De nombreuses questions accompagnent le choix d’un ECM, et tout particulièrement celles concernant son déploiement au sein des entreprises de taille intermédiaire (ETI). A terme, l’entreprise souhaite équiper l’ensemble de ses services et faire de cette démarche vers le Numérique un succès. . Comment démarrer mon projet de dématérialisation ? Quels documents ? Quels processus ? Les raisons de l’adoption d'un système ECM ou de gestion documentaire électronique est la suppression des documents papiers dans les flux de travail quotidiens. De nos jours, les processus de travail utilisant des documents papiers sont devenus une charge onéreuse et inefficace pour toutes les entreprises. Il s'agit d'un fardeau, dont un système ECM peut libérer chaque collaborateur, du chef d'entreprise aux apprentis, des vendeurs aux ingénieurs, en passant par les responsables et les DRH.
Les faits montrent qu'il est judicieux de commencer la mise en œuvre d'un système ECM au sein du service de comptabilité. C'est en effet dans ce domaine que le système ECM présente le plus grand retour sur investissement, car il s'agit généralement du service qui utilise le plus de documents papier. De nombreuses factures sont en effet encore transmises par voie postale. Les comptables les impriment et les envoient par courrier. Lorsque l'envoi doit se faire rapidement, la facture est numérisée et envoyée manuellement par e-mail. Cette méthode est assez lourde et la perte de temps au quotidien est bien réelle.
La comptabilité est un service très consommateur de papier, imprime, classe, trie, archive... .Toutes ces tâches sont simplifiées suite au passage au Numérique. En outre, le système ECM est très bien adapté aux exigences spécifiques du secteur de la comptabilité : Il offre en effet un travail clairement structuré et cohérent, souvent constitué de formulaires et de feuilles de calcul ou de "contenu" défini par la loi. Les administrations comme les services fiscaux ou des douanes avec lesquels travaillent les comptables indiquent clairement quand et comment certains documents doivent être créés, enregistrés, actualisés et archivés. Le système ECM facilite également le respect des délais et échéances : plus rien ne peut être oublié ou manqué.
Afin de garantir leur "conformité", les comptables doivent obligatoirement assurer la sécurité de leurs données et limiter l'accès à de nombreux documents afin de les protéger contre le vol, la falsification ou la destruction. Un système ECM offre toutes ces possibilités.
À cela, il faut ajouter qu'un système ECM utilisé dans le domaine de la comptabilité permet de respecter les délais pour bénéficier d'escomptes, car les factures reçues sont traitées beaucoup plus rapidement. Une meilleure organisation documentaire permet d'éviter des surcoûts surpayes, génère des économies et améliore la trésorerie. La mise en œuvre d'un système ECM dans un service de comptabilité permet donc d'optimiser immédiatement la rentabilité de l'ensemble de l'entreprise. Il s'agit du meilleur argument pour donner la priorité au service de comptabilité dans le cadre d'une mise en œuvre progressive d'un système ECM : le système ECM et la suppression des documents papier apportent tout simplement les plus grands avantages. Et ce, non seulement pour les collaborateurs de ce service, mais également pour l'ensemble de l'entreprise.
