Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?

Un coffre-fort électronique est un espace numérique centralisé et sécurisé permettant de stocker et d’archiver durablement des documents, tout en préservant leur intégrité. Il offre la possibilité de mettre en place un système d’archivage à vocation probatoire dans lequel les documents sont conservés et pourront être présentés en cas de contestation ou de contrôle d’une administration.

Il permet aussi de se préserver des sanctions de l’administration en cas d’absence de conservation des documents en offrant une solution d’archivage pérenne, respectant les délais de conservation légaux des documents.

Comment fonctionne un coffre-fort électronique ?

Il s’agit d’une option de votre solution de gestion documentaire (GED), dont le processus de conservation s'effectue en deux étapes : le scellement numérique puis l'archivage. Lorsque vous déposez vos documents, un scellement numérique y est effectué pour en garantir l'intégrité. L’authenticité du document est donc préservée, il ne peut plus être modifié.

Quelle est l’utilité d’un coffre-fort électronique ?

Le coffre-fort électronique (aussi appelé coffre-fort numérique) ou CFN permet de stocker, de centraliser et de sécuriser des documents confidentiels.

Pour les salariés d’une entreprise ou d’une administration, il permet ainsi de rassembler en un seul espace sécurisé, des documents personnels, tels que le contrat de travail, des fiches de paie, etc. en préservant leur confidentialité et leur intégrité (les documents ne peuvent être modifiés).

Pour les entreprises, le coffre-fort électronique permet la diffusion de documents professionnels dans un espace sécurisé (fiches de paie, contrats, factures, etc) tout en certifiant leur origine, leur intégrité et leur traçabilité. Il permet de se conformer aux obligations légales, notamment en matière de délais de conservation et d’accélérer considérablement les recherches de documents. Dans ce cadre, il offre une aide précieuse lors d’un contrôle fiscal par exemple.

Quels sont les avantages du coffre-fort électronique ?

• Un archivage sécurisé des documents confidentiels (bulletins de paie, contrats, factures, etc.)
• Le respect des durées légales d’archivage des documents (ventes, RH, financiers…) à valeur probatoire ;
• La protection contre la consultation par des tiers, la perte, la destruction ou le vol ;
• La préservation de l’intégrité du document (pas de possibilité de le modifier) ;
• Un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents avec le système d’horodatage ;
• La sécurisation en cas de contrôle fiscal ;
• Des gains de stockage ;
• L’adoption d’une démarche RSE avec la réduction de l’usage du papier et des consommables liés (cartouches, enveloppes, timbres…)

Quels types de documents peut-on stocker dans un coffre-fort électronique ?

Tout document confidentiel peut-être stocké dans un coffre-fort électronique ou numérique (CFN). Cependant, certaines pièces sont plus largement archivées dans ce type d’outil, à commencer par les bulletins de salaire ou les factures, suite au contexte légal (Loi Travail, Loi sur la facturation électronique obligatoire en 2024/2026). Enfin, la crise sanitaire et le recours au télétravail ont permis de généraliser le recours au coffre-fort électronique, en permettant aux salariés et aux entreprises d’accéder à leurs documents confidentiels à tout moment et depuis n'importe quel appareil (smartphone, tablette, desktop) dans le cloud.

Documents RH

Depuis le 1er janvier 2017 (loi travail) les entreprises peuvent dématérialiser les documents RH sous format électronique, sans autorisation préalable du salarié (décret n°2016-1762). La plupart des entreprises choisissent de débuter dans la digitalisation en optant pour la dématérialisation des bulletins de paie du salarié, puis étendent ensuite le périmètre aux autres documents RH : contrat de travail, avenants, primes, etc. Cette démarche « zéro papier » et RSE est facilitée avec l’adoption du coffre-fort numérique.

Les bulletins de paie doivent être conservés pendant 5 ans.

Les autres documents RH de type contrats de travail, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite ainsi que les déclarations d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie doivent également être conservés pendant 5 ans.

Le solde de tout compte doit être lui, archivé pendant 3 ans.

Pour connaître les autres délais légaux d’archivage des documents RH, consultez le site Service Public.fr

 Factures

Les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les pièces justificatives comptables (bons de commande, de réception ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans.

Le coffre-fort électronique permet de stocker ce type de documents et de le conserver selon les délais légaux. Il offre une sécurité à l’entreprise en cas de contrôle fiscal.

Documents fiscaux

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.

Documents sociaux

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexes...) doivent être conservés 10 ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.

Quelles sont les sanctions encourues en cas d’absence de conservation des documents ?

Dans certains cas, l'absence de conservation des documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est «applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

DocuWare et le coffre-fort électronique

La GED DocuWare bénéficie désormais de la certification NF203 pour le coffre-fort numérique.

Celle-ci couvre l’ensemble des domaines fonctionnels de la comptabilité informatisée (achat, ventes, stocks, immobilisations et comptabilité) ainsi que les coffres-forts numériques (NF203 CCFN). Délivrée par l’AFNOR Certification et INFOCERT, cette certification permet à DocuWare d’attester de façon indiscutable et impartiale de la qualité et de la conformité de ses solutions logicielles On-Premise et Saas. Elle vient également rassurer les clients de l’éditeur en cas de contrôle fiscal de la comptabilité informatisée.

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