La fonction RH fait face à un contexte légal, économique, conjoncturel qui lui impose d’être réactive, proactive, flexible … La crise sanitaire et son impact inédit sur nos sociétés lui a imposée de nouveaux défis qu’elle a pu relever grâce à l’usage du digital. Ce nouveau livre blanc dédié aux RH rédigé par l’institut indépendant Markess by exaegis pour DocuWare, revient sur les grands enjeux à relever par les DRH à l’heure de la digitalisation, et sur la façon dont les solutions de gestion documentaire (GED) peuvent constituer un complément efficace, voire une véritable alternative au SIRH.
Simplification et automatisation des tâches RH
Parmi les grands enjeux à relever, la simplification et l’automatisation des processus RH revêtent une importance primordiale chez les DRH.
Cette simplification et cette automatisation sont attendues par respectivement 53% et 65% des décideurs interrogés par Markess. Plus de la moitié des décideurs considèrent également comme principal enjeu à relever d’ici fin 2022 l’accélération du traitement des documents.
Les bénéfices de l’automatisation sont en effet nombreux :
- Réduction des coûts de traitement et maîtrise budgétaire
- Gains de sécurité et de confidentialité, à l’heure du RGPD
- Centralisation des données
- Gains de temps
- Meilleure expérience utilisateur
Satisfaction et fidélisation des collaborateurs
La direction des RH est également confrontée à des collaborateurs, véritables clients internes, en attente de services RH facilement implémentables et apportant une forte valeur ajoutée.
Les DRH considèrent désormais le collaborateur comme un client et se posent dans une démarche « Employee Centric ». Cette posture souligne le désir et la nécessité de s’équiper en outils adéquats permettant de simplifier le quotidien du collaborateur dans ses démarches RH pour répondre à ses demandes dans les meilleurs délais, lui permettre d’accéder à ses justificatifs en libre-service (attestation de salaire par exemple), d’accéder à son dossier personnel, à un coffre-fort électronique dans lequel sont conservés les bulletins de paie dématérialisés, de mettre à jour des informations personnelles de son dossier, etc.
Sécurité et confidentialité des données
Enfin, la question de la sécurité et de la confidentialité des données sont des thématiques centrales des RH, à l’heure de la mise en place du règlement sur la protection des données personnelles (RGPD).
Les DRH gèrent en effet un grand volume de données à caractère personnel liées à des personnes physiques présentes dans le SIRH (celles de leurs collaborateurs directs ou indirects, mais aussi de candidats, par exemple, nom, adresse, téléphone, e-mail, coordonnées bancaires, numéro de sécurité sociale, photos mais aussi adresses, données de géolocalisation, etc.…).
Au sein d’un seul système d’information, la gestion de la confidentialité de ces données et la sécurisation des informations est moins complexe. Les incidences en matière de gouvernance des données ne sont pas négligeables et nécessitent une mise en conformité des dispositions sous peine de pénalités, particulièrement à l’heure de réglementations relatives à la gestion de données telles que le RGPD.
Ainsi 88% des décideurs RH interrogés un mois avant l’entrée en application du RGPD jugeaient prioritaire la mise en conformité vis-à-vis de telles réglementations. Et pourtant, 30% des décideurs étaient encore en train d’adapter leurs solutions RH, afin de les rendre conformes au RGPD.
Le recours aux solutions de GED : une alternative au SIRH
Le SIRH ne répond pas forcément aux besoins de toutes les organisations notamment au regard des plus petites. En effet, il ressort de l’enquête menée en 2020 auprès de 370 professionnels RH, un écart entre les attentes des PME et les promesses des éditeurs spécialisés. Moins de 20% seulement attendent des fonctionnalités avancées de conseil basé sur l’IA ou la big data.
59% des responsables RH interrogés par Markess estiment que la digitalisation de la fonction RH n’est pas efficace.
Dans leur démarche de digitalisation des processus, les RH recherchent une solution simple leur permettant de maîtriser et réduire les coûts. Le prix des solutions est souvent considéré comme encore trop élevé par les entreprises. L’inadéquation des solutions aux besoins de certaines entreprises, couplée aux contraintes technologiques et techniques liées au déploiement des solutions représentent des freins dans l’effort de digitalisation des processus RH.
Les solutions de gestion documentaire (GED) permettent de répondre à ces impératifs de maîtrise des coûts, de simplification, de traçabilité et de sécurité.
Pour aller plus loin
Ce livre blanc dresse un panorama des grands enjeux des DRH à l'heure de la digitalisation et la manière dont les entreprises adoptent les solutions de gestion de contenus dans leurs processus RH.Il est appuyé de retours d'expérience clients ayant mis en place la GED DocuWare pour leurs services RH et répond aux questions suivantes :
- Quelles solutions les DRH adoptent-elles ?
- Comment une solution de gestion électronique de documents et de workflow peut couvrir certaines fonctionnalités du SIRH ?
- Quels avantages y trouvent-elles ?
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