à l’acheminement des fichiers. Grâce à des fonctions d’IA avancées – extraction et classification des données, fractionnement, reconnaissance d’écritures manuscrites – il supprime les tâches répétitives tout en garantissant l’exactitude des informations.
Pour les services où la fiabilité et la disponibilité des données sont cruciales, l’IDP permet :
- de réduire des processus de plusieurs heures à quelques minutes,
- d’assurer une conformité immédiate,
- de limiter les erreurs pour un service plus rapide.
Cas d’usage par départements
Finance et comptabilité
Factures, reçus, bons de commande… Les équipes financières gèrent un volume élevé de documents. L’IDP permet de rationaliser les opérations et de réduire les erreurs et retards assurant ainsi un traitement rapide et précis. Il automatise le classement et l’extraction des données de documents financiers, accélérant le traitement tout en améliorant la précision.
- Traitement des factures : les factures sont numérisées et classées automatiquement. L’IDP extrait les données clés (montants, dates et numéros de compte) puis les achemine vers le système financier approprié.
- Gestion de la facturation des abonnements : les formulaires de renouvellement, les autorisations de prélèvement et les demandes d’ajustement de paiement sont traités rapidement. L’IDP extrait, classe et valide les données de facturation et les ajustements, garantissant des renouvellements plus rapides et un meilleur flux de trésorerie.
Résultat : délais réduits, approbations plus rapides, clôtures financières ponctuelles et conformité renforcée
Assurance qualité
Bordereaux de pesée, rapports d’inspection, listes de contrôle et documents de conformité : les équipes d’assurance qualité manipulent chaque jour un large éventail de documents critiques. L’IDP automatise leur saisie, leur classification et leur vérification, éliminant la majorité des tâches manuelles. Il assure ainsi un reporting plus rapide et précis.
- Rapports d’inspection qualité : ils sont numérisés et classés automatiquement. L’IDP extrait les données clés (poids, dates d’inspection, résultats des contrôles) puis les achemine vers la base de données ou le système de gestion de la qualité approprié.
- Documents de conformité : ils sont numérisés et les données essentielles (indicateurs de conformité, dates d’audit, points de liste de contrôle) sont extraites et intégrées dans l’outil de suivi de la conformité.
Résultat : des rapports qualité établis en temps voulu, moins d’erreurs humaines et une conformité nettement améliorée
Ressources humaines
De l’intégration des nouveaux employés à l’évaluation des performances, les RH passent de longues heures à saisir, vérifier et classer les données. L’IDP automatise ces étapes et intègre les données directement dans les systèmes RH, allégeant considérablement la charge administrative.
- Intégration : contrats, formulaires fiscaux et pièces d’identité sont classés automatiquement ; les données clés (nom, date d’entrée, etc.) sont extraites et acheminées vers le dossier personnel correspondant.
- Évaluation des performances : les formulaires sont numérisés et les informations essentielles (notes ou commentaires) intégrées directement dans le système RH.
Résultat : intégration plus rapide, réduction de la paperasse, gestion fiable des données des collaborateurs et meilleure fidélisation
Juridique/gestion des contrats
Les services juridiques traitent un grand nombre de contrats, d’accords et de documents de conformité. L’IDP automatise l’ensemble du processus : il numérise les dossiers, extrait les clauses et termes essentiels, puis les classe et les relie aux systèmes de gestion juridique. Toute la documentation est ainsi organisée et cataloguée, ce qui facilite la préparation des audits, assure la traçabilité et garantit l’accessibilité et la conformité des documents requis.
- Analyse des contrats : les documents contractuels sont numérisés et les informations essentielles (termes, dates et clauses) sont extraites puis transférées vers un logiciel de gestion juridique.
- Préparation des audits : l’IDP organise et classe les documents, ce qui facilite la préparation des équipes juridiques aux audits et garantit l’accessibilité et la conformité des dossiers.
Résultat : une gestion plus efficace du cycle de vie des contrats, moins de temps passé sur la révision manuelle, une documentation de conformité complète et actualisée et une préparation aux audits nettement améliorée
Ventes
Les équipes commerciales gèrent de nombreux documents, tels que les commandes et les contrats clients. L’IDP automatise la saisie des données et le classement, ce qui garantit un traitement rapide et précis. En intégrant automatiquement ces documents dans le CRM, il réduit les erreurs et accélère le cycle de vente.
- Traitement des commandes : les commandes sont numérisées. L’IDP en extrait les informations essentielles (numéros de commande, données clients et quantités commandées) puis les intègre directement dans le système de gestion de la relation client (CRM).
- Gestion des contrats clients : l’IDP facilite la gestion des contrats clients en extrayant les informations clés, en suivant les dates de renouvellement et en assurant le respect des conditions convenues. Intégrées au CRM, ces données restent précises et à jour, donnant aux équipes commerciales un accès rapide aux informations nécessaires lors des échanges avec les clients.
Résultat : cycle de vente accéléré, réduction des erreurs manuelles, meilleure satisfaction client et gestion des contrats améliorée
Achats
Les équipes achats traitent des bons de commande, des factures fournisseurs et d’autres documents d’approvisionnement. L’IDP automatise leur gestion et l’extraction des données, ce qui rend l’ensemble du processus plus efficace. Il garantit ainsi une intégration rapide et fiable des informations dans les systèmes d’approvisionnement.
- Gestion des bons de commande : les bons de commande sont numérisés ; l’IDP identifie le type de document, extrait les informations clés (numéros de commande, coordonnées des fournisseurs, montants) puis transmet ces données au système d’approvisionnement.
- Gestion des factures fournisseurs : les factures fournisseurs sont traitées ; l’IDP en extrait les informations essentielles (numéros de facture, noms des fournisseurs et dates d’échéance) pour une intégration rapide et précise dans le système de comptabilité fournisseurs.
Résultat : processus d’approvisionnement accélérés, réduction des retards, données plus fiables et traitement des factures optimisé.
Facteurs communs de réussite de l’IDP
Dans tous les services, les résultats observés sont les mêmes :
- Rapidité : des processus ramenés de plusieurs jours à quelques heures
- Précision : moins d’erreurs manuelles et de modifications
- Conformité : préparation immédiate aux audits
- Expérience : réponses plus rapides et service amélioré
Conclusion
En supprimant le papier et en numérisant les documents, l’IDP améliore l’efficacité et la précision de l’ensemble de l’organisation.
Qu’il s’agisse de la finance, de l’assurance qualité, des ressources humaines, de la gestion juridique et contractuelle, des ventes ou des achats, chaque service peut en tirer des gains mesurables. Prêt à découvrir ce que DocuWare IDP peut apporter à votre équipe ?
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