Le secteur automobile connait de profondes mutations liées aux nouvelles technologies et à la transformation digitale, aussi bien en externe, vis-à-vis des clients, qu’en interne, d’un point de vue organisationnel. Pour mener à bien ces changements, les professionnels du secteur doivent digitaliser et automatiser leurs processus internes, afin de gagner en productivité, en réactivité et en satisfaction clients, dans un univers très concurrentiel.
En effet, les professionnels, en particulier les concessionnaires et distributeurs automobiles, gèrent au quotidien de nombreux documents, le plus souvent au format papier pour le suivi des devis, des factures, des contrats de vente et de location, et autres processus liés à leur activité de réparation/vente/négoce de véhicules, qu'ils soient d'occasion, neufs ou multimarques.
Ces documents papier génèrent une perte de temps au détriment des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la négociation et la vente de véhicules.
De plus, comme toutes les entreprises, le secteur doit également se mettre en conformité avec la loi de Finances 2020, qui prévoit un passage obligatoire à la facture électronique entre 2023 et 2025.
Pour toutes ces raisons, la dématérialisation, autrefois « nice to have » devient désormais un « must have ». La crise du Covid-19 a fortement accentué cette tendance. De nombreux professionnels en ont fait les frais durant les deux confinements, pendant lesquels ils se sont retrouvés dans l’impossibilité de valider des factures au format papier, avec des retards de règlement à la clé.
Enfin, l’abandon du papier fait partie des priorités en termes d’image et d’attractivité, dans un secteur où l’adoption d’une démarche éco-responsable est désormais de mise.
Dans ce contexte, le recours à une solution de gestion documentaire, associée à des workflows, représente une alternative efficace pour répondre à l’ensemble de ces impératifs.
Les domaines d'application de la GED dans le secteur automobile
- Dématérialisation des documents : factures, devis, contrats, etc
- Archivage et centralisation de l’ensemble des dossiers dans un espace unique sécurisé
- Création de formulaires pour gérer les remontées clients et les non-conformités
- Validation en mode collaboratif avec les workflows
- Signature électronique des contrats
Les points forts de la GED dans le secteur automobile
- Gain de temps dans les recherches de documents
- Gains financiers (frais de stockage, consommables) et de productivité
- Circuits de validation accélérés
- Utilisation en mobilité
- Démarche éco-responsable (RSE)
Pour aller plus loin
Retrouvez le témoignage client d’Autopolis :
Basé au Luxembourg, le groupe européen Autopolis est un important concessionnaire automobile possédant 4 sites dédiés à la vente, à la réparation et à l’entretien de véhicules multimarques, pour un effectif de 320 personnes. Le groupe recherchait une solution pour la dématérialisation de ses 40.000 factures annuelles traitées manuellement au format papier. Son choix s'est porté sur DocuWare.
Retrouvez le replay du webinar : Professionnels du secteur automobile : digitalisez vos processus en 2021 :
